Configurer un modèle de Microsoft Word document

  • Rversion finale: Washingtondc
  • Mis à jour 1 févr. 2024
  • 3 minutes de lecture

    • Chargez un document Word et ajoutez les participants avec lesquels vous avez besoin de signatures.

    Avant de commencer

    • Rôle requis : sn_cm_core.contract_config
    • Définissez les contrôles de contenu d’un Microsoft Word document.

    Procédure

    1. Accédez à la Tous > Modèles de documents.
    2. Sélectionnez Nouveau.
    3. Sélectionnez Modèle de document Word.
    4. Renseignez les champs suivants du formulaire :
      Tableau 1. Formulaire de modèle Word
      Champ Description
      Nom Nom du modèle de document Word.
      Table Les tables s'affichent en fonction du périmètre de l'application sélectionné.
      Catégorie Catégorie de document à laquelle le modèle est ajouté.
      Application Périmètre de l'application dans laquelle le modèle de document est créé.
      État État actuel du modèle de document.
      • Brouillon : indique que le modèle de document n'est pas encore publié.
      • Modification : indique que le modèle de document est en cours de modification après sa publication.
      • Publié : indique que le modèle de document peut être utilisé par des services et des tickets.
      Actif Option permettant d’activer le modèle de document Word en vue de son utilisation.
      Critères d'utilisateur Critères d'audience de ce document. Par exemple, vous pouvez créer une lettre destinée uniquement aux employés canadiens.
      Remarque :
      Lors de la définition de conditions telles que le respect de la casse ou les valeurs Null, consultez API GlideFilter - Scoped, Global.
      Type de signature Option permettant de spécifier l’application utilisée pour signer le document.
      • La valeur par défaut est aucune. Si aucune, le document ne sera pas déclenché pour signature. Si DocuSign ou AdobeSign est sélectionné, le document sera déclenché pour la signature électronique via des tickets.
      • Vous pouvez modifier le type de signature de Aucun à DocuSign ou Adobe Sign ou inversement, lorsque le modèle est à l’état Brouillon ou Modification.
        Remarque :
        Les types de signature ne sont disponibles que lorsque les modules d’extension d’intégration respectifs sont installés.
      Document Option permettant de charger la pièce jointe d’un fichier Word (.docx) uniquement.
      Format de date du modèle Format dans lequel vous souhaitez que la date apparaisse lorsqu’un agent prévisualise le document, génère la pièce jointe ou lance des tâches de document pour les participants.
      Remarque :
      • Lors de la signature à l’aide d’une application ServiceNow ou de l’application AdobeSign : Si aucune valeur n’est sélectionnée dans le format de date du modèle, la valeur spécifiée dans la propriété système template_date_format est prise en compte. Si le format de date du modèle et template_date_format propriété système sont vides, la valeur du champ Format de date du profil utilisateur de l’agent est prise en compte.
      • Lors d’une signature à l’aide d’une application DocuSign : le format de date sélectionné dans les paramètres de signature de l’application DocuSign est pris en compte par rapport au format de date du modèle dans le modèle Word configuré dans une instance ServiceNow.
      Langue du modèle Langue dans laquelle vous souhaitez que les jetons dynamiques soient traduits lorsqu’un agent prévisualise le document, génère la pièce jointe ou lance des tâches de document pour les participants.
      Remarque :
      • La langue du modèle est un champ obligatoire. La langue par défaut est aucune.
      • La fonctionnalité de traduction n’est disponible que lorsque des modules d’extension de langue sont installés sur l’instance ServiceNow .
      Modèle source Modèle source à partir duquel vous avez créé une copie du modèle actuel.
      Date de début Date à laquelle le modèle de document Word devient valide. Fournir une date de début est utile lors de la gestion de plusieurs versions du même modèle.
      Date de fin

      Date jusqu’à laquelle le modèle de document Word est valide. Fournir une date de fin est utile lors de la gestion de plusieurs versions du même modèle.

      Si les valeurs des champs Date de début et Date de fin sont vides, le modèle est toujours valide.

      Remarque :

      Si vous spécifiez une date de fin, vous devez également spécifier une date de début.
    5. Sélectionnez Envoyer.

    Que faire ensuite

    1. Pour ajouter des participants avec lesquels vous devez obtenir des signatures, reportez-vous à la section Créer des participants pour les modèles de documents.
    2. Pour créer des mappages de modèles, cliquez sur Analyser le document Word.
    3. Pour insérer des signatures, ouvrez un enregistrement Signature_ dans la liste connexe Mappages de modèles .
      1. Dans Type de champ Document, spécifiez Signature.
      2. Dans le champ Participant , spécifiez le participant avec lequel vous souhaitez obtenir la signature.
      3. Cliquez sur Mettre à jour.
      De même, mettez à jour les enregistrements suivants.
      • Signer
      • Date de signature
      • champ
      • Nom du signataire
      • E-mail du signataire
      • Titre du signataire
      Pour obtenir la liste complète, consultez Contrôles de contenu dans Modèles de documents Word
    4. Sélectionnez Publier.