HR-Profile innerhalb des Unternehmens in Legacy-HR

  • Freigeben Version: Washingtondc
  • Aktualisiert 1. Februar 2024
  • 7 Minuten Lesedauer

    • HR-Profildatensätze speichern in der nicht bereichsbezogenen Version von HR vertrauliche Mitarbeiterdaten, wie Name, persönliche Kontaktdaten, E-Mail-Adressen, frühere Arbeitgeber und Kontakte.

    HR-Profildatensätze ermöglichen dem Unternehmen den Zugriff und die Nachverfolgung von Mitarbeiterinformationen während der gesamten Tätigkeit und darüber hinaus. HR-Profildatensätze sind mit Benutzerdatensätzen verknüpft, aber im Gegensatz zu Benutzerdatensätzen werden HR-Profildatensätze vertraulich gespeichert und nicht öffentlich angezeigt.

    HR-Profildatensätze werden als Teil eines HR-Prozesses erstellt, wie z. B. dem Einarbeitungsprozess. Der Standard-Einarbeitungsprozess erstellt einen HR-Profildatensatz für den neuen Mitarbeiter und weist den Profildatensatz automatisch dem Benutzerdatensatz des Mitarbeiters zu, sobald der Einarbeitungsfall genehmigt wurde.

    Unternehmen können eine Integrationsmethode verwenden, um HR-Profildatensätze aus ihrer Mitarbeiterdatenbank auszufüllen. Des Weiteren wird automatisch ein HR-Profil für Mitarbeiterdatenverwaltungsfälle erstellt.
    Hinweis:
    HR-Profile werden automatisch erstellt oder geändert, wenn die HR-Fallkategorie Einarbeitung neuer Mitarbeiter, Änderung der Mitarbeiterinformationen, Mitarbeiter-Offboarding oder Arbeitsbestätigungsschreiben lautet.

    Neben den grundlegenden Benutzerinformationen, die sich auch im Benutzerdatensatz befinden, enthält das HR-Profil die folgenden Abschnitte und die zugehörigen Listen.

    Tabelle : 1. HR-Profilabschnitte und zugehörige Listen
    Abschnitt oder zugehörige Liste Beschreibung
    Hinweise Anmerkungen und Arbeitshinweise
    Beschäftigungsinformationen Informationen, wie beispielsweise Beschäftigungsstatus und Art der Beschäftigung, Personalnummer sowie Start- und Enddaten.
    Kontaktinformationen Informationen wie Adresse, Telefonnummer, private E-Mail-Adresse. Einige Feldwerte werden aus dem Einarbeitungsformular kopiert.
    Notfallkontakte Eine Liste der Notfallkontakte des Mitarbeiters. Ein Kontakt in der Liste wird als Primärkontakt angegeben, die anderen können als Alternative eingegeben werden.
    Beruflicher Werdegang Liste der vorherigen Arbeitgeber und Daten der Beschäftigung.
    Die folgenden zugehörigen Listen werden automatisch ausgefüllt. Sie können die Datensätze in der Liste anzeigen, aber Sie können keine neuen Datensätze aus der zugehörigen Liste eingeben.
    Direkt unterstellte Mitarbeiter Liste der Mitarbeiter, die dem Benutzer direkt unterstellt sind.
    Kollegen Liste der anderen Mitarbeiter, die denselben Manager wie der Benutzer haben.
    Fälle Offene HR-Fälle für den Benutzer.

    HR-Profil und HR-Fallsicherheit in Legacy-HR

    Da HR-Profilinformationen vertraulich sind, dürfen sie vom Systemadministrator nicht angezeigt werden. Das gleiche gilt für einige Informationen in HR-Fällen und HR-Aufgaben.

    Im System können Systemadministratoren mit der Administratorrolle alle Aufgaben ausführen und alle Daten anzeigen. Allerdings sind HR-Profilinformationen vertraulich und sollten nur von autorisierten HR-Mitarbeitern angezeigt werden, denen eine Rolle zugewiesen wurde, die hr_profile_reader oder hr_profile_writer umfasst, wie z. B. hr_basic.

    Ebenso sollten bei HR-Fällen und HR-Aufgaben nur autorisierte HR-Mitarbeiter Anhänge, Arbeitshinweise und Anmerkungen, Beschreibungen, Kalender und Gehaltsabrechnung anzeigen dürfen (wenn Ihr Unternehmen das Formular für die Anzeige des Felds Payload konfiguriert hat). Zu den autorisierten HR-Mitarbeitern gehören die Personen, denen eine Rolle mit hr_case_reader und hr_task_reader zugewiesen wurde, wie z. B. hr_basic.

    Daher ist der Zugriff auf ein bestimmtes HR-Profil, einen Fall und die Aufgabendaten für die Anzeige durch Benutzer mit der Administratorrolle beschränkt.

    HR-Profilinformationen, auf die Systemadministratoren zugreifen können

    Systemadministratoren können kein neues HR-Profil erstellen. Sie können die Liste der HR-Profile sehen und HR-Profildatensätze öffnen, haben jedoch nur Zugriff auf die folgenden Informationen.
    • Die Nummer des HR-Profils und das Mitarbeiter-Präfix.
    • Beschäftigungsinformationen, die mit dem Benutzerdatensatz [sys_user] synchronisiert werden. Diese umfassen Name, Personalnummer, Abteilung, Vorgesetzten und Standort.
    • Arbeitskontaktinformationen, beispielsweise geschäftliche E-Mail-Adresse und Telefonnummer. Personenbezogene Informationen werden ausgeblendet.
    • Anmerkungen. Arbeitshinweise sind ausgeblendet.
    • Informationen, die in den folgenden zugehörigen Listen angezeigt werden:
      • Notfallkontakte
      • Beruflicher Werdegang
      • Direkt unterstellte Mitarbeiter
      • Kollegen
      • Fälle

    HR-Fall- und HR-Aufgabeninformationen, auf die Systemadministratoren zugreifen können

    Systemadministratoren können die Mitarbeiterbenutzerinformationen anzeigen, wie z. B. Standort und Abteilung, sowie die Kurzbeschreibung. Aktivitäten wie Statusänderungen werden im Aktivitätenstrom angezeigt, Kommentare und Arbeitshinweise sind jedoch ausgeblendet.

    Wenn der Systemadministrator einen HR-Fall oder eine HR-Aufgabe öffnet, beschreibt eine Meldung die Informationen, die nicht angezeigt werden.

    Identität eines Benutzers annehmen

    Wenn der Systemadministrator die Identität eines Benutzer annimmt, darf der Systemadministrator keine HR-Profilinformationen anzeigen, auch wenn der Benutzer, dessen Identität er angenommen hat, eine HR-Rolle hat, die Zugriff auf das HR-Profil ermöglicht. Die folgenden Beschränkungen werden angewendet, wenn die Identität eines Benutzers angenommen wird.
    • Wenn der Benutzer, dessen Identität angenommen wurde, HR-Profilzugang hat, zeigt die HR-Profilliste eine Nachricht, dass die Datensätze nach Sicherheitseinschränkungen entfernt wurden. Es werden keine HR-Datensätze aufgeführt.
    • Für alle imitierten Benutzer zeigt der Link Mein Profil im HR-Service Portal keine Profilinformationen an. Es werden nur Informationen in den zugehörigen Listen angezeigt, die oben beschriebenen werden.

    Angepasste Profilinformationen in Legacy-HR

    Beim Entwurf des HR-Prozesses können Sie anpassen, wie HR-Profilinformationen verarbeitet werden. Beachten Sie, dass einige angezeigte Felder auf Felder aus der Benutzertabelle [sys_user] verwiesen werden.

    Wenn Sie über die Rolle hr_admin verfügen, können Sie HR-Profilinformationen anpassen.

    Profilinformationen erweitern

    Sie können weitere Profilinformationen in einer separaten Tabelle sammeln. Beispielsweise können Sie eine abhängige Tabelle erstellen, die die HR-Profiltabelle [hr_profile] erweitert.

    Da HR-Profilinformationen vertraulich sind, kann der Systemadministrator diese nicht einsehen. Weitere Informationen finden Sie unter HR-Profil und HR-Fallsicherheit in Legacy-HR.

    Benutzerdatensätze Profilen zuordnen

    Ein HR-Profil-Datensatz muss mit einem Mitarbeiterdatensatz in der Benutzertabelle [sys_user] verknüpft werden, damit auf beide Mitarbeiterdatensätze einfach zugegriffen werden kann. Bei der Erstellung eines HR-Profildatensatzes wählen Sie den Benutzerdatensatz, der mit dem Profil verknüpft werden soll.

    Mit dem Standard-Mitarbeitereinarbeitungsprozess tritt diese Zuordnung automatisch ein, wenn ein Einarbeitungsdatensatz erstellt und genehmigt wird. Sie sollten grundsätzlich die automatische Zuordnung für Einarbeitungsprozesse, die Sie entwerfen, beibehalten.

    Bestimmte Felder werden in den Benutzer- und HR-Profildatensätzen angezeigt, sind aber nur in einer der Tabellen, Benutzer [sys_user] oder HR-Profil [hr_profile] vorhanden. Folgende Felder sind in der Benutzertabelle [sys_user] enthalten.

    • Präfix [introduction]
    • Vorname [first_name]
    • Zweiter Vorname [middle_name]
    • Nachname [last_name]
    • Manager [manager]
    • Abteilung [department]
    • Standort [location]
    Hinweis:
    Bot-Telefonnummer-Synchronisierung wird nicht unterstützt.

    Die folgende Tabelle beschreibt die anderen Felder, die von der Geschäftsregel Synchronize fields to hr_profile synchronisiert werden.

    Tabelle : 2. Felder, die mit der Geschäftsregel synchronisiert werden
    HR-Profilfeld [hr_profile] Benutzer [sys_user] Hinweise
    Position [position] Titel [title] Position im HR-Profil ist ein referenziertes Feld. Die Meldung "HR-Profil konnte nicht aktualisiert werden" wird angezeigt:
    • Wenn der Titel im Benutzerformular aktualisiert wird.
    • Ein Positionsdatensatz mit demselben Wert nicht vorhanden ist.
    Adresse (privat) [address] Straße [street]
    Land [country] Ländercode [country] Obwohl die Feldnamen identisch sind, handelt es sich bei diesen Feldern um verschiedene Typen. Im HR-Profil ist [country] ein Referenzfeld. Im Benutzerdatensatz ist [country] eine Auswahlliste. Der Ländercode wird im Benutzerformular anstelle des Ländernamens angezeigt, wenn das ausgewählte Land im HR-Profil nicht in der Auswahlliste vorhanden ist.
    Geschäftliche E-Mail-Adresse [work_email] E-Mail [email] Das HR-Profil enthält die Felder für die persönliche und geschäftliche E-Mail-Adresse, im Benutzerdatensatz ist nur die geschäftliche E-Mail-Adresse aufgeführt.
    Hinweis:
    Das Benutzerformular muss konfiguriert werden, um die Felder Adresse, Land und E-Mail anzuzeigen.

    Ein HR-Profil in Legacy-HR erstellen oder bearbeiten

    Mitarbeiter können einige Informationen in ihrem HR-Profil direkt bearbeiten, z. B. Notfallkontaktinformationen, aber sie können bestimmte Felder nicht bearbeiten. Wenn Mitarbeiter Informationen ändern möchten, die sie nicht bearbeiten dürfen, müssen sie Anforderungen für die Änderungen an HR senden.

    Vorbereitungen

    Erforderliche Rolle: hr_profile_writer, hr_basic oder hr_manager

    Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

    Der HR-Administrator [hr_admin] kann konfigurieren, welche HR-Profilfelder ein Mitarbeiter aktualisieren kann. Der Mitarbeiter übermittelt eine Change-Anforderung für HR-Beschäftigungsinformationen, die nicht aktualisiert werden können. So aktualisieren Sie das HR-Profil, wenn Ihnen eine Change-Anforderung für Beschäftigungsinformationen zugewiesen wird:

    Prozedur

    1. Navigieren zu Alle > HR • Administration > Organisation > HR-Profile.
      Die HR-Profilliste wird geöffnet.
    2. Suchen Sie das zu aktualisierende vorhandene HR-Profil, indem Sie Benutzer im Dropdown-Suchmenü der HR-Profilliste auswählen.
      Sie können den Benutzernamen eingeben und die Eingabetaste drücken. Sie können auch auf eine Profilnummer klicken, um ein Benutzerprofil zu öffnen. Um ein HR-Profil zu erstellen, klicken Sie auf Neu unter HR-Profile. Geben Sie den Benutzernamen im Feld Benutzer im HR-Profilformular „Neuer Datensatz“ ein, um das Profil zu erstellen. Sie können den Benutzernamen nicht ändern, nachdem ein HR-Profil gespeichert wurde.
    3. Klicken Sie auf die Profilzahl, um das Benutzerprofil zu öffnen.
      Das Profil wird geöffnet und zeigt die eingegebenen Informationen wie Namen, Manager, Abteilung, Standort und Kontaktfelder aus dem Benutzerdatensatz an.
    4. Füllen Sie das Formular mit zusätzlichen Informationen aus oder aktualisieren Sie es.
      Tabelle : 3. HR-Profilabschnitte und zugehörige Listen
      Abschnitt oder zugehörige Liste Beschreibung
      Hinweise Anmerkungen und Arbeitshinweise
      Beschäftigungsinformationen Informationen, wie beispielsweise Beschäftigungsstatus und Art der Beschäftigung, Personalnummer sowie Start- und Enddaten.
      Kontaktinformationen Informationen wie Adresse, Telefonnummer, private E-Mail-Adresse. Einige Feldwerte werden aus dem Einarbeitungsformular kopiert.
      Notfallkontakte Eine Liste der Notfallkontakte des Mitarbeiters. Ein Kontakt in der Liste wird als Primärkontakt angegeben, die anderen können als Alternative eingegeben werden.
      Beruflicher Werdegang Liste der vorherigen Arbeitgeber und Daten der Beschäftigung.
      Die folgenden zugehörigen Listen werden automatisch ausgefüllt. Sie können die Datensätze in der Liste anzeigen, aber Sie können keine neuen Datensätze aus der zugehörigen Liste eingeben.
      Direkt unterstellte Mitarbeiter Liste der Mitarbeiter, die dem Benutzer direkt unterstellt sind.
      Kollegen Liste der anderen Mitarbeiter, die denselben Manager wie der Benutzer haben.
      Fälle Offene HR-Fälle für den Benutzer.
    5. Klicken Sie auf Absenden oder Aktualisieren.
      Hinweis:
      Einige HR-Profilinformationen, wie z. B. Abteilung, werden zwischen den Benutzer- [sys_user] und HR-Profildatensätzen [hr_profile] synchronisiert. Wenn Informationen in einem Datensatz aktualisiert werden, gelten die Aktualisierungen automatisch auch für den anderen Datensatz.

    Verzeichnis des Benutzers in Legacy-HR anzeigen

    Das HR-Benutzerverzeichnis ist eine Ansicht des Unternehmensbenutzerverzeichnisses mit HR-Fallinformationen in einer zugehörigen Liste.

    Vorbereitungen

    Erforderliche Rolle: admin, hr_admin, hr_basic oder hr_manager

    Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

    Das Unternehmensbenutzerverzeichnis bezieht sich auf die Datensätze in der Benutzertabelle [sys_user].

    Prozedur

    1. Navigieren zu Alle > HR • Administration > Organisation > Benutzerverzeichnis.
    2. Klicken Sie auf einen Benutzerdatensatz, um die Human Resources-Ansicht eines Benutzerdatensatzes anzuzeigen oder zu bearbeiten.
      Diese Ansicht ist eine Teilmenge der Benutzerinformationen, einschließlich Auftragsinformationen und Kontaktdetails. Darüber hinaus gibt es zwei zugehörige Listen:
      • HR-Fälle: Listet alle HR-Fälle für einen Benutzer auf.
      • Benutzer: Listet Benutzer auf, die von diesem Benutzer verwaltet werden.