Créer et configurer des participants

  • Rversion finale: Washingtondc
  • Mis à jour 1 févr. 2024
  • 3 minutes de lecture

    • Ajoutez et configurez les participants qui agissent en tant qu’espace réservé pour les utilisateurs qui seront affectés en tant que signataires d’un document de contrat.

    Avant de commencer

    Un Microsoft Word document doit avoir été téléchargé et analysé pour fournir des clauses pour le modèle de contrat. Pour plus d'informations, consultez Créer un modèle de contrat.

    Rôle requis : sn_cm_core.contract_config

    Avant de commencer

    • Rôle requis : sn_cm_core.contract_config

    Procédure

    1. Accédez à la Tous > Structure de base des contrats > Administration du contrat > Modèles de contrats.
    2. Ouvrez un modèle de contrat.
    3. Dans la liste connexe Participants, cliquez sur Nouveau.
    4. Renseignez les champs suivants du formulaire :
      Champ Description
      Nom Affichez le nom du participant mappé.
      Action Type d’action à effectuer par le participant, telle que signer.
      Commande Ordre selon lequel une tâche doit être lancée pour que le participant effectue l'action.
      Utilisateur Mappage du champ d’utilisateur à un participant.
      Remarque :
      • Lorsque vous sélectionnez une valeur, le participant est considéré comme un utilisateur interne. Lorsque les champs Nom du participant et E-mail du participant (facultatif pour l’utilisateur interne) sont renseignés avec le champ Utilisateur, la tâche de signature électronique est envoyée au nom du participant et à l’adresse e-mail du participant, et non au nom et à l’adresse e-mail du champ Utilisateur.

        Lorsque vous ne sélectionnez pas de valeur dans le champ Utilisateur, le participant est considéré comme un utilisateur externe (participant qui n’a pas accès au système ServiceNow). Pour ces participants, spécifiez le nom du participant, l’adresse e-mail du participant et le titre du participant.

      • La valeur du champ Utilisateur est effacée lorsque vous enregistrez ou mettez à jour le modèle avec le champ de script avancé sélectionné.
      Nom du participant Option permettant de spécifier le nom lorsque le participant défini est un utilisateur externe.
      Remarque :
      • Le nom et l’e-mail du participant sont obligatoires si vous ne sélectionnez pas de valeur dans le champ Utilisateur .
      • La valeur du champ Nom du participant est effacée lorsque vous enregistrez ou mettez à jour le modèle avec le champ de script avancé sélectionné.
      • Ce champ n’est disponible que lorsque le type de signature est AdobeSign ou DocuSign.
      E-mail du participant Option permettant de spécifier une adresse e-mail lorsque le participant défini est un utilisateur externe.
      Remarque :
      • Le nom et l’e-mail du participant sont obligatoires si vous ne sélectionnez pas de valeur dans le champ Utilisateur .
      • La valeur du champ E-mail du participant est effacée lorsque vous enregistrez ou mettez à jour le modèle avec le champ Script avancé sélectionné.
      • Ce champ n’est disponible que lorsque le type de signature est AdobeSign ou DocuSign.
      Titre du participant Option permettant de spécifier le titre lorsque le participant défini est un utilisateur externe.
      Remarque :
      • La valeur du champ Titre du participant est effacée lorsque vous enregistrez ou mettez à jour le modèle avec le champ de script avancé sélectionné.
      • Ce champ n’est disponible que lorsque le type de signature est AdobeSign ou DocuSign.
      Table Table (sys_user table ou toute table qui étend sys_user table) à partir de laquelle vous choisissez de remplir les variables.
      Modèle de document Nom du modèle de document.
      Modèle de tâche de document Modèle sélectionné dans la table de tâches Modèle de document afin de renseigner des informations supplémentaires pour la tâche de document, telles que la description et la brève description des tâches de remplissage, de signature et de révision.
      Remarque :
      Si d'autres informations ne sont pas définies, les valeurs par défaut du modèle sont utilisées dans la tâche de modèle de document.
      Source de date d'échéance Date d’échéance de la tâche de document créée pour ce participant.
      Type de décalage de date La date d’échéance de la tâche de document est sélectionnée à partir de l’enregistrement de tâche. En outre, vous pouvez décaler la date d’échéance de jours, semaines ou mois.
      Script avancé Option permettant d'afficher le champ Script.
      Script Script indiquant les conditions des participants avec l’ID d’utilisateur, le nom du participant, l’adresse e-mail du participant et le titre du participant. Ce champ n'est activé que lorsque le champ Script avancé est sélectionné.
      Facultatif Lorsque cette option est activée, un participant est ignoré si l’utilisateur participant et l’e-mail du participant ne sont pas disponibles. Cette vérification est effectuée uniquement pendant l’exécution et non lors de la configuration du modèle.

      Pour en savoir plus sur les contrôles de contenu, reportez-vous à Ajouter des contrôles de contenu dans un Microsoft Word document.

    5. Cliquez sur Envoyer.

    Résultats

    Le participant est ajouté au modèle de document.