Besucherregistrierung durchführen

  • Freigeben Version: Washingtondc
  • Aktualisiert 1. Februar 2024
  • 4 Minuten Lesedauer

    • Planen Sie den Besuch eines Besuchers oder externen Kollegen im Voraus. Geben Sie Detailinformationen zu dem Besuch an, z. B. Datum, Uhrzeit, Standort und vieles mehr.

    Vorbereitungen

    Wichtig:
    Ab Workplace Core (sn_wsd_core) Version 2.1 sind alle Updates und neuen Funktionen nur im Workplace Serviceportal verfügbar. Die von ServiceNow® bereitgestellten Arbeitsplatzservices werden ab Workplace Core (sn_wsd_core) Version 2.1 aus dem Serviceportal entfernt. Informationen zum Konfigurieren des Workplace-Servicekatalogs im Serviceportal finden Sie unter Einen Katalog im Service Portal konfigurieren.

    Erforderliche Rolle: sn_wsd_core.workplace_user

    Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

    Übermitteln Sie diese Anforderung, um einen Gast zu registrieren. Geben Sie in Form einer privaten Notiz für das Empfangspersonal an, ob zusätzliche Anforderungen für den Besuch bestehen.

    Workplace Visitor Management-Administratoren und Mitarbeiter an der Rezeption können Besucher auch direkt über die Anwendung registrieren. Navigieren zu Arbeitsplatz-Besucherverwaltung > Empfangspersonal > Besucher registrieren.

    Sie können Besucher auch über den Chat-Support von Virtual Agent registrieren. Navigieren zu Workplace Core > Workplace Service Portal > Workplace Service Portal-Startseite und klicken Sie rechts unten auf das Chat-Symbol ( Chat-Symbol). Geben Sie Ihre Frage ein, oder wählen Sie Alles anzeigen aus, um aus einer Liste verfügbarer Optionen zur Registrierung eines Besuchers auszuwählen.

    Prozedur

    1. Navigieren zu Alle > Workplace Core > Workplace Service Portal.
      Hinweis:
      Eine Anforderung stellen können Sie auch über Mitarbeiter-Center. Navigieren Sie auf der Homepage zu Arbeitsplatz > Gesamten Arbeitsplatz durchsuchen und wählen Sie den Arbeitsplatzservice aus.
    2. Öffnen Sie die Kategorie Besucherverwaltung.
      1. Klicken Sie auf Katalog.
      2. Klicken Sie auf Nach Kategorien durchsuchen.
      3. Wählen Sie im Servicekatalog für Arbeitsplätze Besucherverwaltung aus.
        Hinweis:
        Wenn im Portal mehrere Kataloge konfiguriert sind, wechseln Sie zur Katalogliste und wählen Sie Servicekatalog für Arbeitsplatz > Besucherverwaltung.
    3. Wählen Sie Einen Gast registrieren aus.
    4. Füllen Sie die Felder im Formular aus.
      Tabelle : 1. Formular „Einen Gast registrieren“
      Feld Beschreibung
      Besuchsbeschreibung Beschreibung mit Detailinformationen zum Zweck des Besuchs
      Standort Der Ort des Besuchs
      Host Der Name des Gastgebers. Standardmäßig ist das Feld auf Systemadministrator festgelegt.
      Datum und Uhrzeit der Ankunft Das Datum und die Ankunftszeit des Besuchs, angezeigt als Symbol für Ankunftsdatum und -zeit ( Symbol für Ankunftsdatum und -zeit)
      Abfahrtsdatum und -uhrzeit Dieses Feld wird automatisch auf 2 Stunden nach dem angegebenen Ankunftsdatum und der angegebenen Ankunftszeit festgelegt. Sie können dieses Feld ändern, indem Sie mit dem Symbol für Abfahrtsdatum und -uhrzeit ( Symbol für Abfahrtsdatum und -uhrzeit) eine andere Uhrzeit auswählen.
      Ganztägig Option für Besuche, die einen ganzen Tag dauern
      Private Notiz an Rezeption Zusätzliche Anforderungen oder eine private Notiz an das Empfangspersonal
      Gastgeber Weitere Gastgeber für den Besucher. Die Gastgeber und der Hauptgastgeber werden über die Registrierung informiert.
    5. Wählen Sie Externen Besucher hinzufügen aus, um einen Besucher hinzuzufügen.
      1. Klicken Sie auf Hinzufügen.
      2. Füllen Sie die Felder im Formular aus.
        Tabelle : 2. Formular „Externen Besucher hinzufügen“
        Bekannten Besucher auswählen Option, aus einer Liste bereits bekannter Besucher einen Besucher auszuwählen, der bereits zuvor schon einmal zu Besuch war. Diese Auswahl legt automatisch den Namen, die E-Mail-Adresse und andere relevante Informationen zu dem Besucher fest.
        Besuchertyp Der Typ des Besuchers
        Vorname Der Vorname des Besuchers
        Nachname Der Nachname des Besuchers
        Titel Ein Titel für den Besucher, falls erforderlich
        E-Mail des Besuchers Die E-Mail-Adresse des Besuchers
        Die Telefonnummer des Besuchers Die Telefonnummer zur Kontaktaufnahme mit dem Besucher
        Organisation Die Organisation des Besuchers
        WLAN Option, dem Besucher WLAN-Zugriff zu gewähren
        VIP Option, den Besucher als wichtige Person (VIP) zu kennzeichnen. Mit dieser Option kann das Empfangspersonal Besucher priorisieren.
        Parkplatzvorlieben Die Parkwünsche des Besuchers
        Nummernschild Die Angaben auf dem Nummernschild des Besuchers
      3. Klicken Sie auf Hinzufügen.
      Sie können eine Zeile mithilfe des Symbols zum Hinzufügen/Entfernen von Zeilen ( Symbol zum Hinzufügen/Entfernen von Zeilen) bearbeiten oder aus der Formulartabelle entfernen.
    6. Wählen Sie Mitarbeiter des Unternehmens hinzufügen aus, um einen Kollegen hinzuzufügen.
      1. Klicken Sie auf Hinzufügen.
      2. Füllen Sie die Felder im Formular aus.
        Tabelle : 3. Formular „Mitarbeiter des Unternehmens hinzufügen“
        Einen Kollegen auswählen Der Name Ihres Kollegen.

        Die Felder Vorname, Nachname und E-Mail werden automatisch festgelegt. Um die Angaben zu bearbeiten, klicken Sie auf das Vorschaudatensatz-Symbol ( Vorschaudatensatz-Symbol) und speichern die Änderungen.
        E-Mail Dieses Feld wird automatisch mit der E-Mail-Adresse des ausgewählten Kollegen befüllt. Sie können es bearbeiten.
        Parkplatzart Die Parkwünsche des Kollegen
        Nummernschild Die Angaben auf dem Nummernschild des Kollegen
      3. Klicken Sie auf Hinzufügen.
      Sie können eine Zeile mithilfe des Symbols zum Hinzufügen/Entfernen von Zeilen ( Symbol zum Hinzufügen/Entfernen von Zeilen) bearbeiten oder aus der Formulartabelle entfernen.
    7. Wählen Sie im Feld Benachrichtigungsoptionen aus, wie Sie und Ihr Besucher über die Registrierung benachrichtigt werden.
    8. Klicken Sie auf Absenden.

    Ergebnisse

    Die Registrierung Ihres Besuchers wird übermittelt. Sie können Ihre Anforderungen anzeigen.

    Nächste Maßnahme

    Sie können die Detailinformationen Ihrer Anforderung überprüfen und jederzeit die Entscheidung treffen, sie zu stornieren.
    1. Führen Sie, je nach Plattform, eine der folgenden Aktionen aus, um Ihre Anforderungen anzuzeigen.
      • Aktivieren Sie in Workplace Serviceportal die Registerkarte „Anforderungen“, um Ihre Anforderungen und Reservierungen anzuzeigen.
      • Tippen Sie in der Navigationsleiste der Now Mobile-App auf Für mich, und scrollen Sie nach unten zum Abschnitt „Meine Anforderung“, um Ihre Anforderungen anzuzeigen.
      • Geben Sie im Chat von Virtual Agent Ihre Frage ein, oder wählen Sie Alles anzeigen aus, um in einer Liste verfügbarer Optionen eine Auswahl zu treffen, wie die Detailinformationen zu Ihrem Besucher angezeigt werden sollen.
    2. Wenn Sie eine Anforderung abbrechen möchten, klicken Sie auf Anforderung abbrechen.
    3. Sie können mit der Suchoption in der Besucherliste nach registrierten Besuchern suchen.