Criar reserva para vários itens do local de trabalho
Reserve vários itens do local de trabalho para a mesma data e hora em uma única reserva.
Antes de Iniciar
Por Que e Quando Desempenhar Esta Tarefa
Reserve vários itens do local de trabalho ao mesmo tempo, para você ou em nome de outras pessoas.
Antes de reservar uma sala ou mesa, verifique a disponibilidade do item selecionado usando a exibição Programação. Revise os serviços padrão que estão disponíveis com os itens do local de trabalho.
Procedimento
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Navegue até a página Fazer uma reserva a partir de qualquer um dos seguintes pontos de partida.
Local Etapas No navegador de aplicações Navegar até Workplace Reservation Management > Portal > Nova reserva. De Portal de serviços do Workplace - Navegar até Workplace Core > Portal de serviços do local de trabalho > Página inicial do Portal de serviços do local de trabalho.Nota:Você também pode gerar uma solicitação do Central do funcionário. Na página inicial, navegue até Local de trabalho > Procurar todos os locais de trabalho e selecione o serviço de local de trabalho.
- Abra o portal de reservas e siga um destes procedimentos:
- Clicar Reservas > Fazer uma reserva.
- Selecione Fazer uma reserva diretamente na página inicial.
- Selecione Nova reserva geral no catálogo de serviços do Workplace.
- Selecionar Catálogo > Procurar por categorias > Services Catalog do local de trabalho.Nota:Se houver vários catálogos configurados no portal, vá para a lista Catálogos e selecione Services Catalog do local de trabalho.
- Selecionar Gestão de reservas > Nova reserva geral.
- Selecionar Catálogo > Procurar por categorias > Services Catalog do local de trabalho.
A página Fazer uma reserva é aberta em uma nova guia. - Navegar até Workplace Core > Portal de serviços do local de trabalho > Página inicial do Portal de serviços do local de trabalho.
- Selecione o tipo de itens do local de trabalho, como Mesas, Salas de reunião, Estacionamento e assim por diante.
- Opcional:
Depois de selecionar o módulo reservável que você deseja reservar, para pesquisar todos os espaços disponíveis, selecione Procurar tudo.
Por padrão, a opção Procurar tudo está selecionada.
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Pesquise um item do local de trabalho que você deseja reservar usando os seguintes critérios disponíveis.
- Edifício: nome do edifício.
Os nomes de edifício e os nomes de local são classificados em ordem alfabética ou classificados de acordo com a Ordem que você configurou nas tabelas Prédios e Regiões. Quando uma ordem de classificação é configurada para um edifício ou região, os nomes e os locais do edifício são classificados de acordo. Se o valor de Ordem de classificação não for especificado para um item, os itens serão listados na parte superior da lista (em ordem crescente) e, em seguida, classificados em ordem alfabética. Os nomes do edifício e dos locais são classificados em ordem alfabética com base no nome do rótulo. Por exemplo, Edifício A, Edifício B e assim por diante.
- (Opcional) Andar: andar do edifício em que você deseja fazer uma reserva. O administrador de reservas pode indicar por módulo se um funcionário pode pesquisar um andar.
Os nomes dos andares são classificados em ordem alfabética ou os valores são classificados com base na ordem de classificação indicada. Você pode configurar a Ordem de classificação na tabela Pisos. Se o valor de Ordem de classificação não for especificado para um item, os itens serão listados na parte superior da lista (em ordem crescente) e, em seguida, classificados em ordem alfabética. Os nomes do piso são classificados em ordem alfabética com base nos nomes e rótulos.
- Data e hora de início: data e hora em que você começará a usar o item do local de trabalho. A hora é exibida com base no fuso horário do edifício selecionado. Nota:A seleção de data futura ou passada é restrita e não aplicável se você selecionou uma reserva baseada em turno.
- Os funcionários não terão permissão para selecionar uma data e criar uma reserva se a data e a hora de início excederem o valor de Máximo de dias no futuro. Este valor é configurado no módulo Reservável. O valor Máximo de dias no futuro especifica o número máximo de dias no futuro até os quais o módulo Reservável pode ser reservado. Para obter mais informações, consulte Configurar um módulo reservável.
Quando Máximo de dias no futuro está habilitado, os funcionários não podem selecionar uma data após a data máxima permitida. As datas no seletor de data do calendário estão desabilitadas para datas que estão muito distantes no futuro.
Nota:Se o valor Máximo de dias no futuro não estiver habilitado, a seleção de data não será restrita e será baseada no valor do Número máximo de ocorrências configurado no módulo Reservável. Para obter mais informações, consulte Configurar um módulo reservável. - Se um funcionário inserir manualmente uma data inválida maior do que a especificada no valor Máximo de dias no futuro, a aplicação redefinirá a data para a data atual. O funcionário é informado usando uma dica da ferramenta sobre o máximo de dias no futuro.
- Os funcionários não terão permissão para selecionar uma data e criar uma reserva se a data e a hora de início excederem o valor de Máximo de dias no futuro. Este valor é configurado no módulo Reservável. O valor Máximo de dias no futuro especifica o número máximo de dias no futuro até os quais o módulo Reservável pode ser reservado. Para obter mais informações, consulte Configurar um módulo reservável.
- Data e hora de término: data e hora em que você deixaria de usar o item do local de trabalho. A hora é exibida com base no fuso horário do edifício selecionado.
Os funcionários não terão permissão para selecionar uma data e criar uma reserva se a data e a hora de término excederem o valor máximo de dias no futuro configurado no módulo Reservável. O valor Máximo de dias no futuro especifica o número máximo de dias no futuro até os quais o módulo Reservável pode ser reservado.
Se um funcionário inserir manualmente uma data inválida maior do que a especificada no valor Máximo de dias no futuro, a aplicação redefinirá a data para a data atual. O funcionário é informado usando uma dica da ferramenta sobre o máximo de dias no futuro.
Nota:Se o valor Máximo de dias no futuro não estiver habilitado, a seleção de data não será restrita e será baseada no valor do Número máximo de ocorrências configurado no módulo Reservável. Para obter mais informações, consulte Configurar um módulo reservável. - Recorrente: opção para reservar os itens do local de trabalho de forma recorrente. Especifique o número de dias e o número de vezes que você deseja repetir a reserva em uma série recorrente.
Para reservas semanais, selecione os dias da semana para a reserva. A opção Recorrente é exibida com base na configuração que o administrador definiu. Além disso, se houver conflitos de reserva recorrentes, eles serão resolvidos automaticamente se o administrador tiver configurado o mesmo.
Nota:A adição da opção de serviços extras não está disponível para reservas recorrentes.- Se o administrador tiver definido um limite para o máximo de dias que você pode reservar no futuro, não será possível selecionar dias no futuro além da data definida pelo administrador. Um aviso é exibido sobre a limitação.
- Por exemplo, se o administrador limitou os dias do futuro a 45 dias, você não poderá selecionar uma data além de t45 dias ao fazer uma reserva recorrente. O número de dias disponíveis para a opção Término nesta data será diferente com base nas seleções Diária, Semanalou Mensal. A data e hora de término especificadas para recorrente são usadas para a hora de término da reserva.
Tabela 1. Reserva recorrente quando o valor máximo de datas futuras for de 45 dias Repetir Duração Número de duração Selecionar diariamente Selecione Para ou Até na lista suspensa. Se você selecionou Para, a aplicação mostrará oNúmero de dias como 1 e o máximo de 45 dias. No caso de Até, a aplicação mostra o<current date> junto com o fuso horário selecionado (por exemplo: Europa/Paris).
Selecionar Semanalmente Selecione os dias da semana conforme necessário. Para este exemplo, todos os dias da semana estão selecionados (segunda, terça e assim por diante) (Opcional) Você também pode selecionar Por ou Aténa lista suspensa Últimos.
No caso de Para, o número de semanas é mostrado como 1 junto com o máximo de 6 semanas. No caso de Até, o campo Termina nesta data mostra o fuso horário selecionado junto com a duração de repetição de seis vezes por semana.
Selecionar mensalmente Selecione Até na lista suspensa Últimos. O campo Término nesta data mostra o fuso horário selecionado e a duração da repetição como mensal 2 vezes. - Se essa limitação não for definida pelo administrador nos próximos dias, você poderá selecionar qualquer data. No entanto, depende de quantas ocorrências você tem permissão para fazer.
- Dia inteiro: selecione esta opção para reservar o item do local de trabalho por um dia inteiro. Esta opção será exibida se o administrador do local de trabalho tiver habilitado a configuração de reserva de dia inteiro no tiposelecionado. As horas de início e término da reserva dependem dos horários definidos pela sua organização. A opção Dia inteiro também está disponível na página de Detalhes do espaço. Nota:A aparência da opção Dia inteiro depende da configuração do administrador. Se o administrador tiver imposto a reserva de dia inteiro para o tiposelecionado, a reserva será feita automaticamente para o dia inteiro. Você só pode modificar a data de início da reserva.
- Adicionar outro edifício: reserve vários itens do local de trabalho em vários edifícios em diferentes fusos horários para a mesma data e hora em uma única reserva.Nota:Esta opção estará disponível se você tiver marcado a caixa de seleção Permitir várias reservas em Módulo reservável > Configuração do módulo reservável guia. Para obter mais informações, consulte Criar reservas de vários edifícios.
- Edifício: nome do edifício.
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Pesquise um item do local de trabalho que você deseja reservar usando os seguintes critérios disponíveis.
- Opcional:
Para pesquisar espaços disponíveis perto de uma pessoa, selecione Procurar perto de uma pessoa.
Nota:Esta opção aparecerá somente se a propriedade Habilitar navegação perto de uma pessoa do módulo reservável estiver habilitada. Para obter mais informações, consulte Configurar um módulo reservável.
A propriedade Número máximo de dias para navegação perto de uma pessoa do módulo reservável pode ser configurada para reservar um espaço perto de um colega pelo número máximo de dias. O valor padrão desta propriedade é 7. A opção Procurar perto de uma pessoa é exibida somente quando a opção Habilitar navegação perto de uma pessoa está selecionada no Módulo reservável. O sistema conta o número máximo de dias para navegação perto de uma pessoa a partir da data atual (dia 1). Portanto, 7 dias incluirão a data atual (dia 1) e os próximos 6 dias do calendário disponíveis.
Para obter mais informações, consulte Configurar um módulo reservável.
- Você gostaria de sentar-se ao lado de quem?: selecione o usuário ou colega para o qual você deseja reservar um espaço próximo.
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Especifique os detalhes a seguir para pesquisar o espaço mais adequado próximo a um colega ou membro da equipe.
Nota:Você não pode criar uma reserva Recorrente se estiver fazendo uma reserva perto de um membro ou colega de equipe.
- Selecione uma das datas de reserva: datas de reserva para fazer uma reserva. Nota:No caso, se o seu colega tiver um perfil do local de trabalho, todas as datas (intervalo de datas) especificadas no Número máximo de dias para procurar perto de uma pessoa serão exibidas. No caso, se não houver perfil do local de trabalho, somente as datas de reserva disponíveis, se aplicáveis, serão mostradas para um colega ou membro da equipe. Depois de selecionar as datas, os funcionários podem reservar espaços disponíveis. Espaços privados não estão disponíveis para seleção.As datas são visíveis, com base nas seguintes considerações:
- Máximo de dias especificado na propriedade Número máximo de dias para navegação perto de uma pessoa do módulo reservável. Para obter mais informações, consulte Configurar um módulo reservável.
- Data e hora de início e Data e hora de término: se a reserva de vários dias estiver habilitada, os funcionários poderão selecionar uma data no intervalo da reserva de vários dias de um colega ao fazer uma reserva.
Por exemplo, se Máximo de dias para vários dias for 10 e você tentar fazer uma reserva por 15 dias, a aplicação mostrará um erro de validação. Você só tem permissão para fazer uma reserva para os próximos 10 dias a partir da data atual.
Para obter mais informações, consulte Criar uma reserva de vários dias
- Selecionar um dos espaços reservados: esta opção mostrará espaços dedicados e espaços reservados que não estão marcados como privados para um colega ou membro da equipe com um perfil de local de trabalho. No caso, se o usuário ou colega selecionado não tiver um perfil do local de trabalho, somente os espaços reservados disponíveis (se aplicável) serão exibidos. Nota:Se um colega tiver um espaço atribuído permanentemente e também tiver feito uma reserva para o mesmo dia ou tiver várias reservas, o funcionário poderá selecionar qualquer um desses espaços para fazer uma reserva próximo ao colega.
- Data e hora deinício: hora de início da reserva. A hora é exibida com base no fuso horário do edifício selecionado.
Se um funcionário tiver uma reserva de vários dias, os campos Data e hora de início e Data e hora de término mostrarão o intervalo de datas especificado para uma reserva de vários dias.
- Data e hora detérmino: hora de término da reserva. A hora é exibida com base no fuso horário do edifício selecionado.
- Dia inteiro: selecione esta opção para reservar o item do local de trabalho por um dia inteiro. As horas de início e término da reserva dependem dos horários definidos pela empresa. Você não pode mudar a hora de término. Esta opção será exibida se o administrador do local de trabalho tiver habilitado a configuração de reserva de dia inteiro no local de trabalho selecionado.Nota:O valor padrão da propriedade Máx. de dias para vários dias é 1 e, quando definido como 1, é permitido reservar apenas um dia ou o dia inteiro. Se o valor desta propriedade for maior que 1, somente reservas de vários dias serão permitidas e a reserva de um único dia não poderá ser feita. O Dia inteiro também está desabilitado no portal de reservas. Para obter mais informações, consulte Criar uma reserva de vários dias.
- Selecione uma das datas de reserva: datas de reserva para fazer uma reserva.
- Opcional:
Para pesquisar todos os espaços disponíveis em uma área, selecione Procurar por área.
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Especifique os detalhes a seguir para pesquisar o espaço mais adequado em uma área.
- Edifício: nome do edifício.
Os nomes de edifício e os nomes de local são classificados em ordem alfabética ou classificados de acordo com a Ordem que você configurou nas tabelas Prédios e Regiões. Quando uma ordem de classificação é configurada para um edifício ou região, os nomes e os locais do edifício são classificados de acordo. Se o valor de Ordem de classificação não for especificado para um item, os itens serão listados na parte superior da lista (em ordem crescente) e, em seguida, classificados em ordem alfabética. Os nomes dos edifícios e dos locais são classificados em ordem alfabética com base nos nomes. Os itens com Ordem estão listados abaixo. Por exemplo, Edifício A, Edifício B e assim por diante. Para obter mais informações sobre a ordem de classificação, consulte Adicionar um edifício usando Workplace Space Management.
- Área: área do edifício onde você deseja reservar um espaço.
As áreas são classificadas em ordem alfabética ou classificadas de acordo com a Ordem que você configurou na Tabela de Áreas. Quando uma Ordem de classificação é configurada para uma área, ela é classificada de acordo. Se o valor de Ordem de classificação não for especificado para um item, os itens serão listados na parte superior da lista (em ordem crescente) e, em seguida, classificados em ordem alfabética. Os nomes de área são classificados em ordem alfabética com base no nome do rótulo. Os itens com Ordem estão listados abaixo.
- Data e hora de início: data e hora em que você começaria a usar o item do local de trabalho. A hora é exibida com base no fuso horário do edifício selecionado. Nota:Os funcionários não terão permissão para selecionar uma data e criar uma reserva se a data de início e a hora de término excederem o número máximo de datas futuras especificadas no módulo Reservável. Para obter mais informações, consulte a etapa 3a.
- Data e hora de término: data e hora em que você pararia de usar o item do local de trabalho. A hora é exibida com base no fuso horário do edifício selecionado.Nota:Os funcionários não terão permissão para selecionar uma data e criar uma reserva se a data de início e a hora de término excederem o número máximo de datas futuras especificadas no módulo Reservável. Para obter mais informações, consulte a etapa 3a.
- Recorrente: opção para reservar o item do local de trabalho de forma recorrente. Selecione este campo e especifique o número de dias e o número de vezes que você deseja repetir a reserva. Para reservas semanais, selecione os dias da semana para a reserva. A opção Recorrente é exibida ou oculta com base nas configurações da opção Permitir reservas recorrentes na página do módulo Reservável.
Se a opção Resolver conflitos recorrentes automaticamente estiver habilitada no formulário do módulo Reservável, a aplicação tentará resolver automaticamente os conflitos de reserva recorrentes. Para obter mais informações sobre como resolver reservas recorrentes em conflito, consulte Resolver reservas recorrentes automaticamente.
- Dia inteiro: selecione esta opção para reservar o item do local de trabalho por um dia inteiro. As horas de início e término da reserva dependem dos horários definidos pela empresa. Você não pode mudar a hora de término. Esta opção será exibida se o administrador do local de trabalho tiver habilitado a configuração de reserva de dia inteiro no tiposelecionado.
- Edifício: nome do edifício.
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Especifique os detalhes a seguir para pesquisar o espaço mais adequado em uma área.
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Clique em Pesquisar.
Os itens do local de trabalho disponíveis que correspondem aos critérios de pesquisa são exibidos.Nota:Ao navegar perto de uma pessoa, se houver espaços privados, eles não serão exibidos no resultado da pesquisa.Nota:Você pode alternar entre a guia de exibição de cartão e a guia de exibição de programação para revisar a disponibilidade de itens do local de trabalho. Se sua organização usa provedores de mapas internos, como Indoor Mapping ou Mappedin, use a exibição de mapa para fornecer locais interativos e orientação para locais de trabalho. O Indoor Mapping é um provedor de mapas integrado ao WSD, enquanto o Mappedin é um provedor de mapas de terceiros que está integrado ao WSD. Mapas DXF não são compatíveis.
- Opcional:
Classifique os itens do local de trabalho em ordem alfabética ou usando um filtro com a opção Mostrar filtro.
Você também pode classificar os itens do local de trabalho para exibir seus locais favoritos primeiro. Para exibir a opção, você deve ter acesso a Central do funcionário e também ter locais favoritos. Seus locais favoritos são exibidos primeiro em ordem alfabética, seguidos pelos outros locais que correspondem aos critérios de pesquisa.
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Selecione o item do local de trabalho que você deseja reservar usando uma das opções a seguir.
- Clique em Adicionar.
- Se você selecionou a guia Exibição de programação, clique em Adicionar.
- Se você selecionou a guia Exibição de mapa, selecione qualquer espaço que esteja na cor verde e clique em Adicionar.
- Selecione Avançar.
-
No formulário, preencha os campos.
Tabela 2. Formulário de Detalhes da reserva Campo Descrição Assunto da reserva Assunto da sua reunião. Tornar todos os detalhes do espaço privados Opção para tornar todos os espaços selecionados privados. Nota:A opção é exibida com base na configuração de privacidade de local do(s) espaço(s) selecionado(s).Se você selecionou vários espaços, também pode especificar sua preferência de privacidade para cada espaço individualmente, usando a opção Marcar detalhes do espaço como privados abaixo de cada espaço no formulário.
Tornar assunto privado Opção para marcar o assunto da reserva como privado. Reservar esses itens juntos para a mesma pessoa Selecione esta opção para reservar todos os locais de trabalho para o mesmo usuário. Esta reserva é para Se você estiver solicitando uma reserva em nome de outra pessoa, selecione o nome dessa pessoa. Deixe este campo em branco se estiver solicitando uma reserva para você. Número de participantes Número de pessoas esperadas para a reunião. Adicionar convidados a esta reserva Nota:Esta seção será exibida somente se o administrador tiver habilitado a configuração para convidar participantes para este local de trabalho. Esta opção não aparecerá se a opção Número de participantes for exibida.Convidar colegas de trabalho Selecione os funcionários que você deseja convidar para a reserva. Convidar visitante externo Opção para convidar visitante externo. Nota:Esta opção aparecerá somente se você tiver a aplicação Workplace Visitor Management instalada.- Se você já registrou o visitante antes, faça o seguinte:
- Selecione Visitante anterior.
- No campo Selecionar um visitante anterior, selecione o visitante.
Você também pode visualizar os detalhes do visitante e modificar todos os detalhes, se necessário. Os detalhes são atualizados automaticamente em todos os registros relacionados ao visitante e registros de registro.
- Se você estiver registrando o visitante pela primeira vez, faça o seguinte:
- Selecione Adicionar novo visitante.
- Selecione o tipo de visitante.
- Se for um convidado especial, habilite o VIP.
- Insira o Nome do visitante.
- Insira o Sobrenome do visitante.
- Especifique o endereço de e- mail do visitante para enviar detalhes de registro e comunicações.
- Insira o Número de telefone do visitante.
- Insira os detalhes da organização do visitante.
- Insira o Título do visitante.
- Especifique informações privadas na seção Anotações privadas.
- Selecione suas preferências nas Preferências do visitante e Preferências de notificação.
- Clique em Salvar e adicionar para adicionar o visitante.
Tópico de confidencialidade Natureza da sua reunião. Selecione Privado se quiser realizar uma reunião confidencial. Nota:Quando você marca uma reunião como Privada, o assunto Reserva se torna oculto para outras pessoas e é exibido como **privado**. Somente você ou a pessoa para quem você solicitou esta reunião pode ver o assunto. - Se você já registrou o visitante antes, faça o seguinte:
- Clique em Enviar reserva.
Resultado
Se os itens não exigirem aprovação, os itens do local de trabalho selecionados serão reservados. O status da solicitação é atualizado para Confirmado.
Se algum dos itens precisar de aprovação, sua solicitação será enviada ao aprovador. O status da solicitação é atualizado para Aguardando aprovação.
O que Fazer Depois
- Para exibir, editar ou cancelar suas reservas, consulte Compartilhar, modificar ou cancelar uma reserva.
- Para exibir, adicionar ou remover convidados da reserva, faça o seguinte:
- Na página Resumo da reserva, selecione a guia Convidados.
- Para mudar o local de qualquer convidado, faça o seguinte:
- Marque a caixa de seleção ao lado do convidado.
- Selecionar Ações > Atribuir a.
Você também pode selecionar o ícone de ações (ícone
) ao lado dos detalhes do convidado.
- No campo Atribuição de novo local, selecione o local para onde você deseja mover o convidado.
- Clique em Enviar atualização.
Um e-mail é enviado aos convidados sobre as mudanças na reserva.
- Para adicionar ou remover um convidado, faça o seguinte:
- Na página Resumo da reserva, selecione Ações > Mudar detalhes da reserva.
- Na página de detalhes da reserva, vá para a seção Adicionar convidados a esta reserva.
- Para adicionar um convidado, selecione o nome do convidado na lista de pesquisa.
- Para remover um convidado, clique no ícone de remoção (
de remoção) próximo ao nome do convidado.
- Clique em Atualizar detalhes da reserva.
Se você adicionou um convidado, um e-mail será enviado ao convidado com os detalhes da reserva. Se você removeu um convidado, será enviado um e-mail informando que a reserva foi cancelada.