Modèles de documents PDF RH dans la version héritée de HR

  • Rversion finale: Washingtondc
  • Mis à jour 1 févr. 2024
  • 10 minutes de lecture

    • Les modèles de documents RH sont utilisés pour générer des documents PDF qui contiennent des informations issues du profil RH d'un employé, dans la version de HR non incluse dans le champ d'application. Vous pouvez générer des lettres de vérification des emplois précédents au format PDF pour les employés existants. Vous configurez des modèles de documents PDF avec les informations et le logo de votre entreprise.

    Vous pouvez configurer plusieurs modèles de documents PDF, par exemple, si vous avez des lettres différentes pour différents pays. Les modèles suivants sont prédéfinis.
    • Lettre de vérification des emplois précédents au Canada
    • Lettre de vérification des emplois précédents aux États-Unis
    Avant de commencer à générer des documents, vous devez configurer les modèles avec le logo et le texte de votre entreprise. Il est recommandé d'obtenir les éléments et les informations suivants pour configurer les modèles de documents RH prédéfinis, ou pour en créer de nouveaux.
    • Une page de l'en-tête de votre entreprise.
    • Des copies de votre lettre de vérification de l'emploi actuel et des modèles de lettres d'offre, s'ils sont disponibles.
    • L'image du logo à utiliser dans votre en-tête. L'image d'en-tête peut avoir un maximum de 50 pixels de haut. Si votre en-tête comprend un logo et un texte, assurez-vous que l'image du logo inclut le texte, car vous pouvez seulement configurer l'image dans l'en-tête.
    • L'image de logo à utiliser dans votre pied de page, le cas échéant. L'image du logo peut avoir un maximum de 15 pixels de haut. Vous pouvez configurer à la fois une image et un texte dans le pied de page.

    Modifier un modèle de document PDF dans la version héritée de HR

    Vous pouvez modifier les modèles de documents PDF RH prédéfinis avec le logo de votre entreprise et un texte personnalisé.

    Avant de commencer

    Rôle requis : admin, hr_manager, ou hr_admin

    Rôle requis : admin, hr_manager, ou hr_admin

    Pourquoi et quand exécuter cette tâche

    Chaque modèle de document PDF contient des zones configurables pour l'en-tête, le corps et le pied de page. Vous pouvez saisir le corps de la lettre dans un éditeur de texte WYSIWYG, et placer des variables pour récupérer des informations à partir du profil RH de l'employé ou du candidat.

    Procédure

    1. Accédez à la Tous > RH • Administration > Catalogues et modèles > Modèles de documents PDF.
    2. Pour ajouter une image d'en-tête, comme votre logo, procédez comme suit.
      1. À côté de Image d'en-tête, sélectionnez Cliquez pour ajouter.
      2. Cliquez sur Choisir un fichier et sélectionnez l'image du logo d'en-tête dans votre ordinateur, puis cliquez sur OK.
      3. Dans la liste de choix Position de l'image, sélectionnez la position du logo.
    3. Pour éditer le corps, procédez comme suit.
      1. Examinez le texte et mettez-le à jour avec le texte issu de votre modèle de document actuel.
      2. Ajoutez des variables supplémentaires au besoin.
        La liste suivante contient toutes les variables que vous pouvez ajouter.
        {{Date}} {{E-mail professionnel}} {{Département}}
        {{Nom}} {{Téléphone professionnel}} {{Numéro d'employé}}
        {{Poste}} {{Préfixe}} {{État de l'emploi}}
        {{Type d'heure}} {{Nationalité}} {{Type d'emploi}}
        {{Date de début d'emploi}} {{Gestionnaire}} {{Genre}}
        {{Nouvel employé}} {{Adresse du nouvel employé}} {{Titre du poste}}
        {{Nom de famille du nouvel employé}} {{Type de poste}} {{Date de début}}
        {{Responsable du recrutement}} {{Rémunération annuelle}} {{Taux de paiement des heures supplémentaires}}
        {{Prime}} {{Nombre d'actions assujetties à des restrictions}} {{Gestionnaire RH}}
        {{Titre du gestionnaire RH}} {{Signature}} {{Date de début}}

        Pour modifier la liste des variables disponibles, modifiez le script include generalhrform.

      3. Facultatif : Utilisez les outils de mise en forme pour effectuer l'une des actions suivantes.
        Formater le texte Sélectionnez le texte à formater et appliquez l'une des options de formatage, telles que le style de police, gras, italique, souligné. Vous pouvez appliquer une justification, des puces et des nombres le cas échéant.
        Ajouter une image Cliquez sur l'icône d'image et attachez l'image ou recherchez-la dans la bibliothèque d'images. Vous pouvez également ajouter une nouvelle image à la bibliothèque.
    4. Pour configurer le pied de page, procédez comme suit.
      1. Si vous avez une image de pied de page, sélectionnez Cliquer pour ajouter à côté d'Image de pied de page.
      2. Cliquez sur Choisir un fichier, sélectionnez l'image du logo de pied de page dans votre ordinateur, puis cliquez sur OK.
      3. Dans la liste Position de l'image, sélectionnez la position du logo.
      4. Saisissez le texte du pied de page, le cas échéant.
        Le texte du pied de page apparaît en fonction de la position de l'image de pied de page sélectionnée. Si vous avez choisi de positionner l'image à droite ou au centre, le texte du pied de page est justifié à gauche. Si vous avez choisi de positionner l'image à gauche, le texte du pied de page est justifié à droite. S'il n'y a pas d'image de pied de page, le texte de pied de page est justifié au centre.
      5. Sélectionnez le format de la page.
    5. Cliquez sur Mettre à jour.

    Que faire ensuite

    Examinez l'apparence de la lettre générée en empruntant l'identité d'un employé et en soumettant l'élément de catalogue associé. Vous devez emprunter l'identité de l'utilisateur affecté au travail sur le ticket pour générer la lettre dans le ticket RH. Continuez l'édition et le test du modèle de lettre jusqu'à ce que vous soyez satisfait du PDF généré.

    Ajouter un modèle de document PDF dans la version héritée de HR

    Vous pouvez ajouter des modèles de documents PDF RH pour la vérification de emplois précédents ou les offres d'emploi au besoin.

    Avant de commencer

    Rôle requis : admin, hr_manager, ou hr_admin

    Pourquoi et quand exécuter cette tâche

    La façon la plus simple d'ajouter un nouveau modèle de document PDF RH est d'ouvrir l'un des modèles existants et de l'enregistrer comme un nouveau modèle. Les étapes ci-dessous suivent ce processus.

    Procédure

    1. Accédez à la Tous > RH > Administration > Catalogues et modèles > Modèles de documents PDF.
    2. Ouvrez l'un des modèles de documents PDF RH du type que vous souhaitez ajouter.
    3. Saisissez un nouveau nom.
    4. Faites un clic droit sur l'en-tête du formulaire, puis sélectionnez Insérer et rester.
      Le nouveau modèle de document PDF RH est enregistré et la page s'actualise avec le nouveau nom.
    5. Procédez comme suit pour modifier le modèle.
      Pour plus d'informations sur la mise à jour des sections de formulaire, voir Modifier un modèle de document PDF dans la version héritée de HR.
      OptionDescription
      Mettre à jour le logo de l'en-tête Sélectionnez une nouvelle image et positionnez-la selon vos besoins.
      Mettre à jour le texte Saisissez et formatez le texte dans le Corps. Les variables disponibles sont énumérées ci-dessous.
      Mettre à jour le pied de page Sélectionnez une nouvelle image de pied de page et positionnez-la selon vos besoins. Modifiez le texte si nécessaire.
      Modifier le format de la page Sélectionnez le format de page dans la liste de choix.
      Variables du modèle de document PDF RH :
      {{Date}} {{E-mail professionnel}} {{Département}}
      {{Nom}} {{Téléphone professionnel}} {{Numéro d'employé}}
      {{Poste}} {{Préfixe}} {{État de l'emploi}}
      {{Type d'heure}} {{Nationalité}} {{Type d'emploi}}
      {{Date de début d'emploi}} {{Gestionnaire}} {{Genre}}
      {{Nouvel employé}} {{Adresse du nouvel employé}} {{Titre du poste}}
      {{Nom de famille du nouvel employé}} {{Type de poste}} {{Date de début}}
      {{Responsable du recrutement}} {{Rémunération annuelle}} {{Taux de paiement des heures supplémentaires}}
      {{Prime}} {{Nombre d'actions assujetties à des restrictions}} {{Gestionnaire RH}}
      {{Titre du gestionnaire RH}} {{Signature}} {{Date de début}}
    6. Cliquez sur Mettre à jour.

    Que faire ensuite

    Examinez l'apparence de la lettre générée en empruntant l'identité d'un employé et en soumettant l'élément de catalogue associé. Vous devez emprunter l'identité de l'utilisateur affecté au travail sur le ticket pour générer la lettre dans le ticket RH. Continuez l'édition et le test du modèle de lettre jusqu'à ce que vous soyez satisfait du PDF généré.

    API PDF et modèles de documents PDF RH dans la version héritée de HR

    Utilisez les API PDF pour créer des modèles de documents PDF.

    Les API PDF sont appelées par le biais de scripts côté serveur comme les règles métier et les script includes.

    Détails des API

    Le GeneralFormAPI.setDocument() définit les paramètres du document pour la génération des PDF. Les paramètres sont les suivants : setDocument(.

    headerImage Image dans l'en-tête du modèle de document.
    , footerImage Image dans le pied de page du modèle de document.
    , footnote Note de bas de page en bas au centre.
    , headerPosition Position de l'image d'en-tête. Les valeurs sont Gauche, Droite et Centre.
    , footerPosition Position de l'image du pied de page. Les valeurs sont Gauche, Droite et Centre.
    , pageSize Définit le format de la page pour le modèle de document. Les valeurs sont Lettre, Légal et A4.
    Visualisez la fonction API 'generate()' dans le script include GeneralHRForm pour voir comment fonctionne l'API :
    Extrait de code :
    var generalFormAPI = new global.GeneralFormAPI(this.fileName, this.targetTable, this.targetId);
    generalFormAPI.setDocument(this.headerImage, this.footerImage, this.footnote, this.headerPosition, this.footerPosition, this.pageSize);
    generalFormAPI.createPDF)this.body);

    Les API et les script includes de génération de documents dans la version héritée de HR

    Les API et les script includes suivants sont disponibles pour la génération de documents PDF.

    Le script include GeneralHRForm comprend les API suivantes :
    API Entrée Sortie Description
    générer manuel (booléen) État de génération (booléen) Génère un document PDF. Lorsque cette option est configurée sur « true », génère des documents manuellement. Par exemple, l'action Générer lors de l'affichage d'un aperçu du document. Cette API renvoie une valeur booléenne lorsqu'un PDF est généré.
    createPDF tableName (chaîne), tableId (chaîne) N. A. inactivateRelatedDrafts désactive les documents brouillons pour les paramètres d'entrée tableName et tableId. Lorsque tableId est le sys_id d'un ticket avec des tâches enfants, alors les draft_documents pour les tâches sont également désactivés.
    hasDraftDocument tableName (chaîne), tableId (chaîne) Booléen Retourne une valeur booléenne lorsqu'un document brouillon est joint. Les paramètres d'entrée sont tableName (prend le nom de la table à laquelle le document brouillon est joint), tableId (prend le sys_id de la table). La table peut être la tâche RH ou le ticket RH lorsque le sys_class_name est dans l'appel API.
    getDraftDocument tableName (chaîne), tableId (chaîne) document brouillon d'enregistrement Glide (GlideRecord) Prend tableName et tableId dans l'enregistrement auquel le document brouillon est joint. Il renvoie le document brouillon GlideRecord correspondant demandé en fonction des valeurs d'entrée.
    remove_all_variables parsedBody (chaîne) parsedBody (chaîne) La méthode remove_all_variables prend le corps du document et supprime les balises (${dummy_tag_value}).
    validateTemplate parsedBody (chaîne), tableName (chaîne) parsedBody (chaîne) Valide les balises dans un corps de modèle de document. Les variables dans les balises sont comparées aux champs/champs de type « remontée pas à pas » du tableName passé comme argument d'entrée.
    Le script include GeneralFormAPI comprend les API suivantes :
    API Entrée Sortie Description
    setDocument headerImage (chaîne), footerImage (chaîne), footnote (chaîne), headerPosition (chaîne), footerPosition (chaîne), pageSize (chaîne) N. A. Définit les blocs de construction/paramètres d'un document pour la génération PDF.
    createPDF corps (chaîne), pages (nombre) N. A. Prend le corps et le numéro des pages et génère le document PDF. Une fois le document généré, il est joint à la table pour laquelle l'action createPDF est demandée.
    setDocTempleInfo headerImage (chaîne), footerImage (chaîne), footnote (chaîne), headerPosition (chaîne), footerPosition (chaîne), pageSize (chaîne) N. A. Méthode de création pour définir les blocs de construction du modèle de document.
    startHTMLParser N. A. N. A. Ouvre un flux d'écriture pour htmlparser pour permettre la génération de documents.
    Le script include GeneralPDF comprend les API suivantes :
    API Entrée Sortie Description
    setDocument headerImage (chaîne), footerImage (chaîne), footnote (chaîne), headerPosition (chaîne), footerPosition (chaîne), pageSize (chaîne) N. A. Définit les blocs de construction du modèle de document.
    startHTMLParser N. A. N. A. Ouvre un flux d'écriture pour htmlparser pour permettre la génération de documents.
    stopHTMLParser N. A. N. A. Ferme le flux d'écriture une fois la méthode de génération de document terminée.
    addHTML html (chaîne) N. A. Ajoute des extraits HTML au corps du document.
    addNewPage N. A. N. A. Déplace le curseur à la page suivante.
    addCells cellules (objet), row_length (chaîne) N. A. Ajoute des cellules, du texte pertinent et des propriétés à une table.
    addSVG svg (chaîne), poste (objet) N. A. Ajoute svg à un modèle de document.
    setPDFDoc pdfDoc (objet) N. A. Définit des objets pdfDoc.
    setProperties propriétés (objet) N. A. Définit les propriétés des documents.
    setHeader en-tête (chaîne) N. A. Définit l'en-tête pour un modèle de document.
    Remarque :
    Pas utilisé(e).
    setFooter pied de page (chaîne) N. A. Définit le pied de page pour un modèle de document.
    Remarque :
    Pas utilisé(e).
    setWatermark filigrane (chaîne) N. A. Définit des filigranes sur un document PDF généré.
    get N. A. ByteArrayInputStream Retourne un document en tant que ByteArrayInputStream.