Teilnehmer für Dokumentvorlagen erstellen

  • Freigeben Version: Washingtondc
  • Aktualisiert 1. Februar 2024
  • 3 Minuten Lesedauer

    • Definieren Sie für die Teilnehmer Aktionen und die Reihenfolge der Aktionen. Der Typ der Aktion und die Reihenfolge werden beim Initiieren von Dokumentaufgaben berücksichtigt.

    Vorbereitungen

    • Sie müssen Teilnehmer nur definieren, wenn Sie den Dokumentvorlagen-Flow verwenden möchten. Wenn Sie nur ein PDF-Dokument generieren möchten, ist die Definition von Teilnehmern nicht obligatorisch.
    • Dieser Inhalt gilt nur für die Dokumentvorlagen, die in der Anwendung „Document Templates“ (sn_doc) erstellt werden. Dokumentvorlagen unterscheiden sich von HR-Dokumentvorlagen. Informationen zu HR-Dokumentvorlagen finden Sie unter HR-Dokumentvorlagen.
    • Erforderliche Rolle: sn_cm_core.contract_config

    Prozedur

    1. Navigieren zu Alle > Dokumentvorlage > Alle Dokumentvorlagen.
    2. Wählen Sie die zu verwendende Vorlage aus.
    3. Konfigurieren Sie die erforderliche Vorlage, und klicken Sie auf Absenden.
    4. Klicken Sie in der zugehörigen Liste Teilnehmer auf Neu.
    5. Füllen Sie die Felder im Formular aus:
      Feld Beschreibung
      Name Eindeutiger Anzeigename des zugeordneten Teilnehmers.
      Aktion Typ der vom Teilnehmer auszuführenden Aktion, z. B. Ausfüllen, Unterzeichnen oder Überprüfen
      Wichtig:
      Im Falle einer ServiceNow-Signierung sind die Aktionen Ausfüllen und Überprüfen für eine PDF-Vorlage verfügbar. Bei externer Signierung ist die Signieraktion für PDF- und Word-Dokumentvorlagen verfügbar.
      Reihenfolge Reihenfolge, in der eine Aufgabe initiiert werden muss, damit der Teilnehmer die Aktion abschließen kann
      Anwender Zuordnung eines Benutzerfelds zu einem Teilnehmer
      Hinweis:
      • Wenn Sie einen Wert auswählen, wird der Teilnehmer als interner Benutzer betrachtet. Wenn die Felder Name und E-Mail-Adresse des Teilnehmers (optional für interne Benutzer) zusammen mit dem Feld „Benutzer“ ausgefüllt werden, wird die Aufgabe für die elektronische Signatur an den Namen und die E-Mail-Adresse des Teilnehmers gesendet, nicht an Name und E-Mail aus dem Feld „Benutzer“.

        Wenn Sie im Feld Benutzer keinen Wert auswählen, wird der Teilnehmer als externer Benutzer betrachtet (Teilnehmer, der keinen Zugriff auf das ServiceNow-System hat). Für solche Teilnehmer sind Name und E-Mail-Adresse des Teilnehmers anzugeben.

      • Der Wert im Feld Benutzer wird gelöscht, wenn Sie die Vorlage mit ausgewähltem Feld Erweitertes Skript speichern oder aktualisieren.
      Teilnehmername Option zur Angabe des Namens, wenn der definierte Teilnehmer ein externer Benutzer ist.
      Hinweis:
      • Wenn Sie einen Wert im Feld Benutzer auswählen, ist das Feld Teilnehmername ein optionales Feld. Wenn Sie im Feld Benutzer keinen Wert auswählen, ist das Feld Teilnehmername ein Pflichtfeld.
      • Der Wert im Feld Teilnehmername wird gelöscht, wenn Sie die Vorlage mit ausgewähltem Feld Erweitertes Skript speichern oder aktualisieren.
      • Dieses Feld ist nur verfügbar, wenn der Signaturtyp AdobeSign oder DocuSign ist.
      Teilnehmer-E-Mail Option zum Angeben einer E-Mail-Adresse, wenn der definierte Teilnehmer ein externer Benutzer ist.
      Hinweis:
      • Wenn Sie einen Wert im Feld Benutzer auswählen, ist das Feld Teilnehmer-E-Mail ein optionales Feld. Wenn Sie im Feld „Benutzer“ keinen Wert auswählen, ist das Feld „Teilnehmer-E-Mail“ ein Pflichtfeld.
      • Der Wert im Feld Teilnehmer-E-Mail wird gelöscht, wenn Sie die Vorlage mit ausgewähltem Feld Erweitertes Skript speichern oder aktualisieren.
      • Dieses Feld ist nur verfügbar, wenn der Signaturtyp AdobeSign oder DocuSign ist.
      Tabelle Tabelle (Tabelle „sys_user“ oder beliebige Tabelle, die die Tabelle „sys_user“ erweitert), die Sie um Befüllen der Variablen festlegen.
      Dokumentvorlage Name der Dokumentvorlage
      Dokumentaufgabenvorlage Vorlage, die in der Aufgabentabelle der Dokumentvorlage dafür ausgewählt wird, zusätzliche Details für die Dokumentaufgabe auszufüllen, z. B. Beschreibung und Kurzbeschreibung für Aufgaben vom Typ Ausfüllen, Unterzeichnen und Überprüfen
      Hinweis:
      Wenn keine zusätzlichen Details definiert sind, werden die Standardwerte der Vorlage in der Dokumentvorlagenaufgabe verwendet.
      Quelle des Fälligkeitsdatums

      Fälligkeitsdatum für die Dokumentaufgabe, die für diesen Teilnehmer erstellt wird.
      Offsettyp für Datum

      Das Fälligkeitsdatum für die Dokumentaufgabe wird aus dem Aufgabendatensatz ausgewählt. Darüber hinaus können Sie das Fälligkeitsdatum um Tage, Wochen oder Monate verschieben.
      Erweitertes Skript Option zum Anzeigen des Felds Skript.
      Skript Skript, das die Teilnehmerbedingungen mit Anwender-ID, Teilnehmername und Teilnehmer-E-Mail angibt. Dieses Feld ist nur aktiviert, wenn die Option Erweitertes Skript ausgewählt ist.
      Optional Wenn diese Option aktiviert ist, wird ein Teilnehmer übersprungen, wenn der Teilnehmeranwender und die Teilnehmer-E-Mail nicht verfügbar sind. Diese Prüfung wird nur zur Laufzeit und nicht während der Konfiguration der Vorlage durchgeführt.
    6. Klicken Sie auf Absenden.

    Ergebnisse

    Der Teilnehmer wird der Dokumentvorlage hinzugefügt.