HR-PDF-Dokumentvorlagen in Legacy-HR

  • Freigeben Version: Washingtondc
  • Aktualisiert 1. Februar 2024
  • 7 Minuten Lesedauer

    • HR-Dokumentvorlagen werden in der nicht bereichsbezogenen Version von HR zur Generierung von PDF-Dokumenten verwendet, die Daten des HR-Profils eines Mitarbeiters enthalten. Sie können PDF-Tätigkeitsbestätigungsschreiben für bestehende Mitarbeiter generieren. Konfigurieren Sie Vorlagen für PDF-Dokumente mit Ihren Unternehmensinformationen und -Logo.

    Sie können mehrere Vorlagen für PDF-Dokument konfigurieren, z. B. wenn Sie verschiedene Briefe für verschiedene Länder haben. Die folgenden Vorlagen sind vordefiniert.
    • Arbeitsbestätigungsschreiben in Kanada
    • Arbeitsbestätigungsschreiben in den USA
    Bevor Sie Dokumente erstellen, müssen Sie die Vorlagen mit Ihrem Unternehmenslogo und Ihrem Text konfigurieren. Sie sollten die folgenden Elemente und Informationen erfassen, um vordefinierte HR-Dokumentvorlagen zu konfigurieren oder neue zu erstellen.
    • Eine Seite mit dem Briefkopf Ihres Unternehmens.
    • Kopien der aktuellen Arbeitsbestätigungsschreiben und Angebotsbriefsvorlagen Ihres Unternehmens, sofern verfügbar.
    • Das Logobild für den Header. Das Header-Bild kann maximal 50 Pixel hoch sein. Wenn Ihr Briefkopf ein Logo und Text hat, stellen Sie sicher, dass im Logobild der Text enthalten ist, da Sie das Bild nur im Header konfigurieren können.
    • Das Logobild für die Fußzeile, sofern zutreffend. Das Logobild kann maximal 15 Pixel hoch sein. Sie können ein Bild und Text in der Fußzeile konfigurieren.

    Eine HR-PDF-Dokumentvorlage in Legacy-HR ändern

    Sie können die vordefinierten HR-PDF-Dokumentvorlagen mit Ihrem Unternehmenslogo und benutzerdefiniertem Text ändern.

    Vorbereitungen

    Erforderliche Rolle: Administrator, hr_manager oder hr_admin

    Erforderliche Rolle: Administrator, hr_manager oder hr_admin

    Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

    Jede PDF-Dokumentvorlage enthält konfigurierbare Bereiche für Header, Text und Fußzeile. Sie geben den Text des Briefs in einem WYSIWYG-Text-Editor ein und verwenden Variablen zum Abrufen von Informationen aus dem HR-Profil des Mitarbeiters oder des Kandidaten.

    Prozedur

    1. Navigieren zu Alle > HR • Administration > Katalog und Vorlagen > PDF-Dokumentvorlagen.
    2. Schließen Sie die folgenden Schritte ab, um ein Header-Bild, wie Ihr Logo, hinzuzufügen.
      1. Klicken Sie neben Kopfzeilenbild auf Zum Hinzufügen klicken.
      2. Klicken Sie auf Datei auswählen, wählen Sie das Header-Logobild auf Ihrem Computer aus, und klicken Sie auf OK.
      3. Wählen Sie in der Auswahlliste Bildposition die Position des Logos aus.
    3. Führen Sie die nachfolgenden Schritte durch, um den Text zu bearbeiten.
      1. Überprüfen Sie den Text, und aktualisieren Sie ihn mit dem Text aus Ihrer aktuellen Dokumentvorlage.
      2. Fügen Sie zusätzliche Variablen nach Bedarf hinzu.
        Die folgende Liste enthält alle Variablen, die Sie hinzufügen können.
        {{Date}} {{Work email}} {{Department}}
        {{Name}} {{Work phone}} {{Employee number}}
        {{Position}} {{Prefix}} {{Employment status}}
        {{Time type}} {{Nationality}} {{Employment type}}
        {{Employment start date}} {{Manager}} {{Gender}}
        {{New Employee}} {{New Employee Address}} {{Position Title}}
        {{New Employee Last Name}} {{Position Type}} {{Start Date}}
        {{Hiring Manager}} {{Yearly Compensation}} {{Overtime Pay Rate}}
        {{Bonus}} {{Number of RSUs}} {{HR-Manager}}
        {{HR Manager Title}} {{Signature}} {{Start Date}}

        Um die Liste der verfügbaren Variablen zu ändern, bearbeiten Sie die Skripteinbindung generalhrform.

      3. Wahlweise: Verwenden Sie die Formatierungstools, um eine der folgenden Aktionen durchzuführen.
        Text formatieren Wählen Sie den zu formatierenden Text aus und wenden Sie alle Formatierungsoptionen an, z. B. fett, kursiv, unterstrichen, Schriftartoptionen. Sie können eine Begründung, Aufzählpunkte und Nummerierung nach Bedarf anwenden.
        Bild hinzufügen Klicken Sie auf das Bildsymbol, und fügen Sie das Bild hinzu oder suchen Sie es in der Bildbibliothek. Sie können auch ein neues Bild zur Bibliothek hinzufügen.
    4. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um die Fußzeile konfigurieren.
      1. Wenn Sie ein Fußzeilenbild haben, wählen Sie Zum Hinzufügen klicken neben Fußzeilenbild aus.
      2. Klicken Sie auf Datei auswählen, wählen Sie das Fußzeilen-Logobild auf dem Computer aus, und klicken Sie auf OK.
      3. Wählen Sie in der Liste Bildposition die Position des Logos aus.
      4. Geben Sie den Fußzeilentext ein, falls zutreffend.
        Der Fußzeilentext wird basierend auf der ausgewählten Fußzeilenbildposition angezeigt. Wenn Sie ausgewählt haben, dass das Bild auf der rechten Seite oder zentriert positioniert wird, ist der Fußzeilentext links ausgerichtet. Wenn Sie ausgewählt haben, dass das Bild auf der linken Seite positioniert wird, ist der Fußzeilentext rechts ausgerichtet. Wenn kein Fußzeilenbild vorhanden ist, ist der Fußzeilentext zentriert.
      5. Wählen Sie die Seitengröße aus.
    5. Klicken Sie auf Aktualisieren.

    Nächste Maßnahme

    Überprüfen Sie das Aussehen des generierten Briefs, indem Sie die Identität eines Mitarbeiters annehmen und das zugeordnete Katalogelement übermitteln. Sie müssen die Identität des Benutzers annehmen, der dem Fall zugewiesen ist, um den Brief innerhalb des HR-Fall zu generieren. Bearbeiten und testen Sie die Briefvorlage solange, bis Sie mit der erstellen PDF zufrieden sind.

    Eine HR-PDF-Dokumentvorlage in Legacy-HR hinzufügen

    Sie können HR-PDF-Dokumentvorlagen für Arbeitsbestätigungen oder Arbeitsangebote nach Bedarf hinzufügen.

    Vorbereitungen

    Erforderliche Rolle: Administrator, hr_manager oder hr_admin

    Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

    Die einfachste Möglichkeit zum Hinzufügen einer neuen HR-PDF-Dokumentvorlage besteht darin, eine vorhandenen Vorlagen zu öffnen und sie als neue Vorlage zu speichern. Die folgenden Schritte folgen diesem Prozess.

    Prozedur

    1. Navigieren zu Alle > HR > Administration > Katalog und Vorlagen > PDF-Dokumentvorlagen.
    2. Öffnen Sie eine der HR-PDF-Dokumentvorlagen des Typs, den Sie hinzufügen möchten.
    3. Geben Sie einen neuen Namen ein.
    4. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den Formularheader, und wählen Sie Einfügen und beibehalten aus.
      Die neue HR-PDF-Dokumentvorlage wird gespeichert, und die Seite wird mit dem neuen Namen aktualisiert.
    5. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus, um die Vorlage zu ändern.
      Weitere Informationen zum Aktualisieren der Formularabschnitte finden Sie unter Eine HR-PDF-Dokumentvorlage in Legacy-HR ändern.
      OptionBezeichnung
      Header-Logo aktualisieren Wählen Sie nach Bedarf ein neues Bild und die Position aus.
      Text aktualisieren Geben Sie den Text in das Feld Textkörper ein, und formatieren Sie ihn. Verfügbare Variablen werden unten aufgelistet.
      Fußzeile aktualisieren Wählen Sie nach Bedarf ein neues Fußzeilenbild und seine Position aus. Ändern Sie den Text, sofern erforderlich.
      Seitengröße ändern Wählen Sie die Seitengröße aus der Auswahlliste aus.
      HR-PDF-Dokument-Vorlagenvariablen:
      {{Date}} {{Work email}} {{Department}}
      {{Name}} {{Work phone}} {{Employee number}}
      {{Position}} {{Prefix}} {{Employment status}}
      {{Time type}} {{Nationality}} {{Employment type}}
      {{Employment start date}} {{Manager}} {{Gender}}
      {{New Employee}} {{New Employee Address}} {{Position Title}}
      {{New Employee Last Name}} {{Position Type}} {{Start Date}}
      {{Hiring Manager}} {{Yearly Compensation}} {{Overtime Pay Rate}}
      {{Bonus}} {{Number of RSUs}} {{HR-Manager}}
      {{HR Manager Title}} {{Signature}} {{Start Date}}
    6. Klicken Sie auf Aktualisieren.

    Nächste Maßnahme

    Überprüfen Sie das Aussehen des generierten Briefs, indem Sie die Identität eines Mitarbeiters annehmen und das zugeordnete Katalogelement übermitteln. Sie müssen die Identität des Benutzers annehmen, der dem Fall zugewiesen ist, um den Brief innerhalb des HR-Fall zu generieren. Bearbeiten und testen Sie die Briefvorlage solange, bis Sie mit der erstellen PDF zufrieden sind.

    PDF-APIs und PDF-Dokumentvorlagen in Legacy-HR

    Verwenden Sie PDF-APIs zum Erstellen von PDF-Dokumentvorlagen.

    PDF-APIs werden über serverseitige Skripts wie Business Rules und Script Includes aufgerufen.

    API-Details

    GeneralFormAPI.setDocument() legt Dokumentparameter für die PDF-Erstellung fest. Die Parameter sind: setDocument(.

    headerImage Bild in der Kopfzeile der Dokumentvorlage.
    , footerImage Bild in der Fußzeile der Dokumentvorlage.
    , footnote Fußnote unten, zentriert.
    , headerPosition Die Position des Kopfzeilenbildes. Werte sind links, rechts und zentriert.
    , footerPosition Die Position des Fußzeilenbildes. Werte sind links, rechts und zentriert.
    , pageSize Legt die Seitengröße der Dokumentvorlage fest. Werte sind Letter, Legal und A4.
    Zeigen Sie die API-Funktion generate() in der Skripteinbindung GeneralHRForm an, um zu sehen, wie die API funktioniert:
    Code-Fragment:
    var generalFormAPI = new global.GeneralFormAPI(this.fileName, this.targetTable, this.targetId);
    generalFormAPI.setDocument(this.headerImage, this.footerImage, this.footnote, this.headerPosition, this.footerPosition, this.pageSize);
    generalFormAPI.createPDF)this.body);

    Dokumentengenerierung-APIs und Script Includes in Legacy-HR

    Die folgenden APIs und Script Includes sind für die Generierung von PDF-Dokumenten verfügbar.

    Die Skripteinbindung GeneralHRForm verfügt über die folgenden APIs:
    API Eingabe Ausgabe Beschreibung
    generate manuell (boolesch) Generierungsstatus (boolesch) Generiert ein PDF-Dokument. Wenn es auf „wahr“ gesetzt ist, werden Dokumente manuell generiert. Zum Beispiel: Generieren-Aktion für Vorschaudokument. Diese API gibt einen booleschen Wert zurück, wenn eine PDF-Datei generiert wird.
    createPDF tableName (Zeichenfolge), tableId (Zeichenfolge) N/V inactivateRelatedDrafts deaktiviert Entwurfsdokumente für die Eingabeparameter tableName und tableId. Wenn die tableId die sys_id eines Falls mit untergeordneten Aufgaben ist, werden auch draft_documents für die Aufgaben deaktiviert.
    hasDraftDocument tableName (Zeichenfolge), tableId (Zeichenfolge) Boolescher Wert Gibt einen booleschen Wert zurück, wenn ein Entwurfsdokument angehängt wird. Eingabeparameter sind tableName (nimmt den Namen der Tabelle, an die das Entwurfsdokument angefügt ist), tableId (nimmt die sys_id der Tabelle). Die Tabelle kann die HR-Aufgabe oder der HR-Fall sein, wenn der sys_class_name innerhalb der API aufgerufen wird.
    getDraftDocument tableName (Zeichenfolge), tableId (Zeichenfolge) Entwurfsdokument Glide-Datensatz (GlideRecord) Nimmt tableName und tableId des Datensatzes, an den das Entwurfsdokument angehängt ist. Es gibt das Entwurfsdokument GlideRecord zurück, das der Abfrage basierend auf den Eingabewerten entspricht.
    remove_all_variables parsedBody (Zeichenfolge) parsedBody (Zeichenfolge) Die Methode remove_all_variables nimmt Dokumenttext und entfernt Tags (${dummy_tag_value}).
    validateTemplate parsedBody (Zeichenfolge), tableName (Zeichenfolge) parsedBody (Zeichenfolge) Validiert Tags in einem Vorlagendokumenttext. Die Variablen in den Tags werden mit den Feldern/Dot-Walked-Feldern von tableName abgeglichen, die als Eingabeargument übergeben wurden.
    Die Skripteinbindung GeneralFormAPI verfügt über die folgenden APIs:
    API Eingabe Ausgabe Beschreibung
    setDocument headerImage (Zeichenfolge), footerImage (Zeichenfolge), footnote (Zeichenfolge), headerPosition (Zeichenfolge), footerPosition (Zeichenfolge), pageSize (Zeichenfolge) N/V Legt die Bausteine/Parameter eines Dokuments für die PDF-Erstellung fest.
    createPDF body (Zeichenfolge), pages (Zahl) N/V Nimmt Text und Anzahl der Seiten und generiert das PDF-Dokument. Nachdem das Dokument generiert wurde, wird es an die Tabelle angehängt, die mit der Aktion createPDF angegeben wird.
    setDocTempleInfo headerImage (Zeichenfolge), footerImage (Zeichenfolge), footnote (Zeichenfolge), headerPosition (Zeichenfolge), footerPosition (Zeichenfolge), pageSize (Zeichenfolge) N/V Eine Festsetzungsmethode zum Festlegen der Dokumentvorlage-Bausteine.
    startHTMLParser N/V N/V Öffnet einen Schreibzugriff-Stream für htmlparser, um die Dokumentgenerierung zu ermöglichen.
    Die Skripteinbindung GeneralPDF verfügt über die folgenden APIs:
    API Eingabe Ausgabe Beschreibung
    setDocument headerImage (Zeichenfolge), footerImage (Zeichenfolge), footnote (Zeichenfolge), headerPosition (Zeichenfolge), footerPosition (Zeichenfolge), pageSize (Zeichenfolge) N/V Legt die Dokumentvorlage-Bausteine fest.
    startHTMLParser N/V N/V Öffnet einen Schreibzugriff-Stream für htmlparser, um die Dokumentgenerierung zu ermöglichen.
    stopHTMLParser N/V N/V Schließt den Schreibzugriff-Stream nach Abschluss der Dokumentgenerierungsmethode.
    addHTML html (Zeichenfolge) N/V Hängt HTML-Snipets an der Dokumenttext an.
    addNewPage N/V N/V Verschiebt den Cursor auf die nächste Seite.
    addCells cells (Objekt), row_length (Zeichenfolge) N/V Fügt Zellen, relevanten Text und Eigenschaften zu einer Tabelle hinzu.
    addSVG svg (Zeichenfolge), position (Objekt) N/V Fügt svg zu einer Dokumentvorlage hinzu.
    setPDFDoc pdfDoc (Objekt) N/V Legt pdfDoc-Objekte fest.
    setProperties properties (Objekt) N/V Legt Dokumenteigenschaften fest.
    setHeader header (Zeichenfolge) N/V Legt die Kopfzeile für eine Dokumentvorlage fest.
    Hinweis:
    Nicht verwendet.
    setFooter footer (Zeichenfolge) N/V Legt die Fußzeile für eine Dokumentvorlage fest.
    Hinweis:
    Nicht verwendet.
    setWatermark watermark (Zeichenfolge) N/V Legt Wasserzeichen auf einem generierten PDF-Dokument fest.
    get N/V ByteArrayInputStream Gibt ein Dokument als ByteArrayInputStream zurück.