Créer des participants pour les modèles de documents

  • Rversion finale: Washingtondc
  • Mis à jour 1 févr. 2024
  • 3 minutes de lecture

    • Définissez les actions et l'ordre des actions pour les participants. Le type d'action et d'ordre est pris en compte lors du lancement des tâches de documents.

    Avant de commencer

    • Vous devez définir les participants uniquement lorsque vous voulez utiliser le flux de modèle de document. Si vous souhaitez uniquement générer un document PDF, la définition des participants n'est pas obligatoire.
    • Ce contenu s'applique uniquement aux modèles de documents créés dans l'application Document Templates (sn_doc). L'application Document Templates est différente de HR Document Templates. Pour HR Document Templates, consultez Modèles de documents RH.
    • Rôle requis : sn_cm_core.contract_config

    Procédure

    1. Accédez à la Tous > Modèle de document > Tous les modèles de documents.
    2. Sélectionnez le modèle que vous souhaitez utiliser.
    3. Configurez le modèle requis, puis cliquez sur Soumettre.
    4. Dans la liste connexe Participants, cliquez sur Nouveau.
    5. Renseignez les champs suivants du formulaire :
      Champ Description
      Nom Nom d’affichage unique du participant mappé.
      Action Type d'action à effectuer par le participant, telle que Remplir, Signer ou Réviser.
      Important :
      En cas de signature ServiceNow, les actions Remplir et Examiner sont disponibles pour un modèle PDF. En cas de signature externe, l’action Signer est disponible pour les modèles de documents PDF et Word.
      Commande Ordre selon lequel une tâche doit être lancée pour que le participant effectue l'action.
      Utilisateur Mappage du champ d'utilisateur à un participant.
      Remarque :
      • Lorsque vous sélectionnez une valeur, le participant est considéré comme un utilisateur interne. Si les champs Nom du participant et E-mail du participant (facultatif pour l’utilisateur interne) sont renseignés avec le champ Utilisateur, la tâche de signature électronique sera envoyée au nom du participant et à l’adresse e-mail du participant, et non au nom et à l’adresse e-mail du champ Utilisateur.

        Si vous ne sélectionnez pas de valeur dans le champ Utilisateur, le participant est considéré comme un utilisateur externe (participant qui n’a pas accès au système ServiceNow). Pour ces participants, le nom du participant, l’adresse e-mail du participant doivent être spécifiés.

      • La valeur du champ Utilisateur est effacée lorsque vous enregistrez ou mettez à jour le modèle avec le champ de script avancé sélectionné.
      Nom du participant Option permettant de spécifier le nom lorsque le participant défini est un utilisateur externe.
      Remarque :
      • Lorsque vous sélectionnez une valeur dans le champ Utilisateur, le champ Nom du participant est un champ facultatif. Lorsque vous ne sélectionnez pas de valeur dans le champ Utilisateur, le champ Nom du participant est un champ obligatoire.
      • La valeur du champ Nom du participant est effacée lorsque vous enregistrez ou mettez à jour le modèle avec le champ de script avancé sélectionné.
      • Ce champ n’est disponible que lorsque le type de signature est AdobeSign ou DocuSign.
      E-mail du participant Option permettant de spécifier une adresse e-mail lorsque le participant défini est un utilisateur externe.
      Remarque :
      • Lorsque vous sélectionnez une valeur dans le champ Utilisateur, le champ E-mail du participant est un champ facultatif. Si vous ne sélectionnez pas de valeur dans le champ Utilisateur, le champ E-mail du participant est obligatoire.
      • La valeur du champ E-mail du participant est effacée lorsque vous enregistrez ou mettez à jour le modèle avec le champ Script avancé sélectionné.
      • Ce champ n’est disponible que lorsque le type de signature est AdobeSign ou DocuSign.
      Table Table (table sys_user ou toute table qui étend la table sys_user) à partir de laquelle vous choisissez de remplir les variables.
      Modèle de document Nom du modèle de document.
      Modèle de tâche de document Modèle sélectionné dans la table de tâches Modèle de document afin de renseigner des informations supplémentaires pour la tâche de document, telles que la description et la brève description des tâches de remplissage, de signature et de révision.
      Remarque :
      Si d'autres informations ne sont pas définies, les valeurs par défaut du modèle sont utilisées dans la tâche de modèle de document.
      Source de date d'échéance

      Date d’échéance de la tâche de document créée pour ce participant.
      Type de décalage de date

      La date d’échéance de la tâche de document est sélectionnée à partir de l’enregistrement de tâche. En outre, vous pouvez décaler la date d’échéance de jours, semaines ou mois.
      Script avancé Option permettant d'afficher le champ Script.
      Script Script indiquant les conditions du participant avec l’ID d’utilisateur, le nom du participant et l’e-mail du participant. Ce champ n'est activé que lorsque le champ Script avancé est sélectionné.
      Facultatif Lorsque cette option est activée, un participant est ignoré si l’utilisateur participant et l’e-mail du participant ne sont pas disponibles. Cette vérification est effectuée uniquement pendant l’exécution et non lors de la configuration du modèle.
    6. Cliquez sur Envoyer.

    Résultats

    Le participant est ajouté au modèle de document.