Management von Mitarbeiterdokumenten für HR Service Delivery Mitarbeiterbereich

  • Freigeben Version: Washingtondc
  • Aktualisiert 1. Februar 2024
  • 3 Minuten Lesedauer

    • Employee Document Management stellt Speicherplatz, ein Archivierungssystem, die Möglichkeit zum problemlosen Abrufen von Dokumenten sowie Möglichkeiten zum Festlegen von Berechtigungen zur Anzeige von vertraulichen Dokumenten sowie zum Löschen von Dokumenten bereit.

    Weitere Informationen zu Employee Document Management finden Sie unter Management von Mitarbeiterdokumenten.

    Mit HR Service Delivery Mitarbeiterbereich Mitarbeiterdokumente erstellen oder hochladen

    Erstellen Sie mithilfe von HR Service Delivery Mitarbeiterbereich Mitarbeiterdokumente zu einem HR-Fall, oder laden Sie sie hoch.

    Vorbereitungen

    Erforderliche Rolle: sn_hr_ef.document_writer

    Prozedur

    1. Navigieren zu HR-Mitarbeiterbereich > Lists > Mitarbeiterdokumente > Alle.
      Alternativ können Sie ein Mitarbeiterdokument auch über den erstellen HR-Mitarbeiterbereich > Lists > HR-Profile.
    2. Klicken Sie auf Neu.
    3. Füllen Sie die Felder im Formular aus.
      Tabelle : 1. Formular Mitarbeiterdokument
      Feld Beschreibung
      Mitarbeiterdokument Mitarbeiterdokument, das hochgeladen werden soll.

      Klicken Sie auf Durchsuchen, um ein Mitarbeiterdokument hochzuladen.

      Die maximale Größe eines Dokuments ist standardmäßig 30 MB. Der Standardwert kann über das Feld Maximale Dateigröße in Megabyte für Uploads in den Eigenschaften für Mitarbeiterdokumente geändert werden. Weitere Informationen finden Sie unter Eigenschaften der Anwendung Employee Document Management.

      Nach Auswahl eines Dokuments zeigen die schreibgeschützten Felder die Dateigröße, das Dateiformat, das Erstellungsdatum und den Autor.

      Der Viewer innerhalb der UI unterstützt nur die Anzeige von PDF-Dokumenten. Andere Typen von Dokumenten können heruntergeladen und dann angezeigt werden.

      Verwenden Sie für optimale Suchergebnisse keine Bindestriche (-) im Namen des Dokuments. Vollständige Wörter, getrennt durch Leerzeichen oder Unterstriche, bieten bessere Ergebnisse.

      Um PDF-Dokumente anzeigen zu können, aktivieren Sie in den Eigenschaften für Mitarbeiterdokumente Ja unter „Dokument-Viewer“ aktivieren, um Vorschauen von PDF-Dokumenten anzuzeigen.
      Hinweis:
      FedRAMP, On-Premise-Kunden, Mobilgeräte, Kunden mit Unterstützung für Edge Encryption oder Verschlüsselung unterstützen nicht die Anzeige von Dokumenten.
      Beschreibung Beschreibung des Mitarbeiterdokuments.
      Mitarbeiter Name des Mitarbeiters, dem das Dokument zugeordnet ist.
      Dokumenttyp Dokumenttyp, dem das Mitarbeiterdokument zugeordnet ist.

      Dokumenttypen stellen Kategorisierungs-, Sicherheits- und Aufbewahrungsrichtlinien bereit.
      HR-Fall HR-Fallnummer, der das Mitarbeiterdokument zugeordnet ist, wenn es von einem HR-Fall verschoben wurde.
      Aufbewahrte Elemente löschen Status der Löschungsverzögerung eines Dokuments.
      • Genehmigung ausstehender Löschung: Wartet auf die Erteilung der Genehmigung zum Löschen von Dokumenten.
      • Löschung genehmigt: Für das Dokument ist die Berechtigung zur Planung der Löschung vorhanden.
      • Löschung abgelehnt: Für das Dokument wurde keine Genehmigung zum Löschen erteilt.
        Wichtig:
        Die Sicherheitsrichtlinie des Dokumenttyps bestimmt die Löschgenehmigung. Die folgenden Rollen haben die Berechtigung zum Ändern der Löschungsgenehmigung:
        • EF Administrator [sn_hr_ef.admin]
        • Manager in Employee File Management [sn_hr_ef.manager]
    4. Klicken Sie auf Speichern, um den Datensatz des Mitarbeiterdokuments zu erstellen.
      Die Registerkarte Audit-Pfad wird angezeigt.

      Liefert eine Ansicht aller Aktionen für ein Mitarbeiterdokument, von der Erstellung oder dem Upload bis zum Löschzeitpunkt.

    Mitarbeiterdokumente mithilfe von HR Service Delivery Mitarbeiterbereich verschieben

    Sie können Mitarbeiterdokumente von einem Fall in HR Service Delivery Mitarbeiterbereich in das Repository der Mitarbeiterdokumente verschieben. Das Repository der Mitarbeiterdokumente ist ein zentrales Repository, in dem Sie die Dokumente mit verschiedenen Sortierfunktionen schnell und einfach auffinden können.

    Vorbereitungen

    Erforderliche Rolle: sn_hr_ef.document_writer, sn_hr_core.case_writer

    Prozedur

    1. Navigieren zu HR-Mitarbeiterbereich > Lists > Alle HR-Anfragen > Alle.
    2. Wählen Sie einen Fall, dem Mitarbeiterdokumente angefügt wurden.
      Hinweis:
      In der Listenansicht ist es nicht möglich, HR-Fälle mit angefügten Mitarbeiterdokumenten zu identifizieren. Um einen HR-Fall zu finden, benötigen Sie die HR-Fallnummer oder die Angabe in „Geöffnet für Person”.
    3. Klicken Sie auf Anlagen verschieben.
      Mitarbeiterdokumente aus Agent Workspace nach Employee Document Management verschieben
    4. Im Fenster „Anhänge in Mitarbeiterdokumente verschieben”:
      1. Wählen Sie die Checkbox neben den Dokumenten, die Sie verschieben möchten.
      2. Wählen Sie den Dokumenttyp für jedes Dokument aus. Der Dokumenttyp bestimmt die Kategorisierung, wer auf das Dokument Zugriff hat, und die Aufbewahrungsrichtlinie. Wenn für das zugeordnete Themendetail kein Dokumenttyp angezeigt wird, erstellen Sie einen. Durch die Erstellung eines Dokumenttyps wird eine korrekte Kategorisierung gewährleistet.
      3. Klicken Sie auf Auswahl verschieben.
      Hinweis:
      Die Felder Ziel-Kompetenzzentrum und Themendetail können nur geändert werden, wenn das Dokument einem falschen HR-Falltyp hinzugefügt wurde.
      Mitarbeiterdokumente aus Agent Workspace nach Employee Document Management verschieben

    Ergebnisse

    • Die Mitarbeiterdokumente werden vom HR-Fall zum Repository der Mitarbeiterdokumente verschoben.
    • Klicken Sie zum Anzeigen einer Liste aller Mitarbeiterdokumente in der Spalte „Listen“ auf Mitarbeiterdokumente. Liste der Mitarbeiterdokumente
    • Die verschobenen Anhänge werden im kontextbezogenen Seitenbereich unter dem Symbol „Mitarbeiterdokumente” Symbol „Mitarbeiterdokumente” im Fall angezeigt.

      Verschobene Anhänge, die im kontextbezogenen Seitenbereich angezeigt werden