HTML-Dokumentvorlagen konfigurieren

  • Freigeben Version: Washingtondc
  • Aktualisiert 1. Februar 2024
  • 5 Minuten Lesedauer

    • Erstellen oder bearbeiten Sie die Dokumentvorlagen mit Ihrem eigenen Unternehmenslogo und Zielgruppenkriterien.

    Vorbereitungen

    Erforderliche Rolle: sn_hr_core.admin und delegierter Entwickler

    Prozedur

    1. Navigieren zu Alle > Dokumentvorlagen > Alle Dokumentvorlagen.
    2. Wählen Sie Neu.
    3. Wählen Sie HTML-Dokumentvorlage aus.
    4. Füllen Sie die Felder im Formular aus.
      Tabelle : 1. Formular „HTML-Vorlage“
      Feld Beschreibung
      Name Name der Dokumentvorlage
      Tabelle Tabelle, die dem Typ der Vorlage zugeordnet ist. Die Tabelle bestimmt die verfügbaren Variablen, die verwendet werden können.
      Hinweis:
      Tabellen werden basierend auf dem ausgewählten Anwendungsbereich angezeigt.
      Kategorie Dokumentkategorie, in der die Vorlage hinzugefügt wird
      Benutzerkriterien Die Zielgruppenkriterien für dieses Dokument. Beispielsweise können Sie ein Schreiben erstellen, das nur an kanadische Mitarbeiter gerichtet ist.
      Hinweis:
      Informieren Sie sich beim Definieren von Bedingungen wie der Beachtung der Groß-/Kleinschreibung oder Nullwerten über die API GlideFilter - Scoped, Global.
      Textkörper Text in der Vorlage.

      Um Variablen einzufügen, platzieren Sie den Cursor an der gewünschten Stelle und wählen die Variable aus. Verfügbare Variablen werden unter Felder aufgeführt. Verwenden Sie die Formatierungstools unter Textkörper, um Formatierungsoptionen wie „Fett“, „Kursiv“, „Unterstrichen“ und Schriftartoptionen anzuwenden. Der Text ist ein Platzhalter für HTML-Text und tokenisierte Variablen.

      Hinweis:
      • Jelly- und CSS-Stile werden nicht unterstützt.
      • Sie können auch Dokumentvorlagenskripts verwenden, um den Text im HTML-Textkörper dynamisch zu ändern.
      Startdatum Datum, ab dem die HTML-Dokumentvorlage gültig ist. Das Startdatum hilft bei der Verwaltung mehrerer Versionen derselben Vorlage.
      Hinweis:
      Das Startdatum muss vor dem Enddatum liegen.
      Enddatum Datum, bis zu dem die HTML-Dokumentvorlage gültig ist. Das Enddatum hilft bei der Verwaltung mehrerer Versionen derselben Vorlage.

      Wenn die Werte in Startdatum und Enddatum leer sind, bedeutet dies standardmäßig, dass die Vorlage immer gültig ist.

      Wenn Sie ein Enddatum angeben, müssen Sie auch ein Startdatum angeben.
      Vorlagendatumsformat Format, in dem das Datum angezeigt werden soll, wenn ein Service Desk-Mitarbeiter eine Vorschau des Dokuments anzeigt, den Anhang generiert oder Dokumentaufgaben für Teilnehmer initiiert.
      Hinweis:
      • Beim Signieren mit einer ServiceNow-Anwendung oder der AdobeSign-Anwendung: Wenn für das Vorlagendatumsformatkein Wert ausgewählt ist, wird der in der Systemeigenschaft template_date_format angegebene Wert berücksichtigt. Wenn sowohl das Vorlagen-Datumsformat als auch die Systemeigenschaft template_date_format leer sind, wird der Wert im Feld Datumsformat aus dem Benutzerprofil des Service Desk-Mitarbeiters berücksichtigt.
      • Beim Signieren mit einer DocuSign-Anwendung: Das in den Signatureinstellungen in der DocuSign-Anwendung ausgewählte Datumsformat wird als Übervorlage für Datumsformat in der konfigurierten HTML-Vorlage in einer ServiceNow-Instanz betrachtet.
      Vorlagensprache Sprache, in die dynamische Token übersetzt werden sollen, wenn ein Service Desk-Mitarbeiter eine Vorschau des Dokuments anzeigt, den Anhang generiert oder Dokumentaufgaben für Teilnehmer initiiert. Das Feld Vorlagensprache wird auch für die vollständige Übersetzung der Vorlage verwendet.
      Hinweis:
      • Die Vorlagensprache ist ein Pflichtfeld. Die Standardsprache ist keine.
      • Die Übersetzungsfunktion ist nur verfügbar, wenn Sprach-Plugins in der Instanz installiert sind.
      Variablen auswählen Liste von Variablen, die im Textkörper der Vorlage verwendet werden können. Variablen rufen Informationen aus der ausgewählten Tabelle ab, um die Vorlage anzupassen.

      Offsets werden für Datumsvariablen unterstützt. Offsets erweitern Tage, Wochen oder Monate ab einem in der Vorlage verwendeten Datum oder verringern diese.

      Gültige Datums-Offset-Variablen sind:
      • + (plus)
      • - (minus)
      • d (Tage)
      • w (Wochen)
      • m (Monate)
      Beispiele:
      • Angebotsschreiben (Fünf Tage nach dem angegebenen Datum): Ihr Angebot ist bis ${Datum +5d} gültig.
      • Leistungen für entlassene Mitarbeiter (zwei Wochen ab Kündigungsdatum): Ihre Leistungen werden effektiv zum ${subject_person.hr_profile.employment_end_date+2w} beendet.
      Hinweis:
      Es werden nur Variablen angezeigt, auf die Sie Zugriff haben.
      Signaturtyp Option zum Angeben der Anwendung, die zum Signieren des Dokuments verwendet wird. Beispiele: ServiceNow Sign, DocuSign oder AdobeSign.
      Hinweis:
      Signaturtypen sind nur verfügbar, wenn die entsprechenden Integrations-Plugins installiert sind.
      Header
      Kopfzeilenbild Das Bild, das im Header angezeigt werden soll. Mit dieser Funktion können Sie Ihr Unternehmenslogo hinzufügen.
      Hinweis:
      Unterstützte Dateitypen: JPEG, JPEG2000, GIF, PNG, BMP, WMF, TIFF und JBIG2.
      Kopfzeilen-Bildposition Die Position, an der das Header-Bild angezeigt werden soll: links, rechts oder in der Mitte
      Höhe Kopfzeilenbild Höhe des Bildes im Header
      Wichtig:
      • Die Höhe und Breite des Bildes werden basierend auf dem von Ihnen angegebenen Wert proportional skaliert.
      • Stellen Sie sicher, dass die Höhe des Bildes geringer ist als der im Feld Seitengröße angegebene Wert. Andernfalls wird das Bild beschnitten.
      Fußzeile
      Fußzeilenbild Das Bild, das in der Fußzeile angezeigt werden soll
      Hinweis:
      Unterstützte Dateitypen: JPEG, JPEG2000, GIF, PNG, BMP, WMF, TIFF und JBIG2.
      Höhe Fußzeilenbild Höhe des Bildes in der Fußzeile
      Wichtig:
      • Die Höhe und Breite des Bildes werden basierend auf dem von Ihnen angegebenen Wert proportional skaliert.
      • Stellen Sie sicher, dass die Höhe des Bildes geringer ist als der im Feld Seitengröße angegebene Wert. Andernfalls wird das Bild beschnitten.
      Position des Fußzeilenbilds Die Position, an der das Fußzeilenbild angezeigt werden soll: links, rechts oder in der Mitte
      Fußzeilentext Der Text, der in der Fußzeile angezeigt werden soll. Beispielsweise können Sie Ihre Vertraulichkeitserklärung hinzufügen.
      Position des Fußzeilentexts Die Position, an der das Fußzeilenbild angezeigt werden soll: links, rechts oder in der Mitte
      Vertikale Ausrichtung Vertikale Ausrichtung des Fußzeilentextes am Fußzeilenbild
      Seite
      Seitengröße Größe der Seite, die aus der Liste ausgewählt werden kann, z. B. Letter, A4 oder Legal
      Benutzerdefinierte Schriftart Benutzerdefinierte Schriftart aus der Tabelle „Schriftfamilien PDF-Generierung“
      Wichtig:
      Achten Sie darauf, dass Sie die benutzerdefinierte Schriftfamilie im CSS des HTML-Textkörpers verwenden.
      Oberer/unterer Rand Bereich vom oberen Seitenrand bis zum Beginn des HTML-Inhalts oder Bereich vom unteren Seitenrand bis zum Ende des HTML-Inhalts
      Linker/rechter Rand Bereich vom linken Seitenrand bis zum Beginn des HTML-Inhalts oder Bereich vom rechten Seitenrand bis zum Ende des HTML-Inhalts
    5. Platzieren Sie den Mauszeiger an der gewünschten Position im Textkörper der Vorlage, und klicken Sie auf die Schaltfläche Datum einfügen, um Datumsvariablen einzufügen.
      Sie können diese Schaltfläche mehrmals verwenden, um je nach gewählten Variablen verschiedene Datumstypen hinzuzufügen.
    6. Wählen Sie Blöcke hinzufügen aus.
      1. Um der Vorlage einen vorhandenen Dokumentblock hinzuzufügen, geben Sie in Suchblöcke den Namen eines vorhandenen Dokumentblocks ein, wählen Sie den Dokumentblock aus und wählen Sie Einfügen.
      2. Um der Vorlage einen neuen Dokumentblock hinzuzufügen, klicken Sie auf Neuen Block erstellen. Weitere Informationen finden Sie unter Dokumentblöcke in Dokumentvorlagen erstellen.
    7. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um das Inhaltsverzeichnis und die Seitenzahlen im Dokument, das aus einer HTML-Vorlage erstellt wird, automatisch zu generieren:
      1. Wählen Sie im Feld Inhaltsverzeichnis die Inhaltsverzeichniskonfiguration aus, die Sie auf die HTML-Vorlage anwenden möchten.
      2. Wählen Sie im Feld Seitenzahl die Seitenzahlenkonfiguration aus, die Sie auf die HTML-Vorlage anwenden möchten.
      3. Wählen Sie Inhaltsverzeichnis einfügen aus, und fügen Sie das Inhaltsverzeichnis-Makro an der gewünschten Position im Textkörper der HTML-Vorlage ein.
        Hinweis:
        Das Inhaltsverzeichnis-Makro wird nicht angezeigt, wenn die Inhaltsverzeichniskonfiguration nicht im Feld Inhaltsverzeichnis ausgewählt ist.
    8. Um Inhalte in Vorlagen mit dem Lokalisierungs-Framework zu übersetzen, wählen Sie Übersetzenaus.
      Weitere Informationen finden Sie unter Lokalisierungs-Framework für Dokumentvorlagen verwenden.
    9. Um Ihr Dokument zu speichern und im Formular HTML-Dokumentvorlage zu verbleiben, klicken Sie auf Speichern.
    10. Um zu speichern und zur Liste Alle Dokumentvorlagen zurückzukehren, wählen Sie Absenden.