Définitions

Flux d'états

Transitions personnalisées des flux d'états d'un état à l'autre dans les tableaux issus du tableau Tâche [task] Le système est configuré pour effectuer des travaux pendant les transitions vers des états spécifiques. Exemple d'une transition d'état : lorsque le champ État d'un ticket passe de l'état Prêt à Travail en cours.

Lorsque vous créez un flux d'états, le système remplace automatiquement les éléments de programmation habituels qui contrôlent les états des tâches par des règles métier personnalisables, des scripts clients et des actions d'interface utilisateur qui vous donnent un large éventail d'options de traitement. Vous pouvez configurer les transitions d'états personnalisées afin qu'elles s'effectuent automatiquement ou manuellement et dans n'importe quel ordre. Vous pouvez créer des règles métier et des actions d'interface utilisateur qui n'apparaissent et prennent effet que pour certains états.

Workflow

Un workflow fournit la même personnalisation des processus, cependant, les activités de workflow peuvent être basées sur des déclencheurs autres que les changements d'état. Si vous utilisez un workflow, vous définissez des activités pour modifier l'état, mais vous pouvez inclure d'autres activités telles que la définition d'une minuterie pour une action à effectuer, l'ajout de messages au flux d'activités, et le lancement d'un autre workflow.

Vous créez et modifiez des workflows dans l'éditeur de workflow, où l'ensemble du workflow est représenté graphiquement sur un seul écran, comme le montre cet exemple de workflow RH :

Comprendre les flux d'états et les workflows installés avec HR

Lorsque Human Resources est activé, des flux d'états et des workflows sont installés. Les flux d’états sont activés par défaut dans Ressources humaines > Administration > Configuration.

Les processus suivants ont défini les workflows :

Workflow RH de changement d'employé

Vérifie d'abord si une approbation est nécessaire. Si aucune approbation n'est nécessaire, ou lorsque l'approbation est obtenue, le profil est mis à jour et le ticket est clos. Si un changement est rejeté, le ticket est fermé en restant incomplet.

Workflow RH d'embauche d'employé

Crée automatiquement un profil RH et envoie une demande d'approbation. Lorsque l'approbation est obtenue, crée l'enregistrement de l'utilisateur, envoie un modèle d'e-mail de bienvenue au gestionnaire du nouvel employé et lance le workflow des tâches RH d'embauche d'employé. Lorsque les tâches sont terminées, ferme le ticket. Si le ticket d'intégration est rejeté, celui-ci est fermé en restant incomplet et le profil RH est noté comme étant inactif.

Tâches RH d'embauche d'employé

Lorsqu'il est lancé par le workflow d'intégration, celui-ci crée des tâches d'intégration et les affecte comme spécifié dans les propriétés de chaque tâche.

Workflow RH de départ d'employé

Envoie une demande d'approbation. Lorsque l'approbation est obtenue, lance le workflow des tâches RH de départ de l'employé. Lorsque la date de fin est atteinte et que les tâches sont fermées, le profil RH et les enregistrements utilisateur sont définis comme étant inactifs.

Tâches RH de départ d'employé

Lorsqu'il est lancé par le workflow de départ, celui-ci crée des tâches de départ et les affecte comme spécifié dans les propriétés de chaque tâche.

Acceptation des utilisateurs de tickets RH

Une fois qu'un agent RH a terminé un ticket, il invite l'utilisateur à examiner et accepter ou rejeter la résolution. Si l'utilisateur accepte la résolution ou ne répond pas sous deux jours ouvrables, il ferme le ticket. Si l'utilisateur rejette la résolution, l'agent RH est informé.

Vous pouvez afficher les flux d’états en accédant à Ressources humaines > Flux d'états. Chaque flux d'états indique l'état de départ et de fin lorsque celui-ci est traité. Si vous commencez à peine à utiliser HR, vous pouvez laisser les flux d'états activés et si les workflows ne sont pas modifiés, ils fonctionneront avec les flux d'états sans conflits.