Profils RH au sein de l'organisation dans la version héritée de HR
Les enregistrements de profil RH stockent les données confidentielles des employés, telles que le nom, les coordonnées personnelles, les adresses e-mail, les expériences professionnelles et les contacts, dans la version de HR non incluse dans le champ d'application.
Les enregistrements de profil RH permettent à l'organisation d'accéder aux informations sur les employés et de les suivre tout au long de la période d'emploi et au-delà. Les enregistrements de profil RH sont associés aux enregistrements des utilisateurs, mais contrairement à ceux-ci, les enregistrements de profil RH sont stockés de façon confidentielle et ne sont pas accessibles au public.
Les enregistrements de profil RH sont créés dans le cadre d'un processus RH, comme le processus d'intégration. Le processus d'intégration par défaut crée un enregistrement de profil RH pour le nouvel employé et associe automatiquement l'enregistrement de profil à l'enregistrement utilisateur de l'employé lorsque le ticket d'intégration est approuvé.
Outre les informations utilisateur de base qui figurent également dans l'enregistrement utilisateur, le profil HR comprend les sections et les listes connexes suivantes.
| Section ou liste connexe | Description |
|---|---|
| Notes | Commentaires et notes de travail. |
| Informations sur l'emploi | Renseignements tels que l'état et le type d'emploi, le nombre d'employés et les dates de début et de fin. |
| Informations de contact | Renseignements tels que l'adresse, le numéro de téléphone, l'adresse e-mail personnelle. Certaines valeurs de champ sont copiées à partir du formulaire d'intégration. |
| Contacts en cas d'urgence | Une liste des contacts en cas d'urgence pour les employés. Un contact dans la liste est désigné comme contact principal et les autres peuvent être saisis en tant qu'options alternatives. |
| Expériences professionnelles | Liste des employeurs antérieurs et des dates d'emploi. |
| Les listes connexes suivantes sont automatiquement remplies. Vous pouvez afficher les enregistrements dans la liste, mais vous ne pouvez pas saisir de nouveaux enregistrements à partir de la liste connexe. | |
| Rapports directs | Liste des employés directement subordonnés à l'utilisateur. |
| Les collègues | Liste des autres employés qui ont le même responsable que l'utilisateur. |
| Tickets | Ouvrez des tickets RH pour l'utilisateur. |
Sécurité du profil RH et des tickets RH dans la version héritée de HR
Étant donné que les informations de profil RH sont sensibles et confidentielles, elles sont sécurisées et ne peuvent être consultées par l'administrateur du système. Il en va de même pour certaines informations contenues dans les tickets et les tâches RH.
Dans le système, les administrateurs système avec le rôle d'administrateur sont en mesure d'effectuer toutes les tâches et de voir toutes les données. Toutefois, les informations sur le profil RH sont confidentielles et ne doivent être consultées que par le personnel RH autorisé qui se voit attribuer un rôle qui comprend hr_profile_reader ou hr_profile_writer, comme hr_basic.
De même, pour les tickets et les tâches RH, seul le personnel RH autorisé devrait être autorisé à consulter les pièces jointes, les notes de travail et les commentaires, la description, le calendrier et la charge utile (si votre entreprise a configuré le formulaire pour afficher le champ Charge utile). Le personnel RH autorisé comprend ceux qui se voient attribuer un rôle avec hr_case_reader et hr_task_reader, comme hr_basic.
Par conséquent, l'accès à des données spécifiques sur le profil, les tickets et les tâches RH est restreint pour les utilisateurs ayant le rôle d'administrateur, qui ne peuvent pas les consulter.
Informations de profil RH auxquelles les administrateurs du système peuvent accéder
- Le numéro de profil RH et le préfixe de l'employé.
- Les informations sur l'emploi synchronisées avec l'enregistrement utilisateur [sys_user]. Ceci inclut le nom, le numéro d'employé, le département, le gestionnaire et l'emplacement.
- Les informations de contact professionnelles, telles que l'adresse e-mail professionnelle et le numéro de téléphone professionnel. Les informations personnelles sont masquées.
- Les commentaires. Les notes de travail sont masquées.
- Informations qui apparaissent dans les listes connexes suivantes.
- Contacts en cas d'urgence
- Expériences professionnelles
- Rapports directs
- Les collègues
- Tickets
Informations de tickets et tâches RH auxquelles les administrateurs du système peuvent accéder
Les administrateurs système peuvent consulter les informations utilisateur des employés, telles que l'emplacement et le département, ainsi que la brève description. Les activités telles que les changements d'état sont affichées dans le flux d'activités, mais les commentaires et les notes de travail sont masqués.
Lorsque l'administrateur système ouvre un ticket ou une tâche RH, un message décrit les informations qui ne sont pas affichées.
Emprunter l'identité d'un utilisateur
- Si l'utilisateur dont l'identité a été usurpée dispose d'un accès au profil RH, la liste de profil RH affiche un message indiquant que les enregistrements sont retirés en fonction des contraintes de sécurité. Aucun enregistrement de profil RH n'est répertorié.
- Pour tout utilisateur dont l'identité a été usurpée, le lien Mon profil en provenance du portail de service RH n'affiche aucune information de profil. Il n'affiche que des informations dans les listes connexes décrites ci-dessus.
Informations de profil personnalisées dans la version héritée de HR
Dans le cadre de la conception des processus RH, vous pouvez personnaliser la façon dont les informations du profil RH sont traitées. Gardez à l'esprit que certains des champs qui apparaissent sont référencés à partir de la table Utilisateur [sys_user].
Si vous détenez le rôle hr_admin, vous pouvez personnaliser les informations du profil RH.
Étendre les informations du profil
Vous pouvez collecter des informations de profil supplémentaires dans un tableau séparé. Par exemple, vous pouvez créer une table Dépendants qui étend la table Profil RH [hr_profile].
Étant donné que les informations de profil sont sensibles et confidentielles, l'administrateur du système ne peut pas les consulter. Pour en savoir plus, voir Sécurité du profil RH et des tickets RH dans la version héritée de HR.
Associer les profils aux enregistrements des utilisateurs
Un enregistrement de profil RH doit être associé à l'enregistrement de l'employé dans la table Utilisateur [sys_user], afin de garantir que les deux enregistrements de l'employé puissent être consultés de façon pratique. Lors de la création d'un enregistrement de profil RH, vous pouvez sélectionner l'enregistrement utilisateur à associer au profil.
Avec le processus d'intégration d'employé par défaut, cette association se produit automatiquement lorsqu'un enregistrement d'intégration est créé et approuvé. Il est d'usage de conserver l'association automatique pour les processus d'intégration que vous concevez.
Certains champs sont affichés dans les enregistrements utilisateur et de profil RH, mais ils ne se trouvent que dans l'une des tables, Utilisateur [sys_user] ou Profil RH [hr_profile]. Les champs suivants se trouvent dans la table Utilisateur [sys_user].
- Préfixe [introduction]
- Prénom [first_name]
- Deuxième prénom [middle_name]
- Nom de famille [last_name]
- Gestionnaire [manager]
- Département [department]
- Emplacement [location]
Le tableau suivant décrit les autres domaines synchronisés par la règle métier Synchronize fields to hr_profile.
| Champ Profil RH [hr_profile] | Champ Utilisateur [sys_user] | Notes |
|---|---|---|
| Poste [position] | Titre [title] | Le poste dans le profil RH est un champ référencé. Le message indiquant que le profil RH n'a pas pu être mis à jour s'affiche :
|
| Adresse du domicile [address] | Rue [street] | |
| Pays [country] | Code pays [country] | Bien que les noms de champ soient les mêmes, ces champs sont de types différents. Dans le profil RH, [country] est un champ de référence. Dans l'enregistrement utilisateur, [country] est une liste de choix. Le code de pays apparaît dans le formulaire Utilisateur à la place du nom du pays lorsque le pays sélectionné dans le profil RH ne figure pas dans la liste de choix. |
| E-mail professionnel [work_email] | E-mail [email] | Le profil RH contient les champs relatifs aux e-mails personnels et professionnels, tandis que l'enregistrement utilisateur ne contient que l'e-mail professionnel. |
Créer ou modifier un profil RH dans la version héritée de HR
Les employés peuvent modifier directement certaines informations dans leur profil RH, comme les coordonnées de contact en cas d’urgence, mais ils ne sont pas autorisés à modifier certains champs. Si les employés veulent modifier des informations qu’ils n’ont pas l’autorisation d’éditer, ils doivent soumettre des demandes aux RH pour effectuer les modifications.
Avant de commencer
Pourquoi et quand exécuter cette tâche
L'administrateur RH [hr_admin] peut configurer les champs de profil RH qu'un employé peut mettre à jour. L'employé soumet une demande de changement RH des informations des employés concernant des renseignements qui ne peuvent pas être mis à jour. Pour mettre à jour le profil RH lorsqu'une demande de changement des informations des employés vous est affectée, effectuez les étapes suivantes.
Procédure
Afficher le répertoire d'utilisateurs dans la version héritée de HR
Le répertoire d'utilisateurs RH est une vue du répertoire d'utilisateurs de l'entreprise avec les informations des tickets RH dans une liste connexe.
Avant de commencer
Pourquoi et quand exécuter cette tâche
Le répertoire d'utilisateurs d'entreprise se réfère aux enregistrements du tableau Utilisateur [sys_user].