Configurer un système de stockage externe

  • Rversion finale: Washingtondc
  • Mis à jour 1 févr. 2024
  • 3 minutes de lecture

    • En tant que configurateur de contrat, configurez un système de stockage externe pour stocker les documents de contrat signés.

    Avant de commencer

    Assurez-vous que l'administrateur a installé et configuré des spokes pour le système de stockage externe que vous souhaitez configurer.
    Google Drive spoke v1.3.0 ou version ultérieure
    Pour plus d’informations sur la configuration et la création du Google Drive compte, consultez Configurer Google Drive spoke.
    Microsoft OneDrive spoke v2.1.0 ou version ultérieure
    Pour plus d’informations sur la configuration et la création du Google Drive compte, consultez Configurer Microsoft OneDrive spoke .

    Rôle requis : sn_cm_core.contract_config

    Pourquoi et quand exécuter cette tâche

    Lors de la configuration du stockage externe, les autorisations d’accès sont accordées aux utilisateurs associés à la demande de contrat en fonction de l’état de la demande de contrat et de l’état du document contractuel.

    Les autorisations sont accordées au niveau de la demande. Tous les dossiers de documents et les documents du dossier de demande héritent des autorisations du dossier parent.

    Tous les rôles d’utilisateur disposent automatiquement d’une autorisation de lecture.

    Les utilisateurs ayant les rôles Affecté à, Gestionnaire de groupe d’affectation et Collaborateur ont l’autorisation d’écriture pour les états de demande de contrat suivants :

    • Nouveau, sauf si le statut du document contractuel est également Nouveau
    • Travail en cours

    Procédure

    1. Accédez à la Tous > Structure de base des contrats > Intégrations de contrats > Intégrations.
    2. Créez ou modifiez une configuration d'application externe.
      • Pour créer une nouvelle configuration d'application externe, cliquez sur Nouveau.
      • Pour modifier une configuration d’application externe existante, ouvrez la configuration d’application externe existante dans la liste.
    3. Sur la page Type d’intégration de contrat, cliquez sur le lien Stockage externe .
    4. Renseignez les champs du formulaire.
      Tableau 1. Formulaire Stockage externe
      Champ Description
      Nom Nom de la configuration d'application externe.
      Description Description de la configuration d'application externe.
      Actifs Option permettant de marquer la configuration de stockage externe comme active.
      Table Table dans laquelle les informations des contrats signés sont stockées.
      Par exemple, sélectionnez la table Demande de contrat [sn_cm_core_contract_request]. De même, sélectionnez la table [ast_contract] pour le référentiel de contrat.
      Remarque :
      Si vous sélectionnez une autre table, vous devez y associer un flux correspondant.
      Condition Conditions de filtre pour déterminer l'application d'intégration à utiliser.

      Par exemple, vous avez déjà configuré l’intégration de Google Drive stockage externe et vous souhaitez y stocker uniquement les contrats NDA, vous pouvez définir la condition comme suit :

      [Catégorie] [Est] [NDA], puis sélectionnez Google Drive.

      De même, vous pouvez définir des conditions basées sur la région, par exemple, [Emplacement] [est] [États-Unis], puis sélectionnez ou Google Drive[Emplacement] [est] [Inde] et sélectionnez le Microsoft OneDrive pour une meilleure détection.
      Ordre d’exécution Ordre dans lequel un système de stockage externe est utilisé pour stocker des documents de contrat. Le système dont la valeur d'ordre est inférieure est choisi en premier.
      Application Système de stockage externe, tel que Google Drive ou Microsoft OneDrive.
      Structure du dossier Chemin d'accès au fichier pour stocker les documents de contrat signés dans le système de stockage externe.
      Définissez une structure de dossier à l'aide d'une combinaison de texte statique et de texte généré dynamiquement à partir des champs sélectionnés. Par exemple, la structure de dossier Legal/${company}/Contracts/${number}, où,
      • Legal et Contracts sont les textes statiques,
      • ${company} et ${number} sont les champs choisis dans la liste Sélectionner des variables.

        Ces variables de champ sont remplacées dynamiquement par les valeurs de chaque champ lors de l'enregistrement d'un document.
    5. Enregistrez la configuration d'application externe.
      • Enregistrez une nouvelle configuration d'application externe en cliquant sur Soumettre.
      • Enregistrez les modifications apportées à une configuration d'application externe existante en cliquant sur Mettre à jour.

    Résultats

    La configuration du système de stockage externe est prête à être utilisée pour le stockage des documents contractuels.
    Remarque :
    (Facultatif) Vous pouvez afficher, modifier et supprimer l’enregistrement.