Resolver reservas recorrentes automaticamente

  • Versão de lançamento: Washingtondc
  • Atualizado 1 de fev. de 2024
  • 3 min. de leitura

    • Ao fazer uma reserva recorrente, somente a disponibilidade da primeira ocorrência é verificada. É possível que uma ocorrência futura da reunião ocorra em conflitos. Para evitar esses conflitos, ao programar uma reserva recorrente, a aplicação Workplace Reservation Management tenta resolver automaticamente todos os conflitos recorrentes.

    Antes de Iniciar

    Os administradores podem optar por resolver automaticamente os conflitos de reserva recorrentes no nível do módulo Reservável.
    Nota:
    Certifique-se de ter habilitado as opções Permitir reservas recorrentes e Resolver conflitos recorrentes automaticamente no formulário do Módulo reservável. Para obter mais informações, consulte Configurar um módulo reservável.

    Se você estiver atualizando de uma versão anterior do Workplace Reservation Management e se tiver atualizado o layout do formulário antes, será necessário editar a exibição do formulário novamente para exibir o campo Resolver conflitos recorrentes automaticamente.

    A aplicação tenta encontrar um espaço alternativo automaticamente para ocorrências em conflito com base na seguinte lógica:
    • Quando mapas de piso estão disponíveis, o aplicativo tenta encontrar um espaço mais próximo da mesma capacidade, depois procura um com mais capacidade e, por último, um com menos capacidade.
    • Quando nenhum mapa de piso está disponível, o aplicativo encontra um espaço alternativo na mesma área ou no mesmo piso.
    • Espaços favoritos são priorizados em relação ao "local" (na mesma área ou próximos).
    • A aplicação pesquisa um espaço do mesmo tipo.
    • A aplicação pesquisa um espaço com serviços padrão semelhantes.
    • O funcionário é notificado por meio da página Resumo da reserva e por e-mail quando a aplicação atribui um espaço alternativo.
    Nota:
    A opção de adicionar serviços extras não está disponível para reservas recorrentes.

    Função necessária: administrador

    Procedimento

    1. Navegar até Todos > Workplace Reservation Management > Administração > Módulo reservável.
    2. Navegar até Workplace Core > Portal de serviços do local de trabalho > Página inicial do Portal de serviços do local de trabalho > Fazer uma reserva.
    3. Crie uma reserva.

      Para obter mais informações sobre como criar uma reserva, consulte Criar uma reserva.

      Por exemplo, dois usuários do local de trabalho, Abel Tutor e Abel L, criam reservas. Abel L cria uma reserva para terça-feira, 22/11, das 10h às 12h na sala A1-02-01.

    4. Selecione Recorrente para fazer uma reserva recorrente.
    5. Faça as mudanças necessárias e envie a reserva.

      Criar uma reserva recorrente

    6. Outro usuário do local de trabalho (Abel Tutor) faz uma reserva recorrente.
      O Abel Tutor faz a reserva para a semana de 21/11 a 25/11 das 9h às 15h para o mesmo espaço (Sala A1-02-01). Para obter mais informações, consulte a etapa 3.
    7. Depois de enviar a reserva, observe que o usuário (Abel Tutor) agora está atribuído a um espaço diferente para a terça-feira, pois ele já foi reservado por Abel L na Etapa 3.

      O novo espaço fica visível na página de resumo da reserva. Quando as ocorrências de reserva conflitantes são resolvidas, o aplicativo tenta atribuir um novo local de trabalho, data e hora no mesmo módulo ou um espaço alternativo é atribuído para a data e hora existentes. Você também será notificado por e-mail.

      O estado Novo espaço indica que um novo espaço foi atribuído devido a uma reserva em conflito.

      Nota:
      Quando uma reserva recorrente conflitante é resolvida automaticamente, seu status é mostrado na tabela Reserva e a coluna Subtipo de reserva é definida como Exceção.
    8. Se a propriedade Resolver conflitos recorrentes automaticamente estiver definida como falsa ou não habilitada no módulo Reservável e você tentar fazer uma reserva (consulte a Etapa 3), ocorrerão reservas conflitantes se o mesmo espaço for reservado por outro usuário do local de trabalho.
      Nesses casos, espera-se que o funcionário resolva os conflitos de reserva manualmente, encontrando um espaço, data e hora alternativos.
    9. Ao exibir os detalhes de uma reserva conflitante, o funcionário pode encontrar um espaço e tempo alternativos usando a opção Recorrências na página Resumo da reserva.

      Página de resumo da reserva mostrando conflitos na reserva e a opção para encontrar outro espaço disponível.

    10. Selecione as opções necessárias na lista suspensa Ações na página Resumo da reserva:
      • Mudar ocorrência da reserva
      • Cancelar ocorrência
      • Cancelar série
      • Compartilhar reserva
    11. Nas notificações por e-mail recebidas, selecione a opção Exibir série de reservas para atualizar o espaço e a hora de uma reserva em conflito.
    12. Encontre um espaço ou tempo disponível e crie uma reserva.
    13. Envie a reserva.
      Se a opção Resolver conflitos recorrentes automaticamente estiver habilitada, a reserva recorrente conflitante em uma série será resolvida e o usuário será atribuído a um espaço disponível. Quando esta opção não está habilitada, os usuários do local de trabalho devem atualizar manualmente o tempo e o espaço de uma determinada reserva.