Créer ou télécharger des documents d’employés à l’aide de Espace de travail d'agent pour la gestion des tickets RH

  • Rversion finale: Washingtondc
  • Mis à jour 1 févr. 2024
  • 2 minutes de lecture

    • Créez ou chargez des documents d’employés dans un ticket RH à l’aide de .Espace de travail d'agent pour la gestion des tickets RH

    Avant de commencer

    Rôle requis : sn_hr_ef.document_writer

    Procédure

    1. Accédez à la Tous > Gestion des tickets RH > Agent Workspace for HR Case Management.
    2. Cliquez sur l'icône Listes ( icône Listes de HR Workspace).
    3. Cliquez sur Documents des employés.
    4. Cliquez sur Tout.
    5. Cliquez sur Nouveau.
      Vous pouvez également créer un document d’employé à partir de Profils RH. Sélectionnez un profil RH et, dans le menu Actions supplémentaires, cliquez sur Nouveau document.
    6. Renseignez les champs du formulaire.
      Tableau 1. Formulaire Document d'employé
      Champ Description
      Document d'employés Document d'employé à télécharger.

      Cliquez sur Parcourir pour télécharger un document d'employé.

      Par défaut, la taille maximale autorisée d'un document est de 30 Mo. La valeur par défaut peut être modifiée via le champ Taille maximale de chargement de fichier en mégaoctets dans les propriétés des documents d'employés. Pour en savoir plus, consultez Propriétés pour l'application Employee Document Management.

      Après avoir sélectionné un document, les champs de lecture seule affichent la taille du fichier, le format de fichier, la date de création et le nom du créateur.

      Le lecteur dans l'interface utilisateur ne prend en charge que l'affichage des documents PDF. D'autres types de documents peuvent être téléchargés puis consultés.

      Pour obtenir des résultats de recherche optimaux, n'utilisez pas de tirets (-) dans le nom du document. L'utilisation de mots complets séparés par des espaces ou des barres de soulignement fournit de meilleurs résultats de recherche.

      Cochez Oui pour l'option Activer Visionneuse de documents pour avoir un aperçu des documents PDF dans la propriété des documents des employés pour afficher les documents PDF.
      Remarque :
      FedRAMP, les clients sur site, les équipements mobiles, les clients utilisant Edge Encryption ou le support de chiffrement ne prennent pas en charge l'affichage des documents.
      Description Description du document de l'employé.
      Employé Nom de l'employé auquel le document est associé.
      Type de document Type de document associé au document d'employé.

      Les types de documents fournissent la catégorisation et les politiques de sécurité et de conservation.
      Ticket RH Numéro de ticket RH auquel le document d'employé est associé lorsqu'il est déplacé depuis un ticket RH.
      Conservation de la purge État de conservation de purge d'un document.
      • Autorisation de purge en attente : en attente d'autorisation pour la purge de documents.
      • Purge approuvée : le document a l'autorisation de planifier la purge.
      • Purge rejetée : le document n'a pas reçu l'autorisation de purge.
        Important :
        La politique de sécurité du type de document détermine l'autorisation de purge. Les rôles suivants ont la faculté de modifier l'autorisation de purge :
        • Administrateur EF [sn_hr_ef.admin]
        • Gestionnaire Employee File Management [sn_hr_ef.manager]
    7. Cliquez sur Enregistrer pour créer l'enregistrement du document d'employé.
      L'onglet Piste d'audit s'affiche.

      Fournit une vue de toutes les actions pour un document d'employé, de la création ou du téléchargement au moment de la purge.