Dokumentvorlagen erkunden
Sie erfahren, wie Sie die Anwendung Dokumentvorlagen von der Aktivierung des Plugins bis zum online erfolgenden Ausfüllen, Unterzeichnen und Genehmigen von Dokumenten nutzen können.
Plugin aktivieren
Ein Administrator aktiviert das Plugin [ Dokumentvorlagen [com.snc.document_templates].
Dokumentvorlagen und HR-Service konfigurieren
Ein Administrator konfiguriert eine Dokumentvorlage durch die Definition von Teilnehmern, die Definition von Aufgaben für Teilnehmer und die Markierung von Signaturblöcken. Ordnet die Dokumentvorlage der HR-Vorlage eines Service zu und initiiert Dokumentaufgaben aus einem Fall.
Zugewiesene Dokumentaufgaben bearbeiten
Teilnehmer erhalten Dokumentaufgaben zum Ausfüllen, Unterzeichnen und Überprüfen von Dokumenten. Wenn die Dokumentaufgaben aller Teilnehmer abgeschlossen sind, wird das endgültige Dokument dem Fall als Anhang hinzugefügt.
Anwendungsfälle
Mögliche Anwendungsfälle für Dokumentvorlagen:
Dokumente online übermitteln und genehmigen
Dies ist ein Anwendungsfall, in dem ein Dokument von einem Mitarbeiter ausgefüllt und von einem HR-Mitarbeiter geprüft werden soll.
Ein Administrator konfiguriert einen HR-Service (indem er eine Dokumentvorlage auswählt und die Falloption aktiviert) und erstellt einen Fall mit diesem HR-Service. Wenn sich der Status des Falls in „Bereit“ oder „In Arbeit“ ändert, werden Dokumentaufgaben für den Mitarbeiter und den HR-Mitarbeiter initiiert.
Der Mitarbeiter füllt die Details aus und übermittelt das Dokument zur Überprüfung. Wenn keine Korrekturen vorhanden sind, genehmigt der HR-Mitarbeiter das Dokument. Andernfalls fügt der HR-Mitarbeiter Notizen hinzu und lehnt das Dokument ab.
Dokumentaufgaben werden erneut für Mitarbeiter und HR-Mitarbeiter initiiert. Der Mitarbeiter nimmt die entsprechenden Überarbeitungen vor und übermittelt das Dokument erneut. Nachdem der HR-Mitarbeiter das Dokument genehmigt hat, wird es dem Fall als Anhang hinzugefügt.
Onboarding-Aktivitäten für einen Mitarbeiter abschließen
Dies ist ein Anwendungsfall, in dem ein Mitarbeiter Onboarding-Aktivitäten wie das Übermitteln eines Dokuments, das Anfordern eines Ausweises und das Anfordern eines Laptops durchführen muss.
Ein Administrator konfiguriert einen HR-Service (indem er die Dokumentvorlage auswählt und die Falloption aktiviert) und konfiguriert mit diesem HR-Service eine Aktivität in einem Lebenszyklus-Event.
Wenn die Lebenszyklusaktivität ausgelöst wird, wird ein Fall mit diesem HR-Service erstellt. Wenn sich der Status des Falls in „Bereit“ oder „In Arbeit“ ändert, wird eine Dokumentaufgabe für den Mitarbeiter initiiert. Nachdem alle Aufgaben des HR-Falls abgeschlossen sind, wird das (vom Mitarbeiter übermittelte) Dokument dem Fall als Anhang hinzugefügt.