Gestion des documents d'employés

  • Rversion finale: Washingtondc
  • Mis à jour 1 févr. 2024
  • 11 minutes de lecture

    • Utilisez Employee Document Management pour rechercher, créer, déplacer ou gérer les conservations légales sur les documents d'employés.

    Employee Document Management est votre dossier virtuel contenant tout ou l'ensemble des documents d'employés de votre organisation. Avec Employee Document Management, vous pouvez :
    • Rechercher des documents d'employés : vous pouvez l'utiliser de diverses façons pour affiner vos recherches de documents d'employés.
    • Créer un document d'employé :
      • Les documents d'employés peuvent être ajoutés directement au référentiel de documents.
      • Lorsque ces documents sont combinés à HR Service Delivery, les agents RH peuvent les déplacer à partir d'un ticket RH ou les ajouter directement au référentiel de documents.
    • Placer une conservation légale sur un profil RH ou un type de document : placer un profil RH ou un type de document en conservation légale permet d'empêcher la purge des documents associés après la période de conservation.
    • Déplacer des documents d'employés : si des documents d'employés sont joints à un ticket RH, vous pouvez les déplacer manuellement vers le référentiel de documents. Vous pouvez aussi configurer les services RH pour déplacer automatiquement les documents d'employés lorsque le ticket est fermé/terminé.
    • Afficher les documents d'employés : les employés peuvent consulter leurs propres documents d'employés sur le portail de services ou Centre des employés. Définir les politiques pour un type de document vous explique comment leur donner accès par type de document. Le système de base fournit des exemples de types de documents.

    Rechercher des documents d'employés

    Recherchez et consultez des documents d'employés à l'aide de différents filtres du référentiel de documents d'employés. Vous pouvez également télécharger des documents à des fins de vérification.

    Avant de commencer

    Rôle requis : sn_hr_ef.document_reader

    Pourquoi et quand exécuter cette tâche

    Employee Documents est le référentiel pour les documents d'employés. Quelle que soit l'importance de votre référentiel de documents d'employés, vous pouvez effectuer des recherches instantanément ou paramétrer des filtres de recherche prédéfinis pour trouver rapidement les documents dont vous avez besoin.

    Procédure

    1. Accédez à la Tous > Profil RH > Documents des employés > Rechercher dans les documents.
    2. Utilisez les filtres de colonne pour identifier les documents que vous recherchez.
      Par exemple, trier la colonne Employé permet d'afficher tous les documents par employé.
    3. Pour télécharger des documents, cochez la case située à côté des documents, puis sélectionnez Télécharger dans la liste de choix Actions.
      Le téléchargement de plusieurs documents portant le même nom ajoute à chaque document le nom de l'employé. Un numéro est ajouté si les documents sont encore dupliqués.
    4. Pour plus d'informations sur un document, cliquez sur le nom du document.
      Si Oui est coché dans la propriété Document d’employésn_hr_ef.enable_document_viewer , le document d’employé apparaît.

    Créer ou modifier un document d'employé

    Avec le rôle d'auteur de documents d'employés [sn_hr_ef.document_writer], vous pouvez créer ou télécharger un document d'employé directement dans le référentiel Employee Document Management.

    Avant de commencer

    Rôle requis : sn_hr_ef.document_writer

    Pourquoi et quand exécuter cette tâche

    Les documents peuvent également être téléchargés à partir du formulaire de ticket RH, puis transférés au référentiel de documents.
    Remarque :
    Les documents d'employés peuvent également être déplacés automatiquement depuis le formulaire de ticket RH lorsque le ticket est fermé en configurant le service RH. Pour plus d'informations sur la configuration de cette fonctionnalité, voir Configurer un service RH.

    Procédure

    1. Accédez à la Tous > Profil RH > Documents des employés > Créer un document.
    2. Renseignez les champs du formulaire.
      Tableau 1. Formulaire Document d'employé
      Champ Description
      Document Document d'employé à télécharger.
      Cliquez sur Choisir le fichier pour télécharger un document d'employé.
      Remarque :
      Par défaut, la taille maximale autorisée d'un document est de 30 Mo. La valeur par défaut peut être modifiée via le champ Taille maximale de chargement de fichier en mégaoctets dans les propriétés des documents d'employés. Pour en savoir plus, voir Propriétés pour l'application Employee Document Management.

      Après avoir sélectionné un document, les champs de lecture seule affichent la taille du fichier, le format de fichier, la date de création et le nom du créateur.

      Le lecteur dans l'interface utilisateur ne prend en charge que l'affichage des documents PDF. D'autres types de documents peuvent être téléchargés puis consultés.

      Pour obtenir des résultats de recherche optimaux, n'utilisez pas de tirets (-) dans le nom du document. L'utilisation de mots complets séparés par des espaces ou des barres de soulignement fournit de meilleurs résultats de recherche.

      L'option Activer « Visionneuse de documents » pour avoir un aperçu des documents PDF dans la propriété des documents d'employés doit être définie sur Oui pour afficher les documents PDF.
      Remarque :
      L'affichage des documents n'est pas pris en charge pour FedRAMP, les clients sur site, les équipements mobiles, les clients utilisant Edge Encryption ou le support de chiffrement.
      Description Description du document de l'employé.
      Employé Nom de l'employé auquel le document est associé.
      Pays de gestion du salaire Pays de gestion du salaire de l'employé au moment de la création des documents.
      Remarque :
      Lorsque vous téléchargez le document ou déplacez les pièces jointes de ticket dans le fichier d'employé, la valeur dans le champ Pays de gestion du salaire devient la valeur par défaut du profil utilisateur de l'employé.
      Type de document Type de document associé au document d'employé.
      Les types de documents fournissent la catégorisation et la politique de conservation.
      Remarque :
      • Vous ne pouvez lire et écrire un document que si vous remplissez l'exigence de configuration de lecture ou d'écriture d'au moins une politique de sécurité associée au type de document.
      • Vous ne pouvez purger un document que si vous remplissez l'exigence de configuration d'autorisation de purge d'au moins une politique de sécurité associée au type de document.
      • Vous ne pouvez recevoir une notification de purge que si vous remplissez l'exigence de configuration d'autorisation ou de notification de purge d'au moins une politique de sécurité associée au type de document.
      Date d'effet Date et heure à partir desquelles le document d'employé est valide. En général, la date d'entrée en vigueur prend la date de création des documents, sauf en cas d'accords contractuels. Par exemple, une augmentation de salaire ou une promotion peut entrer en vigueur à une date différente de la date de l'évaluation des performances.
      Ticket RH Numéro de ticket RH auquel le document d'employé est associé lorsqu'il est déplacé depuis un ticket RH.
      Conservation de la purge État de conservation de purge d'un document.
      • Autorisation de purge en attente : La notification de purge a été envoyée, mais l'autorisation n'a pas été reçue.
      • Purge approuvée : L'autorisation de purge a été reçue, le document va être purgé.
      • Purge rejetée : L'autorisation de purge a été rejetée, le document ne sera pas purgé.
        La politique de sécurité associée à un type de document définit l'autorisation de purge. Les rôles suivants ont la faculté de modifier l'autorisation de purge :
        • Administrateur EF [sn_hr_ef.admin]
        • Gestionnaire Employee File Management [sn_hr_ef.manager]
      Date d'expiration Option permettant de définir une date d’expiration pour un document. Des notifications par e-mail sont envoyées aux propriétaires, gestionnaires ou représentants RH des documents (conformément aux politiques d’expiration) lorsque le document expire ou est sur le point d’expirer.
      Remarque :
      Cette option n’est activée que lorsqu’un administrateur coche la case Date d’expiration .
    3. Cliquez sur Envoyer pour créer l'enregistrement du document d'employé.
      L'onglet de la liste connexe de la piste d'audit des documents d'employés apparaît.

      Fournit une vue de toutes les actions pour un document d'employé, de la création ou du téléchargement au moment de la purge.

      Les actions suivantes sont capturées :
      • Enregistrement créé
      • Champs mis à jour
      • Pièce jointe supprimée
      • Pièce jointe mise à jour
      • Pièce jointe renommée
      • Balise de plateforme ajoutée
      • Balise de plateforme supprimée
      • Document consulté
      • Document téléchargé
      • Document téléchargé par l'employé sur Centre des employés

    Déplacer les documents d'employés dans le référentiel de documents

    Vous pouvez déplacer les documents d'employés d'un ticket RH vers le référentiel des documents d'employés. Vous pouvez aussi déplacer les documents d'employés automatiquement par service RH lorsqu'un ticket RH est fermé/terminé.

    Avant de commencer

    Rôle requis : sn_hr_ef.document_writer ou sn_hr_core.case_reader

    Pourquoi et quand exécuter cette tâche

    Les documents d'employés peuvent également être ajoutés directement au référentiel des documents d'employés. Le référentiel des documents d'employés fournit un référentiel central pour une identification rapide et facile à l'aide de différentes fonctionnalités de tri. Consultez Créer ou modifier un document d'employé.

    Procédure

    1. Accédez à la Tous > Gestion des tickets RH > Tous les tickets RH.
    2. Sélectionnez un ticket joint avec des documents d'employés.
      Depuis la vue de liste, il n'y a aucun moyen d'identifier les tickets RH joints avec des documents d'employés. Le numéro de ticket RH ou la personne au nom de laquelle le ticket est ouvert est nécessaire pour localiser un ticket RH.
    3. Depuis l'en-tête de formulaire, cliquez sur Déplacer les pièces jointes.
      Le menu Déplacer les pièces jointes vers le fichier d'employé apparaît.
    4. Cochez la case située à côté des documents que vous souhaitez déplacer.
      Les champs Sélectionner le COE pour les pièces jointes à déplacer et Détail de la rubrique peuvent être modifiés, mais seulement si le document a été ajouté dans le mauvais type de ticket RH.
    5. Sélectionnez le type de document pour chaque document.
      Le type de document détermine la catégorisation, qui peut y accéder, et la politique de conservation. Si aucun type de document n'apparaît pour le détail de la rubrique associé, il faut en créer un pour assurer une catégorisation correcte. Voir Définir les politiques pour un type de document.
    6. Cliquez sur Déplacer l'élément sélectionné.

    Résultats

    Les documents d'employés passent du ticket RH au référentiel des documents d'employés. Une fois qu'un document d'employé a été déplacé, le nom, le format et la taille du fichier sont copiés depuis la pièce jointe vers le document.
    Remarque :
    Vous pouvez également automatiser ce processus en cochant la case Déplacer automatiquement les pièces jointes depuis les services RH. Voir Configurer un service RH.

    Que faire ensuite

    Une fois que vous avez déplacé les pièces jointes, elles sont affichées dans la section Documents d'employés du ticket.

    Ajouter une conservation légale à plusieurs profils RH

    Ajoutez une conservation légale à plusieurs profils RH simultanément. Les conservations légales empêchent la suppression de documents d'employés pour un profil RH.

    Avant de commencer

    Rôle requis : sn_hr_ef.admin, sn_hr_ef.manager, sn_hr_core.profile_writer, sn_hr_ef.legal_hold_writer

    Procédure

    1. Accédez à la Tous > Profil RH > Profils RH.
    2. Dans la vue de liste, sélectionnez tous les profils RH sur lesquels vous avez l'intention d'appliquer une conservation légale.
    3. Dans Actions sur les lignes sélectionnées, sélectionnez Ajouter une conservation légale.
    4. Dans la boîte de dialogue Ajouter une conservation légale :
      1. Dans le champ Motif, sélectionnez une valeur.
      2. Dans le champ Commentaires, ajoutez plus de détails.
      3. Cliquez sur OK.
      Les documents d'employés des profils RH sélectionnés sont placés en conservation légale et ne sont pas purgés en fonction de la politique de conservation.

    Ajouter une conservation légale à plusieurs types de documents

    Ajoutez une conservation légale à plusieurs types de documents simultanément. Les conservations légales empêchent la suppression de documents liés à un type de document.

    Avant de commencer

    Rôle requis : sn_hr_ef.admin, sn_hr_ef.manager, sn_hr_core.profile_writer, sn_hr_ef.legal_hold_writer

    Procédure

    1. Accédez à la Tous > Administration RH > Types de documents.
    2. Dans la vue de liste, sélectionnez tous les documents sur lesquels vous avez l'intention d'appliquer une conservation légale.
    3. Dans Actions sur les lignes sélectionnées, sélectionnez Ajouter une conservation légale.
    4. Dans la boîte de dialogue Ajouter une conservation légale :
      1. Dans le champ Motif, sélectionnez une valeur.
      2. Dans le champ Commentaires, ajoutez plus de détails.
      3. Cliquez sur OK.
      Les documents associés aux types de documents sélectionnés sont placés en conservation légale et ne sont pas purgés en fonction de la politique de conservation.

    Afficher les journaux de purge des documents d'employés

    Pour une performance optimale du système et selon vos processus internes, les documents d'employés sont purgés en fonction de la politique de sécurité établie par votre entreprise.

    Avant de commencer

    Rôle requis : sn_hr_ef.manager

    Pourquoi et quand exécuter cette tâche

    La purge supprime définitivement les documents d'employés de l'instance. La purge libère le stockage global.
    • Le journal de purge indique quels documents ont été supprimés.
    • Les attributs des documents supprimés sont stockés.
    • Les attributs par défaut qui identifient les documents supprimés sont l'employé et le numéro de ticket RH. Vous pouvez modifier la valeur par défaut dans les propriétés pour Employee Document Management.

    Consultez Propriétés pour l'application Employee Document Management.

    Procédure

    Accédez à la Tous > Administration RH > Documents des employés > Journaux de purge.
    Une liste des documents purgés avec les champs spécifiés dans la section Si cette option est activée, ces champs seront inclus dans les journaux de purge des propriétés d'Employee Document Management apparaît.