Massenimporte in Employee Document Management

  • Freigeben Version: Washingtondc
  • Aktualisiert 1. Februar 2024
  • 4 Minuten Lesedauer

    • Verwenden Sie die Funktion für Massenimporte in Employee Document Management, um Ihre Mitarbeiterdokumente von einem externen, cloud-basierten Speicher eines Drittanbieters oder von einem lokalen Netzwerkverzeichnis in Employee Document Management zu kopieren. Die Aufbewahrung Ihrer Mitarbeiterdokumente in HR Service Delivery macht die Verwaltung effizient und praktisch.

    Wenn Sie Ihre Mitarbeiterdokumente derzeit außerhalb von HR Service Delivery speichern, können Sie diese Dokumente über die Dauer der Unternehmenszugehörigkeit Ihrer Mitarbeiter konsolidieren und pflegen.

    Ihr aktuelles Dokumentenrepository

    Wo Sie Ihre Mitarbeiterdokumente derzeit speichern, bestimmt die Konfiguration des Massenimports. Die Massenimport-Funktion in Employee Document Management ermöglicht die Integration mit:
    • lokalen Dokumentspeicherlösungen.
    • cloud-basierten Dokumentspeicherlösungen von Drittanbietern.

    Konfigurieren des lokalen Dokumentspeichers

    Die Aktivierung des Plugins Orchestration [com.snc.runbook_automation] ist für den Import von Mitarbeiterdokumenten aus einem lokalen Dokumentenrepository erforderlich.
    Hinweis:
    Java JRE 6 oder höher ist ebenso erforderlich.

    EDM – Diagramm der lokalen Verzeichnisse

    Der Prozess für das Konfigurieren von HR Service Delivery mit einem lokalen Dokumenten-Repository ist:
    1. Konfigurieren Sie HR Service Delivery zur Kommunikation mit dem Quellort laut der Importkonfiguration von Employee Document Management.
      Bevor Sie einen lokalen Dokumentspeicher konfigurieren können, stellen Sie sicher, dass ein MID Server konfiguriert und verfügbar ist. Ein MID-Server ist für die Kommunikation und den Transport von Daten zwischen einer ServiceNow-Instanz und Anwendungen, Datenquellen und Services erforderlich.
      Wichtig:
      Standardmäßig erwartet diese Funktion, dass der Dateiserver UNIX ist. Wenn der Dateiserver ein anderes Betriebssystem als UNIX ist, müssen Sie die Lösung anpassen.
      • Es werden nur SSH-Anmeldeinformationen (Secure Shell Protocol) unterstützt.
      • Der MID Server kann sich auf einem Windows- oder Linux-Server befinden. Auf dem Server, der die zu importierenden Dateien hostet, darf kein Windows-Betriebssystem installiert sein.
        Hinweis:
        Andere Methoden zum Konfigurieren des lokalen Dokumentenspeichers erfordern eine benutzerdefinierte Entwicklung.
      Erstellen Sie einen Satz Anmeldeinformationen für die Authentifizierung beim lokalen Dokumentspeicher. Siehe SSH-Anmeldeinformationen für den MID Server einrichten.
      Hinweis:
      Bei der Verbindung mit einem lokalen Dokumenten-Repository müssen Sie möglicherweise Administratorrechte erteilen.
    2. Erstellen oder bearbeiten Sie den Quellschritt Prüfen. Dieser Schritt erstellt einen Quellschritt, der für die Validierung der Verbindung zwischen Ihrem lokalen Verzeichnis und Employee Document Management nötig ist.
      Hinweis:
      Die Aufbewahrung Ihrer Quell-Mitarbeiterdokumente in einem zentralen Repository, eine einfache Verzeichnisstruktur und eine konsistente Dateinamenskonvention wird dringend empfohlen und reduziert Fehler erheblich.
    3. Führen Sie den Quellauftrag Überprüfung starten aus, um die Verbindung zu überprüfen und zu validieren, dass Quell-Mitarbeiterdokumente identifiziert und gespeichert sind.
    4. Importquellen für Mitarbeiterdokumente erstellen oder bearbeiten Dieser Schritt identifiziert die Quelldokumente, die Sie von Ihrem lokalen Dokumentspeicher in Employee Document Management importieren möchten.
    5. Führen Sie den Bereitstellungsauftrag aus. Dieser Schritt speichert Informationen über Ihre Quell-Mitarbeiterdokumente in der Bereitstellungstabelle Mitarbeiterdokumente [sn_hr_ef_import_staging]. Alle erforderlichen Informationen für den Import des Mitarbeiterdokuments sind in diesem Datensatz enthalten.
    6. Vergewissern Sie sich, dass die Schritte 3 und 4 richtig sind, indem Sie Ihre Bereitstellungsdatensätze aufrufen. Beheben Sie Fehler in der Bereitstellungstabelle.
    7. Erstellen oder bearbeiten Sie den Quellschritt Erfassen. Dieser Quellschritt importiert Bereitstellungsdatensätze und Quell-Mitarbeiterdokumente in Employee Document Management.
    8. Starten Sie den Erfassungsauftrag, der die Bereitstellungsdatensätze verarbeitet, die den Status Bereit aufweisen, und die Quell-Mitarbeiterdokumente abruft oder sucht. Ihre Quell-Mitarbeiterdokumente werden in Employee Document Management kopiert.

    Konfigurieren von cloud-basiertem Dokumentspeicher von Drittanbietern

    Die Aktivierung des Plugins ServiceNow IntegrationHub Installer [com.glide.hub.integrations] ist erforderlich, um Mitarbeiterdokumente aus einem cloud-basierten Dokumenten-Repository eines Drittanbieters zu importieren.
    Hinweis:
    Die Integration mit einem cloudbasierten Dokumentspeicher einer Drittpartei gilt als benutzerdefinierte Implementierung. Die Massenimportfunktion von Employee Document Management bietet ein grundlegendes Framework für die Integration mit cloudbasiertem Dokumentenspeicher von Drittparteien. Konsultieren Sie gegebenenfalls Ihren ServiceNow-Lösungsberater.
    EDM – Cloud-Diagramm

    Sie benötigen Folgendes, um Ihr cloud-basiertes Repository von Drittanbietern für (Quell-) Dokumente zu konfigurieren:

    • Die URL zu Ihrem Quelldokument-Repository.
    • Anmeldeinformationsalias.

    So konfigurieren Sie HR Service Delivery mit einem cloud-basierten Dokumentspeicher eines Drittanbieters:

    1. Konfigurieren Sie HR Service Delivery zur Kommunikation mit cloud-basierten Quelldokument-Repositorys von Drittanbietern.
    2. Erstellen oder bearbeiten Sie den Quellschritt Prüfen. Dieser Schritt erstellt einen Quellschritt, der für die Validierung der Verbindung zwischen dem cloud-basierten Dokumentenrepository eines Drittanbieters und Employee Document Management nötig ist.
      Hinweis:
      Die Aufbewahrung Ihrer Quell-Mitarbeiterdokumente in einer einfachen Verzeichnisstruktur und eine konsistente Dateinamenskonvention wird dringend empfohlen und reduziert Fehler erheblich.
    3. Führen Sie den Quellschritt Prüfen aus, um die Kommunikation zwischen Ihrem cloud-basierten Dokumentenrepository des Drittanbieters und Employee Document Management zu prüfen.
    4. Erstellen oder bearbeiten Sie den Quellschritt Verzeichnisimport. In diesem Schritt wird das Verzeichnis Ihrer Quelldokumente in Ihrem cloud-basierten Dokumentspeicher des Drittanbieters angegeben.
    5. Erstellen oder bearbeiten Sie den Quellschritt Datei-Import. Dieser Schritt identifiziert die Quelldokumente, die Sie von Ihrem cloud-basierten Dokumentspeicher des Drittanbieters in Employee Document Management importieren möchten.
    6. Führen Sie den Bereitstellungsauftrag aus. Dieser Schritt speichert Informationen über Ihre Quell-Mitarbeiterdokumente in der Bereitstellungstabelle Mitarbeiterdokumente [sn_hr_ef_import_staging]. Alle erforderlichen Informationen für den Import des Mitarbeiterdokuments sind in diesem Datensatz enthalten.
    7. Vergewissern Sie sich, dass die Schritte 3 und 4 richtig sind, indem Sie Ihre Bereitstellungsdatensätze aufrufen. Beheben Sie Fehler in der Bereitstellungstabelle.
    8. Erstellen oder bearbeiten Sie den Quellschritt Erfassen. Dieser Quellschritt importiert Bereitstellungsdatensätze und Quell-Mitarbeiterdokumente in Employee Document Management.
    9. Starten Sie den Erfassungsauftrag, der die Bereitstellungsdatensätze verarbeitet, die den Status Bereit aufweisen, und die Quell-Mitarbeiterdokumente abruft oder sucht. Ihre Quell-Mitarbeiterdokumente werden in Employee Document Management kopiert.

    Beschränkungen der Dateigröße

    Das Basissystem ermöglicht Ihnen den Import von Mitarbeiterdokumenten mit maximal 30 Megabyte.

    Verwenden Sie das Feld sn_hr_ef.max_file_size in den Eigenschaften der Anwendung Employee Document Management, um die maximal zulässige Dateigröße festzulegen.
    Hinweis:
    Eine Erhöhung der maximalen Größe kann sich auf die Systemleistung auswirken.

    Weitere Informationen finden Sie unter Eigenschaften der Anwendung Employee Document Management.