Explorer Gestion des contrats Pro
Apprenez-en plus à l’aide d’un Gestion des contrats Pro exemple de workflow et examinez les avantages qu’il peut apporter.
Vue d'ensemble de Gestion des contrats Pro
Gestion des contrats Pro est une solution de gestion du cycle de vie des contrats facile à utiliser et à adopter. Vous pouvez l’utiliser pour configurer des modèles de documents de contrat, des clauses, des variations de clauses et initier des demandes de contrat. Il prend également en charge les signatures électroniques et les systèmes de stockage externes.
Les composants de Gestion des contrats Pro sont les suivants :
Gestion des contrats Pro avantages
| Avantage | Fonctionnalité | Utilisateurs |
|---|---|---|
| Gérez efficacement une bibliothèque de variations de clauses. | Gestion des clauses | Configurateur de contrat |
| Créez des modèles de contrat ou des lettres types utilisés pour générer des contrats ou des documents en fonction d’une demande soumise. | Modèles de documents Word | Configurateur de contrat |
| Ajoutez des contrôles de contenu qui agissent comme un espace réservé pour le contenu des Microsoft Word documents sur MacOS les systèmes et Windows les systèmes utilisant un complément. Les contrôles de contenu ne peuvent être ajoutés manuellement que sur un Windows système. | Microsoft Word complément pour ServiceNow les contrats | Configurateur de contrat |
| Demandes d’initiation libre-service ou non en libre-service de contrat. | Demandes de contrats en libre-service et non en libre-service | Utilisateur du contrat |
| Gestion d’une demande de contrat en libre-service | Utiliser la demande de contrat en libre-service | Utilisateur de contrat, Prestataire de contrat |
| Révisions, approbations et signature pour une demande de contrat non en libre-service | Utiliser une demande de contrat non en libre-service | Utilisateur de contrat, Prestataire de contrat |
Workflow Gestion des contrats Pro
L’exemple de workflow de bout en bout suivant montre comment différents utilisateurs peuvent travailler ensemble pour configurer les données de base et soumettre, examiner et finaliser des demandes de contrat.
Gestion des contrats Pro En tant que configurateur, procédez comme suit pour configurer le workflow de bout en bout.
- Le configurateur de contrat crée un type de contrat et l’associe à un modèle de contrat.
- Le configurateur de contrat crée des clauses et leurs variantes à utiliser dans les modèles de documents.
- Le configurateur de contrat crée des modèles de documents utilisés pour générer le document de contrat.
- Le configurateur de contrat configure des espaces réservés pour les signataires.
- Le configurateur de contrat termine le mappage de modèle pour renseigner automatiquement les informations utilisées dans le modèle de contrat.
- Le configurateur de contrat publie le modèle de document pour le rendre disponible.
- Le configurateur de contrat crée une règle de sélection de modèle pour identifier le modèle de contrat à utiliser pour générer le document de contrat pour la demande de contrat.
- Le configurateur de contrat crée une règle de signataire interne pour mapper le signataire à un modèle à l’aide de mappages de signataires.
- Le configurateur de contrat définit le référentiel de contrat dans lequel les contrats sont stockés et mappe les données ajoutées au document contractuel.
- Le configurateur de contrat crée une règle de référentiel de contrat pour configurer les rappels des contrats arrivant à échéance.
- Le configurateur de contrat configure le stockage externe pour stocker les documents de contrat signés et leurs révisions.
- Le configurateur de contrat configure les fournisseurs de signature électronique pour permettre aux signataires de signer électroniquement des documents de contrat.
Flux de travail de demande de contrat papier propre (libre-service)
Un exemple de workflow pour une demande de contrat en libre-service (sur papier) peut se dérouler comme suit :
- L’utilisateur de contrat lance une demande de contrat. Pour plus d'informations, voir Initier une demande de contrat
- Lorsqu’il n’y a pas d’erreur de validation, la demande de contrat est créée à l’état Travail en cours.
- En cas d’erreurs de validation des signataires, le demandeur de contrat les résout et soumet à nouveau la demande de contrat.
- Le document de contrat est généré à partir d’un modèle de contrat et les métadonnées, clauses et signataires sont ajoutés dynamiquement selon des conditions prédéfinies.
- La demande de contrat est affectée automatiquement (à l’aide de la règle d’affectation) ou manuellement à un prestataire de contrat.
- L’utilisateur du contrat modifie les demandes de changement et régénère le document de contrat.
- Le demandeur de contrat prévisualise le contrat généré et, si aucune modification n’est requise, l’envoie aux signataires.
- Le document de contrat est stocké dans l’instance ou le ServiceNow stockage externe selon la configuration.
- Tous les signataires soumettent les signatures requises. Si le signataire refuse le document, il est renvoyé au demandeur pour être retravaillé et envoyé à nouveau pour signature.
- Si la signature est refusée, l’utilisateur qui travaille sur la demande de contrat génère un nouveau document et le renvoie pour signature.
- Le contrat signé est joint à l’enregistrement de la demande de contrat.
- Le contrat signé est stocké sur l’instance ServiceNow ou un système de stockage externe et référencé dans le référentiel du contrat. Le demandeur et les membres du département peuvent accéder au document contractuel signé à partir du référentiel Contrats.
- Le demandeur de contrat peut annuler une demande de contrat lorsque l’état est Brouillon, Nouveau, En attente d’approbation, En attente de signature et Travail en cours.
Document de tiers (non libre-service) : examen du contrat, demande de contrat : workflow
Un exemple de workflow pour une demande de contrat papier (non libre-service) de tiers peut se dérouler comme suit :
- Le demandeur de contrat initie une demande de contrat à partir de l’espace de travail. Pour plus d'informations, consultez Initier une demande de contrat.
- La demande de contrat est créée à l’état Brouillon.
- L’utilisateur de contrat télécharge un ou plusieurs contrats uniques et leurs documents de support et les classe.
- Le prestataire de contrat examine le document contractuel joint à la demande de contrat.
- Si nécessaire, le prestataire reclasse le contrat et les pièces justificatives.
- Le prestataire de contrat apporte les modifications nécessaires aux documents contractuels.
- Le prestataire de contrat charge le contrat révisé dans la demande de contrat.
- Le prestataire de contrat envoie par e-mail le document de contrat révisé aux contacts de tiers.
- Le demandeur initie une approbation ad hoc.
- Si des modifications sont requises, elles sont appliquées et une nouvelle révision de document est créée.
- Affichez les réponses des contacts de tiers dans le flux d’activité de la demande de contrat.
Plusieurs itérations de révisions entre votre société et le tiers peuvent être nécessaires avant que le document contractuel ne soit finalisé par toutes les parties.
- Le prestataire de contrat prépare les signatures en spécifiant la commande dans le cas de plusieurs documents de contrat, en ajoutant les champs requis par le système de signature électronique configuré et en envoyant le document de contrat pour signature.
- Tous les signataires soumettent les signatures requises.
- Si la signature est refusée, l’utilisateur qui travaille sur la demande de contrat génère un nouveau document et le renvoie pour signature.
- Le contrat signé est stocké sur l’instance ServiceNow ou un système de stockage externe et référencé dans le référentiel du contrat. Le demandeur et les membres du département peuvent accéder au document contractuel signé à partir du référentiel Contrats.