Activer la configuration des tâches pour approbations

  • Rversion finale: Washingtondc
  • Mis à jour 1 févr. 2024
  • 8 minutes de lecture

    • Fournissez aux approbateurs plus d’informations de contexte sur les demandes d’approbation pour des workflows d’approbation éclairés et classés par ordre de priorité.

    Avant de commencer

    Rôle requis : sn_hr_sp.esc_admin

    Pourquoi et quand exécuter cette tâche

    Chaque configuration de tâche est associée à une table qui est une extension de la configuration des actions à faire. Définissez les sections de configuration de tâche suivantes :
    • Configuration de la tâche
    • Informations courantes
    • Informations primaires
    • Configuration de l'onglet
    Les informations affichées dans chaque section de la page dépendent de chaque type de demande d’approbation. Lorsqu’une section configurable n’a pas de valeur spécifiée ou lorsqu’un utilisateur n’a pas l’autorisation ; Les informations ne sont pas affichées.
    • Personnalisez l’expérience en incorporant des widgets pour toutes les sections, à l’exception de la configuration des tâches.
    • Cliquez sur les URL pour obtenir plus d’informations et de contexte.
    • Utilisez le créateur de condition pour indiquer les conditions qu'une tâche doit remplir pour s'afficher sur la page des actions à faire.

    Procédure

    1. Accéder à Tous > Centre des employés > Administration > Configurations des tâches, cliquez sur une configuration d’actions à faire existante et accédez à la liste connexe Configuration de la tâche .
    2. Cliquez sur un enregistrement Configuration de la tâche existant.
    3. Renseignez les champs du formulaire.
      Tableau 1. Formulaire Configuration de la tâche
      Champ Description
      Nom Nom de la configuration de la tâche.
      Application Application pour la configuration de la tâche.
      Actif Cochez cette case pour activer la configuration de tâche à utiliser.
      Table Nom de la table configurée dans la configuration des actions à faire à laquelle la configuration de tâche est associée.
      Conditions supplémentaires Conditions qu’une tâche doit remplir pour appliquer la configuration. Vous pouvez remonter pas à pas vers la table associée afin de définir des conditions sur d’autres colonnes de table. Les conditions sont implémentées par-dessus les conditions de la configuration des actions à faire. Utilisez les conditions afin de répondre à vos besoins.
      Colonne de référence Pour définir des conditions pour la table non associée, utilisez une colonne de référence de la table sélectionnée afin de définir les conditions concernant les tables de référence. Par exemple, la colonne de référence des approbations est sysapproval.
      Remarque :
      Si la demande soumise sous-jacente est stockée dans une table de type autre que Tâche, sélectionnez Source table.
      Table de référence Table de référence provenant de la table ci-dessus afin de définir les conditions concernant les tables de référence. Pour les demandes, la table de référence est sc_request. Vous pouvez sélectionner des tables Tâche ou des tables de type autre que Tâche dans une configuration de tâche telle que sn_wsd_rsv_reservation. Utilisez également des points d’extension scriptés pour créer sn_ex_sp.RefNonTaskTables.
    4. Accédez à Informations courantes pour configurer l'en-tête de configuration des actions à faire.
      Tableau 2. Formulaire Informations courantes
      Champ Description
      Type de champs d'informations courantes Sélectionnez l’une des options suivantes pour choisir des champs de la table parente ou de la table de référence comme informations courantes.
      • Champs
      • Personnalisé
      Champs d’informations courantes : champs Champs que vous sélectionnez dans la table parente pour qu’ils apparaissent en tant qu’informations courantes. Lorsque vous sélectionnez des champs à partir de la table parente, par exemple Approval for.Number, Due date, Created, State, les champs apparaissent sous forme d’informations courantes.
      Remarque :
      lorsque vous sélectionnez plus de quatre champs, un message d'erreur s'affiche.
      Champs d’informations courantes : personnalisés Champs que vous spécifiez à partir de la table parent et/ou de référence à afficher en tant qu’informations courantes. Lorsque vous spécifiez des champs personnalisés tels que {reference_table.number},{table.state}, les champs Nombre et État apparaissent en tant qu’informations courantes.
      Lien vers la tâche Lien qui ouvre la tâche parente ou des liens externes. Vous pouvez lier des approbations à une table de tâches ou à une table autre que Tâche. Lorsque vous sélectionnez l’option Externe pour ouvrir le lien dans un nouvel onglet. Ajoute également une icône pour indiquer un lien externe.

      Sélectionnez l’une des options en tant que source URL à afficher en tant qu’URL.

      • Lorsque vous sélectionnez Personnalisé, spécifiez directement l’URL. L’URL peut avoir des valeurs provenant de la table et de la table de référence. Par exemple, {table.<fieldname>} or {reference_table.<fieldname>}.
      • Lorsque vous sélectionnez Champs, mappez un champ à partir de la table et spécifiez une valeur de paramètre de page.
      • Lorsque vous sélectionnez Page, spécifiez la page (par exemple esc_kb_category) et les valeurs des paramètres de page.
        Remarque :
        Ces options s’affichent uniquement pour les tables autres que Tâche et lorsque vous sélectionnez Lier à la tâche.
    5. Accédez à Informations primaires pour configurer les détails.
      Tableau 3. Formulaire Informations primaires
      Champ Description
      Utiliser le widget Sélectionnez cette option pour utiliser le widget et les paramètres de widget afin de personnaliser l'expérience des informations primaires.
      Widget Widget à afficher dans la section Informations primaires. Sélectionnez le widget dans la liste. Ce champ s'affiche uniquement lorsque l'option Utiliser le widget est sélectionnée. Vous pouvez intégrer un widget personnalisé ou prêt à l’emploi pour l’ensemble de la section primaire.
      Paramètres de widget Liste des paramètres de widget séparés par des virgules. Vous pouvez spécifier une combinaison de texte statique et dynamique dans les valeurs des paramètres du widget. Ce champ s'affiche uniquement lorsque l'option Utiliser le widget est sélectionnée.
      Type de titre Indique le type de titre que vous souhaitez afficher dans les actions à faire.
      • Personnalisé : indique le texte personnalisé qui s’affiche comme détails de configuration des actions à faire.
      • Champs : mappe un champ de la table que vous avez sélectionnée pour le titre.
      Titre Titre de l'enregistrement.
      • Apparaît lorsque vous sélectionnez Personnalisé dans la liste Type de titre. Spécifiez une combinaison de valeurs de texte statique et de champ dynamique comme titre.
        • Pour définir le titre à partir de la table, utilisez la table {table.field_name}.
        • Pour définir le titre à partir de la table de référence, utilisez la table {reference_table.field_name2}de référence .
        Le nom de champ indique que la variable doit être remplacée par les noms de colonnes des tables respectives.
        Remarque :
        Assurez-vous d’ajouter table. ou reference_table. comme préfixe pour éviter les problèmes de rendu.
      • Apparaît lorsque vous sélectionnez Champ dans la liste Type de titre. Mappez un champ de la table que vous avez sélectionnée pour le titre.
      Page Page que vous souhaitez ouvrir lorsque vous cliquez sur le lien. Ce champ (kb_article_view) s’affiche uniquement lorsque la colonne Référence est Table source et que la table Référence est Connaissances (kb_knowledge).
      Paramètres de page Certaines pages exigent des paramètres supplémentaires pour rechercher un enregistrement (sysparam_article).
      Champs Champs que vous souhaitez afficher dans la ligne de détail des actions à faire. Les champs disponibles dépendent de la table que vous avez sélectionnée.

      Apparaît uniquement lorsque vous sélectionnez Champs parents dans la liste Type de détail.
      Champs (table de référence) Indique les champs que vous souhaitez afficher comme détails de configuration des actions à faire. Si vous sélectionnez plusieurs champs, ils sont séparés par un tiret. Apparaît uniquement lorsque vous sélectionnez Champs dans la liste Type de détail.
      Remarque :
      Le mappage de champs de prix de la section primaire pour l’enregistrement de demande prête à l’emploi est supprimé. Toutefois, l’administrateur peut l’ajouter si nécessaire.
    6. Cliquez sur Actions pour rechercher et sélectionner le groupe d'actions requis.
      Sélectionnez Groupe d'actions d'approbations pour afficher les actions fréquemment utilisées telles que Approuver ou Rejeter. Pour en savoir plus, consultez Cadre de travail de l’action.
    7. Renseignez les champs du formulaire.
      Tableau 4. Formulaire de configuration des onglets
      Champ Description
      Type Type d'onglet dépendant de l'affichage d'un widget. Les options possibles sont les suivantes :
      • Flux d’activité : permet d’afficher l’activité à partir de la tâche ou de la demande source.
      • Éléments de ligne : permet d’afficher la relation parent-enfant dans plusieurs lignes.
      • Pièces jointes : permet d'ajouter ou d'afficher les pièces jointes à partir de la tâche ou de la demande source.
      • Personnalisé : permet de sélectionner un widget et des paramètres.
      • Outil de synthèse de variables : permet d'afficher uniquement les variables que l'utilisateur avait sélectionnées lors de la demande de l'élément dans un format résumé.
      • Éditeur de variable (lecture seule) : permet d'afficher toutes les variables présentes dans la tâche au format lors de la création de la demande.
      • Éléments de ligne sélectionnables : pour afficher plusieurs éléments de ligne que vous pouvez sélectionner et effectuer des actions en tant que lots.
        Remarque :
        L’utilisation de cette option vous permet de filtrer les demandes par état.
      Source Source pour le type sélectionné.
      Table Nom de la table à laquelle l'onglet est associé.
      Nom d'affichage Nom d'affichage de l'onglet.
      Application Application associée à la configuration d'approbation.
      Commande Ordre dans lequel l’onglet est affiché dans la section Onglets.
      Visible Conditions de la visibilité de l'onglet.
      Script Option permettant d'activer l'ajout d'un script pour la visibilité de l'onglet. Par défaut, cette case est décochée.
      Script visible Script pour la visibilité de l'onglet.
      • Si le script renvoie la valeur true, l'onglet est visible sur la page Ticket standard.
      • Si le script renvoie la valeur false, l'onglet n'est pas visible sur la page Ticket standard.
      Remarque :
      ce champ s'affiche uniquement si la case Script est cochée.
      Widget Widget affiché dans la section Onglets. Ce champ s'affiche uniquement lorsque Personnalisé est sélectionné à partir de Type.
      Paramètres de widget Liste des paramètres de widget d'onglets séparés par des virgules.
    8. Facultatif : Ajoutez des commentaires dans un widget personnalisé pour afficher des commentaires.
      Remarque :
      Assurez-vous d’avoir les autorisations d’écriture dans le champ de commentaire. Vérifiez l’ACL et accordez les autorisations nécessaires pour ajouter des commentaires.
    9. Cliquez sur Envoyer ou Mettre à jour.

    Résultats

    En fonction de cette configuration, les approbateurs voient les informations de contexte importantes sur l’approbation et terminent l’approbation. Pour plus d’informations de référence, voir Référence d’expérience d’approbations
    Utilisez le groupe d’actions d’approbations prêt à l’emploi pour afficher les actions telles que Approuver et Rejeter. Pour plus d'informations, consultez Cadre de travail de l’action.
    Remarque :
    Pour que les actions apparaissent dans le widget Mes éléments, vous pouvez ajouter le groupe d’actions Approbations prêtes à l’emploi à partir de Tous > Centre des employés > Administration > Configurations des tâches, cliquez sur une configuration d’actions à faire existante, accédez à l’enregistrement Détails de la configuration de l’action à faire et utilisez le groupe d’actions Approbations prêtes à l’emploi sous Mappage de champs.
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