Traiter les demandes juridiques de l’accord de confidentialité

  • Rversion finale: Washingtondc
  • Mis à jour 1 févr. 2024
  • 4 minutes de lecture

    • En tant que membre de l’équipe d’assistance pour les contrats juridiques, traitez la demande juridique. Chargez le document révisé dans la demande et envoyez-le au demandeur à partir de la demande.

    Avant de commencer

    Le responsable du domaine d’activité ou le gestionnaire du groupe doit vous avoir affecté la demande. Si ce n'est pas le cas, vous pouvez ouvrir la demande pour l'affecter à vous-même ou à une personne du groupe.

    Rôle requis : sn_lg_cnt.contract_fulfiller

    Pourquoi et quand exécuter cette tâche

    En tant que collaborateur ajouté à une demande, vous pouvez y accéder et travailler dessus, tout comme les délégataires. Toutefois, vous ne pouvez pas modifier les champs Affecté à et Groupe d’affectation .

    Procédure

    1. Affectez-vous une demande juridique ou affectez-la à une personne de votre groupe d'affectation.
      Pour plus d'informations, voir Affecter une demande juridique
    2. Commencez à traiter une demande juridique.
      1. Accédez à la Tous > Demande juridique > Legal Counsel Center.
      2. Cliquez sur l'icône Liste (icône Liste).
      3. Sélectionnez l’option Demandes juridiques .
      4. Sélectionnez M'affecter.
      5. Ouvrez la demande juridique à partir de la liste.
      6. Sélectionnez Démarrer le travail
      L’état de la demande juridique devient Travail en cours.
    3. Dans l’onglet Listes , accédez à Demandes juridiques ou Demandes de contrat.
      OptionÉtapes
      En tant que délégataire
      1. Sélectionnez l’option Mes affectations .
      2. Sélectionnez une demande de contrat à traiter.
      En tant que collaborateur
      1. Sélectionnez l’option Collaborations .
      2. Sélectionnez une demande de contrat à traiter.
    4. Facultatif : Si vous avez besoin d'aide d'autres prestataires pour travailler sur la demande juridique, ajoutez-les dans le champ Collaborateurs.
      Remarque :
      Les utilisateurs disposant du rôle sn_lg_cnt.contract_fulfiller sont répertoriés dans le champ Collaborateurs .
      Les collaborateurs sont informés par e-mail qu'ils ont été ajoutés en tant que collaborateurs à une demande juridique.
    5. Facultatif : Dans la demande juridique, vous pouvez mettre à jour la liste de surveillance, Collaborateurs et Demandé pour.
      Toutes les modifications apportées à la liste de surveillance, aux collaborateurs et aux demandes sont synchronisées avec la demande de contrat. Toutefois, si vous mettez à jour les champs ci-dessus dans la demande de contrat, le changement ne sera pas resynchronisé avec la demande juridique
    6. Facultatif : Initiez une approbation ad hoc pour la révision du document de contrat lorsqu’une approbation est requise de la part d’autres personnes concernées.
      Pour plus d'informations, consultez Initier une approbation ad hoc pour la révision d’un document contractuel.
    7. Facultatif : Dans l'onglet Signataires, examinez les signataires du document de contrat et leur état.
      Si le document de contrat ne contient pas les derniers détails du signataire, un message s’affiche pour synchroniser les signataires. Sélectionnez Synchroniser les signataires pour mettre à jour le document de contrat avec les derniers détails du signataire. Pour plus d'informations, voir Mettre à jour et synchroniser les signataires
    8. Dans la section Activité, examinez les changements demandés par le demandeur et apportez les modifications nécessaires dans le document de contrat.
    9. Chargez le document de contrat révisé.
      1. Dans l’onglet Documents contractuels , sélectionnez Créer une révision.
      2. Dans la boîte de dialogue Télécharger la révision, sélectionnez un type de stockage et chargez une nouvelle révision de document.
        Les types de stockage disponibles sont les suivants :
        • Ordinateur - Sélectionnez Joindre un fichier et téléchargez le document révisé.
        • E-mail entrant : dans le champ Document, sélectionnez le document qui s’affiche en fonction d’une pièce jointe dans le flux d’activité.
        • Stockage externe : dans le champ Document, sélectionnez le document. Cette option ne s’affiche que si un stockage externe est configuré.
        Après avoir joint le fichier, dans la boîte de dialogue Créer une révision, vous pouvez télécharger, modifier le nom de la pièce jointe ou supprimer le fichier.
      3. Facultatif : Ajoutez des notes de travail pour fournir des informations sur le document joint.
      4. Sélectionnez Créer.
      Le document joint est ajouté à la demande. Le numéro de révision du dernier document est supérieur de 1 à celui du numéro de révision de document précédent. Le document est répertorié dans l’onglet Document de contrat .
    10. Facultatif : Pour tout changement dans la demande juridique, sélectionnez l’option Régénérer pour créer à nouveau le document de contrat.
      Pour plus d'informations, voir Régénérer le document contractuel après modification de la demande
    11. Configurez un e-mail aux personnes concernées pour demander que le document de contrat complété soit révisé et que les modifications soient confirmées.
      1. Sélectionnez Composer un e-mail.
      2. Dans l’onglet Nouveau brouillon d’e-mail , ajoutez les adresses e-mail des destinataires dans les champs À, Cc et Cci le cas échéant.
        Le champ Cc est automatiquement renseigné avec l’adresse e-mail du demandeur.
      3. Saisissez l’objet de l’e-mail dans le champ Objet .
        La brève description de la demande est renseignée par défaut.
      4. Dans le champ Pièces jointes , sélectionnez +Ajouter un fichier.
      5. Indiquez si le fichier source est votre ordinateur ou une pièce jointe à un enregistrement, puis sélectionnez le fichier à joindre.
        Si vous avez marqué une révision de document contractuel comme prête, elle est jointe à l’e-mail par défaut.
      6. Saisissez votre propre message dans le corps de l’e-mail ou copiez-collez le contenu d’un modèle de réponse par e-mail dans le corps de l’e-mail.
        À l’aide des modèles de réponse, vous pouvez insérer du contenu prédéfini dans le corps de l’e-mail. Sélectionnez l’icône du modèle de réponse ( icône Modèle de réponse.)et trouvez un modèle de réponse approprié en fonction de l’objet de votre e-mail. Copiez et collez le contenu du modèle dans le corps de l’e-mail.
        Remarque :
        Seuls les modèles de réponse configurés pour le canal d’e-mail sont disponibles. Pour plus d’informations, consultez Modèles de réponses configurés pour le canal d’e-mail.

        Pour plus d’informations, voir Communication par e-mail.

      7. Envoyez l’e-mail immédiatement ou indiquez qu’il doit être envoyé plus tard.
        • Pour envoyer l’e-mail immédiatement, sélectionnez Envoyer un e-mail.
        • Pour indiquer que l’e-mail doit être envoyé ultérieurement, sélectionnez Enregistrer comme brouillon.

          Si vous choisissez d’enregistrer l’e-mail comme brouillon, vous pouvez le modifier ultérieurement. Si une révision de document plus récente a été publiée, vous devrez remplacer cette révision par le document que vous avez joint.