Knowledge Management in Legacy-HR

  • Freigeben Version: Washingtondc
  • Aktualisiert 1. Februar 2024
  • 3 Minuten Lesedauer

    • Ein wichtiger Vorteil des HR-Systems in der nicht bereichsbezogenen Version von HR ist die Human Resources-Knowledge Base, die Richtlinien, Leistungen, Feiertagskalender usw. enthalten kann.

    Durch das HR-Wissensmanagement können Sie speziell auf HR bezogene Artikel erstellen und verwalten und diese im gesamten Unternehmen teilen. Die Anwendung Human Resources bietet die allgemeine Human Resources-Knowledge Base speziell für diese Inhalte. Die Vorteile der Verwendung dieser Knowledge Base umfassen:
    • Mitarbeiter haben eine Informationsquelle, die sich leicht durchsuchen lässt.
    • Informationen können auf dem neuesten Stand gehalten werden, da Wissensartikel einen definierten Lebenszyklus haben: Erstellen, Überprüfen und Aktualisieren, Veröffentlichen und Außerkraftsetzen.
    • Die kontextbezogene Suche der HR-Knowledge Base wird während der HR-Falleingabe basierend auf den Wörtern durchgeführt, die in die Kurzbeschreibung eingegeben werden. Eine Liste der relevanten Artikel wird automatisch angezeigt. Wenn ein Artikel die Frage beantwortet, muss der Mitarbeiter den Fall nicht senden.
    • HR-Mitarbeiter können Wissensartikel an HR-Fälle anhängen, um auf die Mitarbeiter-Anforderung zu reagieren.

    Organisationen haben möglicherweise unterschiedliche HR-Richtlinien und Leistungspakete basierend auf dem Standort oder der Unternehmenseinheit. Beispielsweise können Feiertagskalender und medizinische Leistungen nach Land variieren oder für einen Produktionsbetrieb können andere Richtlinien als für die Verwaltungsstandorte des Unternehmen gelten. Sie können nach Bedarf mehrere HR-Knowledge Bases und Benutzerkriterien definieren, um festzulegen, welche Knowledge Base-Benutzer darauf zugreifen können.

    Es ist wichtig, jeder HR-Knowledge Base einen Knowledge-Manager zuzuweisen. Benutzer mit der Rolle hr_kb_writer können HR-Wissensartikel erstellen und bearbeiten. Der HR-Knowledge-Manager hat folgende Aufgaben.
    • Sicherstellen, dass die HR-Knowledge Base die gesamte HR-Dokumentation enthält.
    • Eine Möglichkeit entwickeln, fehlende Inhalte zu identifizieren, z. B. Fragen von Mitarbeitern, die in den Wissensartikeln nicht beantwortet werden, und den Inhalt hinzufügen.
    • Einen Prozesses für den HR-Wissensartikel-Lebenszyklus implementieren: verfassen, überprüfen, aktualisieren, veröffentlichen und außerkraftsetzen.
    • Eine regelmäßige Überprüfung der Inhalte planen, damit sie aktualisiert oder gelöscht werden können.

    HR-Wissensartikel werden über verwaltet HR • Administration > Wissensmanagement -Module.

    Einen Wissensartikel an einen HR-Fall in Legacy-HR anhängen

    Sie können einen Wissensartikel zu einem HR-Fall hinzufügen, um die Verarbeitung dieses Datensatzes zu unterstützen. Beispielsweise können Sie einen Artikel über die Richtlinie zur Kleiderordnung im Unternehmen anhängen, wenn ein HR-Fall übermittelt wird, in dem nach dem Tragen kurzer Hosen bei der Arbeit gefragt wird.

    Vorbereitungen

    Erforderliche Rolle: hr_basic oder hr_case_writer

    Prozedur

    1. Navigieren zu Alle > HR • Case Management > Fallverwaltung und öffnen Sie eines der Module, z. B. Mir zugewiesen oder Öffnen.
    2. Öffnen Sie den HR-Fall.
    3. Klicken Sie auf Wissensergebnisse.
      Klicken Sie auf Wissensergebnisse, um die verfügbaren Wissensartikel anzuzeigen, die angehängt werden können.
    4. Eine Liste der Wissensergebnisse wird unter den Kommentaren basierend auf den Schlüsselwörtern im Text angezeigt.
      Es gibt zwei Registerkarten der Ergebnisse, die auf den Benutzerkriterien basieren, die der Knowledge Base zugeordnet sind.
      • Meine Ergebnisse zeigt eine Liste der Artikel, auf die Sie zugreifen können.
      • [Mitarbeitername] Ergebnisse zeigt eine Liste der Artikel, auf die der Mitarbeiter im Feld Geöffnet für zugreifen kann.
      Es gibt zwei Registerkarten mit Wissensergebnissen im HR-Fall.
    5. Überprüfen Sie die Liste der vorgeschlagenen Wissensartikel und führen Sie eine der folgenden Optionen aus.
      OptionBezeichnung
      Vorschau des Artikels Klicken Sie neben dem Artikel auf Vorschau . Nachdem Sie den Artikel in dem Popup-Fenster überprüft haben, klicken Sie auf An HR-Fall anhängen, wenn dies relevant ist, oder klicken Sie auf das (X), um den Artikel zu schließen.
      Hängen Sie den Artikel ohne Vorschau an Klicken Sie auf Anhängen neben dem Artikel.
      Hinweis:
      Wenn Sie einen Artikel anfügen, wird der Text in das Feld Zusätzliche Anmerkungen kopiert. Nachdem Sie den Fall gespeichert haben, wird er auch in der zugehörigen Liste Angehängte Wissensartikel angezeigt.
      Zeigen Sie eine Vorschau an oder fügen Sie mindestens einen Wissensartikel zu dem HR-Fall hinzu.
    6. Klicken Sie auf Speichern.
    7. Alternativ schließen Sie die folgenden Schritte ab, um einen Wissensartikel in der zugehörigen Liste Angehängte Wissensartikel anzuhängen.
      1. Klicken Sie in der zugehörigen Liste Angehängte Wissensartikel auf Bearbeiten.
      2. Wahlweise: Ändern Sie ggf. die Knowledge Base, in der gesucht werden soll.
      3. Um auf Grundlage des Artikelinhalts nach Artikeln zu suchen, fügen Sie eine Bedingung hinzu, z. B. [Short description] [contains] [dress code], und klicken Sie auf Filter ausführen.
      4. Wählen Sie die Knowledge Base-Nummer in der Liste Sammlung aus, und klicken Sie auf den Rechtspfeil, um sie in die Liste Angehängte Wissensartikel zu verschieben.
        Wenn Sie eine Artikelnummer auswählen, werden das Thema und die Kurzbeschreibung unterhalb der Liste angezeigt.
      5. Klicken Sie auf Speichern.