Vous pouvez recevoir une demande d'un agent RH exigeant de soumettre des documents, tels que des reçus ou des documents juridiques, dans la version de HR non incluse dans le champ d'application.
Avant de commencer
Rôle requis : admin
Pourquoi et quand exécuter cette tâche
Par exemple, si vous demandez le remboursement de frais de scolarité, l'agent RH a besoin d'une copie du reçu de paiement des frais de scolarité pour soumettre la demande de remboursement. Lorsque la documentation est requise, une tâche est générée pour que vous joigniez les documents, et vous recevez une notification par e-mail.
Si vous avez une copie digitale du document demandé lorsque vous recevez la notification par e-mail, vous pouvez répondre à la notification et joindre le fichier à l'e-mail de réponse. Le système la joint à la tâche et ferme celle-ci pour vous. La procédure suivante décrit comment la joindre au ticket RH dans le système.
Procédure
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Lorsque vous recevez une notification relative à des documents requis, numérisez ou téléchargez les documents sur votre ordinateur.
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Effectuez l'une des actions suivantes.
| Option | Description |
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| Pour répondre à partir de la notification par e-mail |
Cliquez sur le lien vers la tâche qui se trouve dans l'e-mail de notification. Le formulaire Tâche RH s'ouvre. La Description détaille le document nécessaire. Cliquez sur l'icône de pièce jointe et joignez les documents, puis cliquez sur Mettre à jour. |
| Pour accéder à la tâche dans le portail de services RH |
Sélectionnez Mes tâches et procédez comme suit.
- Ouvrez la demande qui exige la documentation. Vous voyez un message en haut indiquant qu'une action est nécessaire.
- Cliquez sur le lien dans le message. Une boîte de dialogue s'ouvre.
- Si vous connaissez les documents qui doivent être joints, cliquez sur l'icône de pièce jointe et joignez-les.
- Si vous n'êtes pas sûr de ce que vous devez joindre, cliquez sur la flèche à côté du Document demandé pour le ticket RH pour voir ce que l'agent RH a demandé.
- Cliquez sur l'icône de pièce jointe et joignez les documents, puis cliquez sur Mettre à jour.
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Vous pouvez également joindre des fichiers en effectuant un glisser-déplacer depuis votre explorateur de fichiers dans le formulaire de tâche RH ou de ticket RH.
La tâche passe du bleu au gris et une coche s'affiche dans la case de la tâche sous Mes tâches indiquant que celle-ci est fermée terminée. Une notification est envoyée à l'agent RH indiquant que la documentation est disponible.