Configuration dans la version héritée de HR

Gestion des services aux employés de Washington DC

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Gestion des services aux employés de Washington DC

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workflow

Employee

Configuration dans la version héritée de HR

Rversion finale: Washingtondc

Mis à jour 1 févr. 2024

9 minutes de lecture

Vous pouvez définir la configuration de l'application HR pour déterminer comment gérer les opérations quotidiennes, dans la version de HR non incluse dans le champ d'application.

Avant de commencer

Rôle requis : admin ou hr_admin

Pourquoi et quand exécuter cette tâche

Vous devez être dans le domaine global pour définir des options de configuration RH. Les administrateurs dans des domaines inférieurs au domaine global peuvent afficher la page Configurations, mais ne peuvent pas modifier les paramètres.

Procédure

Accédez à la Tous > RH • Administration > Administration > Configuration.
Les options de l'écran de configuration sont disposées dans une mise en page à plusieurs onglets, comme suit :
- L'onglet Processus de gestion contient des options pour configurer le cycle de vie de la demande, créer des catalogues et des demandes et configurer des notifications.
- L'onglet Affectation contient des options pour configurer l'affectation manuelle et automatique.
- L'onglet Compléments contient des options pour l'activation de la base de connaissances, des documents gérés et des activités de tâches.
- L'onglet Human Resources contient des options spécifiques pour l'application HR.
Une option de configuration est activée lorsque le commutateur est vert et basculé vers la droite. Toutes les options de configuration répertoriées dans la colonne Dépendance doivent être activées pour que l'option soit affichée.

Sélectionnez des configurations sur l'onglet Processus de gestion.

Tableau 1. Options de l'onglet Processus de gestion
Champ	Description	Dépendance
Cycle de vie
Méthode d'affectation des demandes	Sélectionnez la méthode d'affectation des demandes. à l'aide de l'affectation automatique : les demandes sont affectées automatiquement. à l'aide d'un workflow : sélectionnez le workflow pour l'affectation. manuellement : affectez manuellement les demandes. Remarque : L'état Affecté a été retiré du système de base. Lorsque vous avez des personnalisations qui utilisent l'état Affecté, importez-les dans votre version actuelle. Accédez à votre instance précédente, copiez votre état Affecté personnalisé (exportez-le au format XML) et importez-le dans votre instance actuelle.	Automatiser les flux d'états est activé sur l'onglet Ressources Humaines.
Utilisez ce workflow pour affecter des demandes	Sélectionnez le workflow pour affecter des demandes.	Automatiser les flux d'états est activé sur l'onglet Ressources Humaines.
Méthode d'affectation des tâches	Sélectionnez la méthode d'affectation des tâches : à l'aide de l'affectation automatique : les tâches sont affectées automatiquement. à l'aide d'un workflow : vous êtes invité à sélectionner le workflow que vous souhaitez utiliser pour l'affectation. manuellement : affectez manuellement les tâches.	Automatiser les flux d'états est activé sur l'onglet Ressources Humaines.
Utilisez ce workflow pour affecter des tâches	Sélectionnez le workflow pour affecter des tâches.	Automatiser les flux d'états est activé sur l'onglet Ressources Humaines.
Copier les notes de travail de la tâche dans la demande	Activez cette option pour synchroniser les notes de travail d'une tâche avec les notes de travail de la commande ou de la demande. Lorsque des notes de travail sont ajoutées à la tâche, les mêmes notes de travail apparaissent dans la commande ou la demande.	Automatiser les flux d'états est activé sur l'onglet Ressources Humaines.
Catalogue et création de demande
Créer ou mettre à jour les demandes par e-mail entrant	Activez cette option pour permettre aux messages électroniques entrants de créer ou de mettre à jour les demandes.
Les modèles créent un élément de catalogue dédié	Activez cette option pour permettre la publication automatique d'éléments de catalogue pour l'application.
Notification
Table Champ Destinataires	Configurez des notifications pour les modifications apportées aux tickets ou aux tâches RH. Table : sélectionnez si cette notification est envoyée pour un changement de demande ou de table de tâches. Champ : sélectionnez le champ qui doit changer pour que la notification soit déclenchée. Destinataires : sélectionnez les destinataires de la notification. Si vous sélectionnez un utilisateur spécifique ou un groupe spécifique, vous êtes invité à sélectionner un utilisateur ou un groupe. Saisissez autant de notifications que nécessaire. Pour supprimer une notification, cliquez sur l'icône supprimer (-) sur la droite.

Cliquez sur l'onglet Affectation et sélectionnez les configurations.

Tableau 2. Options de l'onglet Affectation
Champ	Description	Dépendance
Affectation manuelle
Affecter les demandes ou les tâches en fonction des zones de couverture des groupes d'affectation	Activez cette option pour limiter la sélection des groupes à partir des champs Groupe de distribution et Groupe d'affectation aux groupes qui couvrent l'emplacement de la tâche.
Affectation automatique / Planification
La sélection automatique d'agents tiendra compte du fuseau horaire pour les tâches	Activez cette option pour tenir compte du fuseau horaire de l'agent lors de l'affectation d'une tâche	Automatiser les flux d'états est activé sur l'onglet Ressources Humaines.
Facteurs supplémentaires
La sélection automatique d'agents tiendra compte de leur localisation	Activez cette option pour utiliser l'agent et l'emplacement lors de la détermination de la personne à laquelle la tâche sera affectée. Les agents plus proches de l'emplacement de la tâche sont prioritaires.	Automatiser les flux d'états est activé sur l'onglet Ressources Humaines. Méthode d'affectation des demandes : à l'aide de l'affectation automatique Méthode d'affectation des tâches : à l'aide de l'affectation automatique
La sélection automatique d'agents pour des tâches requiert qu'ils aient des compétences	Cette option détermine dans quelle mesure les compétences doivent être adaptées à une tâche lors de l'affectation automatique. Sélectionnez tous pour exiger qu'un agent affecté ait toutes les compétences nécessaires pour accomplir la tâche. Un agent auquel il manque une compétence est éliminé. Sélectionnez certains si vous voulez que les agents qui ont la plupart des compétences nécessaires puissent effectuer la tâche. Sélectionnez aucune pour affecter automatiquement des agents sans les compétences requises.	Automatiser les flux d'états est activé sur l'onglet Ressources Humaines. Méthode d'affectation des demandes : à l'aide de l'affectation automatique Méthode d'affectation des tâches : à l'aide de l'affectation automatique
La sélection automatique essaiera d'affecter le même agent à toutes les tâches d'une demande	Activez cette option pour affecter automatiquement toutes les tâches d'une demande au même agent.	Automatiser les flux d'états est activé sur l'onglet Ressources Humaines. Méthode d'affectation des demandes : à l'aide de l'affectation automatique Méthode d'affectation des tâches : à l'aide de l'affectation automatique

Cliquez sur l'onglet Compléments et sélectionnez les configurations.

Tableau 3. Options de l'onglet Compléments
Champ	Description	Dépendance
Documentation
Activer une base de connaissances dédiée	Activez cette option pour installer la base de connaissances pour l'application.
Activer les documents gérés	Activez cette option pour ajouter une liste connexe aux documents gérés.
Activer les activités de la tâche	Activez cette option pour enregistrer les interactions et les communications liées aux tâches, telles que les appels téléphoniques et les messages électroniques.
Tables de tâches associées
Sélectionner les tables associées	Cliquez sur Ajouter pour sélectionner plus de tables.

Cliquez sur l'onglet Human Resources et sélectionnez les configurations.

Remarque :

Si vous utilisez Microsoft Internet Explorer 8 ou 9, l'onglet Human Resources n'apparaît pas. Vous pouvez définir ces propriétés dans la table Propriétés système [sys_properties].

Tableau 4. Options de l'onglet Human Resources
Paramètre de configuration	Description
Les champs de profil RH que les utilisateurs ou responsables peuvent modifier sans approbation des RH incluent les suivants : <numéro des champs>	Sélectionnez les champs de profil RH qui sont modifiables. Cliquez sur Enregistrer pour quitter la boîte de dialogue de sélection et enregistrer vos modifications. Les champs relatifs aux informations personnelles que vous activez, tels que le nom, l'adresse et les coordonnées personnelles, sont modifiables par les employés directement dans leur profil RH. Par exemple, vous pouvez permettre aux employés de modifier leur adresse personnelle et leur adresse e-mail personnelle, mais pas leur nom ou leur statut matrimonial. Les champs sensibles et relatifs aux informations sur l'emploi marqués comme modifiables permettent au responsable de l'employé ou à un agent RH de soumettre une demande de changement d'un employé. Si seules les informations modifiables sont modifiées, le profil RH est mis à jour et le ticket RH qui est créé lorsque la demande est soumise est fermé.
E-mail de groupe des ressources humaines	Saisissez l'adresse e-mail pour l'équipe RH. Cette adresse e-mail se réfère au lien Contact RH sur le portail RH. Lorsqu'il est utilisé, un ticket RH est créé à l'aide d'une action sur e-mail entrant.
Automatiser les flux d'états	Activez cette option pour utiliser les flux d'états pour les tickets et les tâches RH. Désactivez-la pour utiliser uniquement les workflows pour automatiser l'état des tickets et des tâches RH. Si les flux d'états sont automatisés, les agents RH ne sont pas en mesure de modifier manuellement l'état des tickets et des tâches RH. Si les flux d'états ne sont pas automatisés, l'état des tickets et des tâches RH peut être modifié manuellement. En outre, les règles métier RH qui invoquent le processus de flux d'état sont inactives.
La priorité de ticket RH par défaut pour un utilisateur VIP est 2 - Élevée	Sélectionnez la priorité par défaut à affecter à un ticket RH qui est saisi pour un utilisateur VIP.

Cliquez sur Enregistrer.
Cliquer sur Enregistrer sur n'importe quel onglet enregistre tous les paramètres de configuration.

Configuration de champ modifiable de profil RH dans la version héritée de HR

Dans la configuration de Human Resources, une option fournit une liste des champs de profil RH dont la modification peut être activée. Comprenez la différence entre la façon dont les champs d'informations personnelles et ceux d'informations relatives à l'emploi sont mis à jour dans le profil RH en fonction de cette configuration.

En règle générale, les organisations permettent aux employés de mettre à jour certaines informations personnelles, mais pas les informations sensibles et relatives à l'emploi. Les agents RH ou le responsable de l'employé modifient les informations sensibles. Par exemple, les employés peuvent modifier leur adresse personnelle et leur adresse e-mail personnelle, mais c'est le responsable qui doit mettre à jour le poste lorsque l'employé est promu.

L'option Les champs de profil RH que les utilisateurs ou responsables peuvent modifier sans approbation des RH incluent les suivants : <numéro des champs> dans la configuration de Human Resources fournit la liste des champs de profil RH modifiables. La liste de champs suivante indique quels champs configurables contiennent des informations personnelles et lesquels contiennent des informations sensibles et relatives à l'emploi.

Champs d'informations personnelles	Champs d'informations sensibles et relatives à l'emploi
Adresse du domicile Ville du domicile Pays du domicile Téléphone à domicile État/Province du domicile Code postal du domicile Deuxième prénom E-mail personnel Téléphone mobile personnel Préfixe E-mail professionnel Mobile professionnel Téléphone professionnel	Date de naissance Département Numéro d'employé Date de fin d'emploi Date de démarrage d'emploi État de l'emploi Type d'emploi Origine ethnique Prénom Genre Nom Emplacement Type d'emplacement Gestionnaire État matrimonial Nationalité Préavis Lieu de naissance Position Date de fin de période d'essai Période d'essai Type d'heure

Dans la liste de champs d'options de configuration, tous les champs d'informations personnelles sont activés par défaut. Tous les employés peuvent ouvrir leur profil RH à partir du portail GRH et mettre à jour ces champs. Si vous ne voulez pas permettre aux employés de mettre à jour un ou plusieurs de ces champs, désactivez l'édition en décochant la case dans la liste configurable. Par exemple, il se peut que vous ne vouliez pas que les employés mettent à jour leur adresse e-mail ou leur numéro de téléphone.

Les ACL contrôlent les champs d'informations personnelles du profil RH, qui peuvent être modifiés lorsqu'un accès plus contrôlé est nécessaire.

Les champs relatifs aux informations sur l'emploi que vous activez à des fins d'édition permettent au responsable d'un employé de mettre à jour le champ. Toutefois, le responsable ne peut pas ouvrir le profil RH de l'employé. Le responsable doit soumettre une demande de modification des informations de l'employé avec les renseignements mis à jour. Lorsque la demande de modification des champs modifiables est présentée, le workflow Changement d'employé RH exécute les actions suivantes.

Ouvre un ticket RH.
Met à jour le profil RH de l'employé
Clôture le ticket RH.

Pour mettre à jour les champs de profil RH qui ne sont pas modifiables, les employés ou leurs responsables soumettent une demande de modification d'informations des employés. Un ticket RH est créé et le workflow Changement d'employé RH est lancé. Le workflow exige que la demande de changement soit approuvée. Lorsqu'elle est approuvée, les champs sont mis à jour et le ticket RH est fermé.