Integration mit Smartsheet

  • Freigeben Version: Yokohama
  • Aktualisiert 30. Januar 2025
  • 5 Minuten Lesedauer

    • Durch die Integration Ihrer Anwendung Software Asset Management in die Anwendung Smartsheet können Sie Ihre Softwareabonnements nachverfolgen und nicht verwendete Lizenzen zurückfordern.

    Wichtig:
    Minimieren Sie Sicherheitsrisiken und schützen Sie Informationen, indem Sie nur den erforderlichen Anwender- oder API-Berechtigungen Zugriff gewähren.
    Tabelle : 1. Minimale Benutzerberechtigungen
    Prozess Erforderliche Anwenderrolle in der Anwendung Smartsheet Authentifizierungsbereiche
    Abonnements herunterladen Administrator Keine
    Rufen Sie die Anwenderaktivität ab Administrator Keine
    Abonnement zurückfordern Administrator Keine

    Erstellen Sie ein Smartsheet API-Zugriffstoken

    Erstellen Sie ein API-Zugriffstoken für die Authentifizierung von Smartsheet API-Anforderungen.

    Vorbereitungen

    Smartsheet Erforderliche Rolle: admin

    Prozedur

    1. Öffnen Sie in einem Webbrowser Smartsheet.
    2. Melden Sie sich mit Ihren Smartsheet -Anmeldeinformationen an.
    3. Wählen Sie im Header der Seite Smartsheet das Account-Symbol ( Account-Symbol.) und dann Apps und Integrationenaus.
    4. Wählen Sie im Dialogfeld „Persönliche Einstellungen“ die Option API-Zugriffaus.
    5. Wählen Sie unter API-Zugriffstoken verwalten die Option Neues Zugriffstoken generieren aus.
    6. Wenn Sie dazu aufgefordert werden, geben Sie im Feld Name des API-Zugriffstokens einen Namen für Ihr API-Zugriffstoken ein, und wählen Sie OKaus.
      Smartsheet generiert Ihr API-Zugriffstoken automatisch und zeigt es an. Aus Sicherheitsgründen wird dieses API-Zugriffstoken nur einmal angezeigt.
    7. Kopieren Sie Ihr API-Zugriffstoken, und speichern Sie es zur späteren Verwendung an einem sicheren Ort.
    8. Wählen Sie OK.

    Smartsheet-Integrationsprofile erstellen

    Erstellen Sie ein Smartsheet -Integrationsprofil, um -Softwareabonnements nachzuverfolgen und die Lizenzierung für Ihre Smartsheet -Anwendungen zu optimieren.

    Vorbereitungen

    Zum Erstellen eines Smartsheet -Integrationsprofils fordern Sie das Plugin Software Asset Management - SaaS-Lizenzmanagement (sn_sam_saas_int) im ServiceNow Storean.

    ServiceNow Erforderliche Rolle: sam_integrator oder admin

    Wichtig:
    Sie müssen das Kontrollkästchen Smartsheet-Spoke für diese Integration aktivieren, während Sie optionale Funktionen auf der Seite Application Manager installieren. Weitere Informationen zur Auswahl der erforderlichen SaaS-Anwendungen finden Sie unter SaaS-Lizenzmanagement anfordern.

    Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

    Wenn Sie Software-Asset-Arbeitsbereichverwenden, ist die Option zum Erstellen des Integrationsprofils Smartsheet in Core-UI inaktiv.

    Prozedur

    1. Navigieren Sie zum -Integrationsprofil.
      SchnittstelleAktion
      Core-UI
      1. Navigieren zu Alle > Software Asset > SaaS-Lizenz > Profile für direkte Integration.
      2. Wählen Sie Neu.
      3. Wählen Sie Smartsheet-Integrationsprofilaus.
      Software-Asset-Arbeitsbereich
      1. Navigieren zu Lizenzvorgänge > Anwenderabonnements > Direkte Integrationsprofile.
      2. Wählen Sie Neu.
      3. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Smartsheet aus.
      4. Wählen Sie Fortsetzen.
    2. Füllen Sie die Felder des Formulars aus.
      Tabelle : 2. Formular „Integrationsprofil“.
      Feld Beschreibung
      Anzeigename Name des Integrationsprofils.

      Beispiel: Integration von Smartsheets.
      Status Status des Integrationsprofils.
      • Wenn Sie das Integrationsprofil nicht veröffentlicht haben, wird dieses Feld automatisch auf Entwurffestgelegt.
      • Wenn Sie das Integrationsprofil bereits veröffentlicht haben, wird dieses Feld automatisch auf Veröffentlichtgesetzt.
      Profiltyp Integrationsprofiltyp.

      Dieses Feld wird automatisch auf Smartsheet-Abonnementfestgelegt.
    3. Zeigen Sie die erforderlichen Anwenderrollen oder API-Berechtigungen an, um Sicherheitsrisiken zu minimieren und SaaS-Lizenzen zu optimieren.
      Hinweis:
      Weitere Informationen finden Sie unter Tabelle der minimalen Benutzerberechtigungen.
      1. Vergewissern Sie sich im Abschnitt „Subflow zum Herunterladen von Abonnements“, dass das Feld „Subflow“ auf Smartsheet-Download-Abonnementsfestgelegt ist.
        Hinweis:
        Das Kontrollkästchen Abonnements herunterladen ist standardmäßig aktiviert und kann nicht deaktiviert werden.
      2. Stellen Sie im Abschnitt „Subflow für Aktivitätsberechnung“ sicher, dass das Feld „Subflow“ auf Benutzeraktivität für Smartsheet-Aktualisierungfestgelegt ist.

        Das Kontrollkästchen Download-Aktivität ist standardmäßig aktiviert. Wenn Sie diese Option löschen, wird die geplante Aktivitätsaufgabe SAM - Refresh <displayname> Events nicht erstellt.

        Wichtig:
        Um eine detaillierte Ereignisnachverfolgung zu ermöglichen, erwerben Sie ein Add-on für die Ereignisberichterstellung bei Smartsheet.
        Im Feld Anwenderaktivität analysieren können Sie auch das Datum und die Uhrzeit auswählen, ab dem Sie die Anwenderaktivität analysieren möchten. Standardmäßig können Sie die Anwenderaktivität bis zu 60 Tage vor dem aktuellen Datum analysieren und Ereignisse anzeigen, die von einzelnen Anwendern ab dem Zeitpunkt der Erstellung dieses Profils durchgeführt wurden.
        Hinweis:
        Software Asset Management ruft die Ereignisse ab dem Zeitpunkt ab, zu dem Sie die Analyse der Anwenderaktivität starten, unabhängig vom Datum der Profilerstellung.
        Sie können diesen Wert im Feld Letzter Aktivitätsschwellenwert Ihrer Softwarereklamationsregeln ändern. Weitere Informationen finden Sie unter Überprüfen Sie eine Softwarereklamationsregel.
      3. Stellen Sie im Abschnitt „Subflow Abonnement zurückfordern“ sicher, dass das Feld Subflow auf Smartsheet Abonnement zurückfordernfestgelegt ist.
        Hinweis:
        Das Kontrollkästchen Abonnements zurückfordern ist standardmäßig aktiviert. Wenn Sie Abonnements nicht zurückfordern möchten, können Sie dieses Kontrollkästchen deaktivieren. Wenn Sie diese Option löschen, werden die Entfernungskandidaten erstellt, aber der Subflow zum Zurückfordern des Abonnements wird nicht ausgelöst oder der Reklamationsprozess nicht initiiert.
    4. Wählen Sie Speichern, nachdem Sie alle erforderlichen Felder ausgefüllt haben.
      Ihre Instanz ServiceNow erstellt einen Integrationsprofilentwurf. Das -Integrationsprofil verwendet die Subflows Smartsheet Abonnements herunterladen, Smartsheet Benutzeraktivität aktualisieren und Smartsheet Abonnement zurückfordern, um Benutzerdaten aus der Anwendung Smartsheet abzurufen.

      Das Feld Verbindung und Anmeldeinformationen wird angezeigt und automatisch auf sn_smrtsheet_spoke.Smartsheetfestgelegt.

    5. Öffnen Sie den Datensatz „Aliasse für Verbindungen und Anmeldeinformationen“, indem Sie das Vorschausymbol ( Vorschausymbol.) neben dem Feld „Verbindung und Anmeldeinformationen“ und dann Datensatz öffnen in der Datensatzvorschau auswählen.
    6. Wählen Sie im Formular „Aliasse für Verbindungen und Anmeldeinformationen“ den zugehörigen Link Neue Verbindung und Anmeldeinformationen erstellen aus.
    7. Füllen Sie die Felder im Dialogfeld aus.
      Tabelle : 3. Dialogfeld „Verbindungen und Anmeldeinformationen erstellen“.
      Feld Beschreibung
      Name Name der Verbindung
      API-Schlüssel API-Schlüssel für Ihre Anwendung Smartsheet.

      Geben Sie einen API-Schlüssel im Format api-access-token ein, wobei <api-access-token> das API-Zugriffstoken ist, das Sie in Smartsheeterstellt haben.
    8. Wählen Sie Erstellen aus.
      Sie kehren automatisch zum Integrationsprofil zurück.
    9. Wählen Sie im Formular „Integrationsprofil“ Verbindung validieren aus, um die Verbindungs- und Anmeldeinformationsdetails dieser Integration zu überprüfen.
    10. Nachdem die Verbindung verifiziert wurde, wählen Sie Veröffentlichenaus.
    11. Wählen Sie im Dialogfeld „Bestätigung veröffentlichen“ die Option OKaus.
      Hinweis:
      Wenn Sie das Kontrollkästchen Download-Aktivität deaktivieren, nachdem das Integrationsprofil veröffentlicht wurde, müssen Sie die Verbindungen erneut validieren und das Integrationsprofil anschließend erneut veröffentlichen, da die folgenden Ereignisse eintreten:
      • Das Feld Status im Formular „Integrationsprofil“ ändert sich in Entwurf.
      • Im Formular wird die Schaltfläche „Verbindung validieren“ angezeigt.
      • Der aktuelle Auftrag SAM - Refresh <displayname> Activity wird gelöscht.

    Nächste Maßnahme

    Nachdem die Integration hergestellt wurde, erstellt Ihre Instanz ServiceNow automatisch Softwaremodelle, Reklamationsregeln und Softwareabonnements, die täglich aktualisiert werden.

    Wenn Sie mehrere Integrationsprofile mit eindeutigen Verbindungen einrichten möchten, erstellen Sie untergeordnete Aliasse, um verschiedene Konfigurationen und Einstellungen für jedes Integrationsprofil zu verwalten. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen Sie einen untergeordneten Alias, um mehrere Integrationsprofile einzurichten.

    Überprüfen Sie alle automatisch generierten Reklamationsregeln, um Anwenderabonnements zurückzufordern. Weitere Informationen finden Sie unter Überprüfen Sie eine Softwarereklamationsregel.

    Erstellen Sie Softwareberechtigungen für die automatisch generierten Softwaremodelle, um verwendete Software im Vergleich zu eigener Software nachzuverfolgen.
    Der Abgleich wird für Ihre Abonnements auch als geplante Aufgabe oder bei Bedarf ausgeführt. Sie können Ihre Abgleichergebnisse in der Lizenz-Workbench (Software Asset Management klassische Anwendung) oder in der Ansicht Lizenznutzung (Software Asset Workspace) anzeigen. Verwenden Sie diese Ergebnisse, um Ihre Position bei der Lizenz-Compliance zu bestimmen und etwaige Nichteinhaltungen zu beheben.