HR-Umfragen in Legacy-HR

  • Freigeben Version: Washingtondc
  • Aktualisiert 1. Februar 2024
  • 6 Minuten Lesedauer

    • Mit HR-Umfragen können Benutzer in der nicht bereichsbezogenen Version von HR ihre Zufriedenheit mit einer HR-Falllösung bewerten und dem Management Feedback geben, damit HR-Prozesse verbessert werden können.

    Zwei vordefinierte HR-Umfragen werden bereitgestellt: HR-Anforderungszufriedenheitsumfrage und HR-Austrittsbefragung. HR-Administratoren und -Manager können HR-Umfragen und die zugehörigen Auslöserbedingungen ändern.

    Die HR-Anforderungszufriedenheitsumfrage wird zufällig für 50 % der abgeschlossenen HR-Fälle ausgelöst. Benutzer erhalten eine E-Mail mit dem Umfragelink, nachdem sie die Lösung akzeptiert haben oder ihr HR-Fall als unvollständig geschlossen wurde. Die HR-Austrittsbefragung wird für Mitarbeiter im Offboarding-Prozess ausgelöst. Die Umfrage wird an alle Offboarding-Mitarbeiter gesendet, wenn der Status der HR-Aufgabe In Bearbeitung ist.

    HR-Manager und -Administratoren können Antworten nach Frage überprüfen und eine Bewertungsliste ansehen. Benutzerkommentare bieten Feedback, mit dem die Leistung der HR-Fallverwaltung verbessert werden kann. Die folgenden Umfrageoptionen können konfiguriert werden.

    • Das Erscheinungsbild des Fragebogens, beispielsweise kann das Unternehmenslogo hinzugefügt werden.
    • Erstellen Sie bedingte Fragen, die nur angezeigt werden, wenn Benutzer andere Fragen auf bestimmte Weise beantworten.
    • Die Auslöserbedingung, beispielsweise ob die Umfrage für jeden Fall oder für einen niedrigeren Prozentsatz der Benutzer gesendet werden soll.

    Mithilfe von Auslöserbedingungen generiert das System jedes Mal eine Umfrageinstanz, wenn eine bestimmte Aktion in einer bestimmten Tabelle ausgeführt wird, beispielsweise wenn eine HR-Anforderung geschlossen wird. Senden Sie jedes Mal eine Umfrage, wenn die Bedingung erfüllt ist, oder legen Sie eine Wahrscheinlichkeit fest, mit der das System eine Umfrage zufällig senden kann, wenn die Bedingung erfüllt ist.Auslöserbedingungen sind ideal für das Senden von Umfragen, um die Zufriedenheit mit einer kürzlichen Nutzererfahrung zu messen, beispielsweise das Schließen einer HR-Anforderung.

    Eine HR-Umfrage in Legacy-HR erstellen oder bearbeiten

    Sie können die vordefinierten HR-Zufriedenheitsumfragen ändern, damit Sie den Bedürfnissen Ihres Unternehmens entsprechen, und zusätzliche HR-Umfragen erstellen.

    Vorbereitungen

    Erforderliche Rolle: admin, hr_manager oder hr_admin

    Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

    Beispielsweise können Sie eine HR-Umfrage erstellen, um die Zufriedenheit für komplexere HR-Prozessen zu messen, wie z. B. bei der Einarbeitung.

    Die folgenden Schritte beschreiben den Umgang mit Umfragefragen im Umfragedefinitionsformular. Sie können auch auf Umfragedesigner klicken, um die Umfrage und deren Fragen im Umfragedesigner zu öffnen. Wenn Sie die Umfrage speichern, wird die Umfragedefinition automatisch hinzugefügt.

    Prozedur

    1. Navigieren zu Alle > HR • Administration > Umfragen > HR-Umfragen.
    2. Klicken Sie auf Neu, oder öffnen Sie eine vorhandene Umfrage.
    3. Füllen Sie das Formular aus.
      Tabelle : 1. Umfragedefinitionsformular
      Feld Beschreibung
      Name Name der Umfrage, die auf dem Fragebogen erscheint.
      Beschreibung Hilfreiche Informationen zur Umfrage.
      Signatur Bestätigung eines Umfrageempfängers von Anforderungen, Hinweisen oder Richtlinien im Zusammenhang mit der Umfrage. Für die Signatur muss der Empfänger möglicherweise ein Kontrollkästchen aktivieren oder eine vollständige Signatur eingeben, um zu überprüfen, ob diese Erklärungen gelesen wurden. Sie können Erklärungen anzeigen, ohne dass eine Signatur erforderlich ist. Wählen Sie eine vorhandene Signatur aus der Liste aus oder klicken Sie auf Neu, um eine neue zu erstellen. Das Signaturformular enthält die folgenden Felder:
      • Name: Beschreibender Name für diese Signatur.
      • Signaturtyp: Art der erforderlichen Signatur. Die Auswahlmöglichkeiten sind Checkbox, Vollständiger Name oder Nur Erklärung. Wenn Nur Erklärung ausgewählt wird, ist zum Senden der Umfrage keine Signatur erforderlich.
      • Erklärung: Text, den Sie den Empfängern anzeigen möchten.

      Standardmäßig wird eine Eigenschaft namens Require authentication for user signature konfiguriert, die es erforderlich macht, dass Benutzer sich beim Bereitstellen einer vollständigen Namenssignatur authentifizieren.
      Aktiv Checkbox, um die Umfragedefinition zu aktivieren. Wenn die Checkbox Aktiv deaktiviert ist, können keine neuen Umfrageinstanzen generiert werden und Benutzer können vorhandene Umfrageinstanzen nicht abschließen. Verwenden Sie die Checkbox Aktiv, um eine veröffentlichte Umfrage zu deaktivieren oder zu aktivieren.
      Antworten anonymisieren Aktivieren Sie die Checkbox, um sicherzustellen, dass alle Antworten für diese Umfrage ohne das Senden von Benutzernamen gespeichert werden. Wenn ein Benutzer eine Umfrage absendet, löscht das System für die zugehörige Umfrageinstanz das Feld Zugewiesen an. Umfrageantworten für anonyme Umfragen enthalten zudem keine Werte für Zugewiesen an.
      Hinweis:
      Das Feld Zugewiesen an ist gelöscht. Jeder Antwortsatz enthält jedoch die Felder Erstellt von und Aktualisiert von, auf die Benutzer mit der Rolle survey_admin zugreifen können.
      Status Status der Umfrage: Entwurf oder Veröffentlicht.
      Zeitraum planen Diese Option legt fest, wie oft ein Benutzer dieselbe Umfrage durchführen kann und ob das System nach einem Zeitplan Umfrageinstanzen generiert.
      Hinweis:
      Wenn Sie eine Auslösebedingung für eine Umfrage verwenden, stellen Sie sicher, dass der Zeitplan auf Keine Beschränkung festgelegt ist. Auslöserbedingungen verwenden eine andere Methode, um zu regeln, wie oft Benutzer Umfrageinstanzen erhalten können.
    4. Klicken Sie auf Absenden oder Aktualisieren.

    HR-Umfragekategorien und Fragen in Legacy-HR erstellen oder bearbeiten

    Wenn eine HR-Umfragedefinition erstellt wird, wird automatisch eine Umfragekategorie hinzugefügt. Erstellen Sie Fragen, die mit dieser Kategorie verknüpft sind, oder definieren Sie eine andere Kategorie für Fragen.

    Vorbereitungen

    Machen Sie sich mit den Fragedatentypen der Umfrage vertraut, bevor Sie mit der Eingabe von Fragen beginnen.

    Erforderliche Rolle: admin, hr_manager oder hr_admin

    Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

    Die HR-Zufriedenheitsumfrage hat beispielsweise eine Kategorie mit vier Fragen zur Zufriedenheit mit dem HR-Anforderungsprozess. Sie können eine andere Kategorie für die Zufriedenheit mit dem HR-Mitarbeiter des Falls definieren oder weitere Fragen zur vorhandenen Kategorie hinzufügen.

    Die folgenden Schritte beschreiben den Umgang mit Umfragefragen im Umfragedefinitionsformular. Sie können auch auf Umfragedesigner klicken, um die Umfrage und deren Fragen im Umfragedesigner zu öffnen.

    Prozedur

    1. Navigieren zu Alle > HR • Administration > Umfragen > HR-Umfragen, und öffnen Sie die Umfrage, um Fragen hinzuzufügen.
    2. Führen Sie in der zugehörigen Liste Metrikkategorien eine der folgenden Aktionen aus.
      OptionBezeichnung
      Fragen in einer vorhandenen Kategorie hinzufügen oder bearbeiten Klicken Sie auf den Kategorienamen.
      Kategorie und Fragen hinzufügen Klicken Sie auf Neu. Geben Sie den Namen und die Beschreibung der Kategorie ein, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Kopfzeile des Formulars und anschließend auf Speichern.
      Das angezeigte Umfragekategorieformular enthält die zugehörige Liste Bewertungsmetriken mit bereits definierten Fragen.
    3. So bearbeiten Sie eine Frage:
      1. Klicken Sie auf den Fragetext, und bearbeiten Sie die Felder des Formulars.
      2. Klicken Sie auf Aktualisieren.
      3. Wenn für den Fragetyp erforderlich, fügen Sie in der zugehörigen Liste Bewertungsmetrikdefinition Definitionen hinzu.
        Beispielsweise sind für die Datentypen Likert-Skala und numerische Skala metrische Definitionen der Skala erforderlich.
    4. So fügen Sie eine Frage hinzu:
      1. Klicken Sie auf Neu und füllen Sie das Formular aus.
      2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Kopfzeile, und wählen Sie Speichern aus.
        Zusätzliche Felder werden möglicherweise basierend auf dem ausgewählten Datentyp angezeigt. Wenn Sie beispielsweise Auswahl auswählen, müssen Sie die Skaladefinition eingeben.
      3. Wenn erforderlich, fügen Sie in der zugehörigen Liste Bewertungsmetrikdefinition Definitionen hinzu.
        Der Auswahl-Datentyp erfordert beispielsweise die Eingabe der Auswahloptionen.
    5. Klicken Sie auf Aktualisieren.
      Die Umfragedefinition wird erneut geöffnet.

    Eine neue HR-Umfrage in Legacy-HR veröffentlichen

    Sie müssen eine neue Umfrage veröffentlichen, bevor Benutzer sie abschließen können.

    Vorbereitungen

    Erforderliche Rolle: admin, hr_manager oder hr_admin

    Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

    Nachdem eine Umfrage veröffentlicht wurde, können Sie diese bearbeiten und sie bleibt weiterhin veröffentlicht. Das Feld Status im Formular „Umfragedefinition“ gibt an, ob die Umfrage veröffentlicht wurde.

    Prozedur

    1. Navigieren zu Alle > HR • Administration > Umfragen > HR-Umfragen, und öffnen Sie die zu veröffentlichende Umfrage.
    2. Klicken Sie auf Veröffentlichen.

    Ergebnisse

    Wenn es zugewiesene Benutzer gibt, erstellt das System automatisch eine Umfrageinstanz. Sie können auf Einladungen senden klicken, um den zugewiesenen Benutzern eine Benachrichtigung mit einem Link zu senden. Zugewiesene Benutzer können auch zu navigieren Selfservice > Meine Bewertungen und Umfragen , um an der Umfrage teilzunehmen.
    Hinweis:
    Nach dem Veröffentlichen einer Umfrage kann diese nicht mehr in den Status Entwurf zurückversetzt werden. Sie können die Umfrage jedoch deaktivieren, indem Sie das Kontrollkästchen Aktiv deaktivieren.

    Nächste Maßnahme

    Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise einen Link zu einer Umfrage wie der HR-Anforderungszufriedenheitsumfrage erhalten soll, erstellen Sie eine Benachrichtigung. Klicken Sie auf den zugehörigen Link Umfrage-URL anzeigen, um die URL der veröffentlichten Umfrage zu erhalten und diese mit der Benachrichtigung zu versenden. Sie können die URL kopieren und diese als Hyperlink in der Benachrichtigung einfügen.

    Auslöserbedingung für ein HR-Umfrage in Legacy-HR erstellen

    Wenn Sie eine neue HR-Umfrage erstellen, können Sie eine Auslöserbedingung angeben, wann und an wen die Umfrage gesendet werden soll

    Vorbereitungen

    Erforderliche Rolle: admin, hr_manager oder hr_admin

    Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

    Auslöserbedingungen sind ideal für das Senden von Umfragen, um die Zufriedenheit mit einer kürzlichen Nutzererfahrung zu messen, beispielsweise das Schließen einer HR-Anforderung. In einigen der Beschreibungen wird die Incident-Tabelle als Beispiel verwendet. Ersetzen Sie HR-Fallinformationen, um eine Auslöserbedingung für eine HR-Umfrage zu erstellen.

    Prozedur

    1. Navigieren zu Alle > HR • Administration > Umfragen > Auslöserbedingungen.
    2. Klicken Sie auf Neu.
    3. Füllen Sie das Formular aus.
      Weitere Informationen zu den Feldern finden Sie unter Auslösebedingungsformular für Umfragen
    4. Klicken Sie auf Absenden.