Enquêtes RH dans la version héritée de HR

  • Rversion finale: Washingtondc
  • Mis à jour 1 févr. 2024
  • 7 minutes de lecture

    • Les enquêtes RH permettent aux utilisateurs d'évaluer leur satisfaction à l'égard de la résolution des tickets RH et de fournir un feedback à la direction pour améliorer les processus RH, dans la version de HR non incluse dans le champ d'application.

    Deux enquêtes RH prédéfinies sont fournies : l'enquête de satisfaction concernant les demandes RH et l'enquête RH de départ. Les administrateurs et les gestionnaires RH peuvent modifier ces enquêtes RH et leurs conditions de déclenchement.

    L'enquête de satisfaction concernant les demandes RH est déclenchée de manière aléatoire pour 50 % des tickets RH fermés. Les utilisateurs reçoivent un e-mail avec le lien de l'enquête après avoir accepté la résolution ou lorsque le ticket RH est fermé incomplet. L'enquête RH de départ est déclenchée pour les employés inclus dans le processus de départ. Elle est envoyée à tous les employés quittant l'entreprise lorsque l'état des tâches RH est Travail en cours.

    Les gestionnaires et les administrateurs RH peuvent examiner les réponses par question et consulter un tableau de résultats. Les commentaires entrés par les utilisateurs fournissent du feedback qui peut être utilisé pour améliorer les performances de la gestion des tickets RH. Les options d'enquête suivantes peuvent être configurées.

    • L'apparence du questionnaire, par exemple, avec l'ajout du logo de l'entreprise.
    • Questions conditionnelles qui apparaissent lorsque les utilisateurs répondent à d'autres questions d'une certaine manière.
    • La condition de déclenchement, par exemple, pour l'envoyer à chaque ticket ou à un pourcentage inférieur d'utilisateurs.

    Avec les conditions de déclenchement, le système génère une instance d'enquête chaque fois qu'une action spécifique se produit sur un tableau donné, par exemple lorsqu'une demande RH est fermée. Envoyez une enquête chaque fois que la condition est remplie, ou définissez une probabilité afin d'envoyer une enquête au hasard lorsque la condition est remplie. Les conditions de déclenchement sont idéales pour l'envoi d'enquêtes afin de mesurer la satisfaction par rapport à une expérience récente, comme la clôture d'une demande RH.

    Créer ou modifier une enquête RH dans la version héritée de HR

    Vous pouvez modifier les enquêtes RH de satisfaction prédéfinies en fonction des besoins d'une organisation et créer d'autres enquêtes RH.

    Avant de commencer

    Rôle requis : admin, hr_admin, ou hr_manager

    Pourquoi et quand exécuter cette tâche

    Par exemple, vous pouvez créer une enquête RH pour évaluer la satisfaction associée aux processus RH plus complexes, comme l'intégration.

    Les étapes suivantes décrivent comment travailler avec les questions d'enquête dans le formulaire Définition de l'enquête. Vous pouvez également cliquer sur Concepteur d'enquête pour ouvrir l'enquête et ses questions dans le concepteur d'enquête. Lorsque vous enregistrez l'enquête, la définition de l'enquête est automatiquement ajoutée.

    Procédure

    1. Accédez à la Tous > RH • Administration > Enquêtes > Enquêtes RH.
    2. Cliquez sur Nouveau ou ouvrez une enquête existante.
    3. Complétez le formulaire.
      Tableau 1. Formulaire de définition d'enquête
      Champ Description
      Nom Nom de l'enquête qui figure dans le questionnaire.
      Description Informations utiles sur l'enquête.
      Signature Reconnaissance par un destinataire de l'enquête des besoins, des avertissements ou des politiques liés à l'enquête. La signature peut exiger du destinataire qu'il sélectionne une option ou qu'il saisisse une signature complète pour confirmer qu'il a lu ces affirmations. Vous pouvez afficher des affirmations sans demander de signature. Sélectionnez une signature existante dans la liste ou cliquez sur Nouveau pour en créer une nouvelle. Le formulaire de signature contient ces champs :
      • Nom : nom descriptif pour cette signature.
      • Type de signature : type de signature requis. Les sélections sont Case à cocher, Nom complet ou Assertion uniquement. Si Assertion uniquement est sélectionnée, aucune signature n'est requise pour envoyer l'enquête.
      • Assertion : texte que vous souhaitez montrer aux destinataires.

      Par défaut, une propriété appelée Require authentication for user signature est configurée pour obliger les utilisateurs à s'authentifier lorsqu'ils fournissent une signature avec un nom complet.
      Actifs Case à cocher pour activer la définition d'enquête. Lorsque la case à cocher Actif est vide, il est impossible de générer de nouvelles instances d'enquête et les utilisateurs ne peuvent pas remplir les instances d'enquête existantes. Cochez l'option Actif pour activer ou désactiver une enquête publiée.
      Rendre anonymes les réponses Cochez la case pour vous assurer que toutes les réponses à cette enquête sont stockées sans le nom des participants. Lorsqu'un utilisateur envoie une enquête, le système efface le champ Affecté à pour l'instance d'enquête associée. De plus, les réponses à l'enquête pour les enquêtes anonymes ne contiennent pas de valeurs Affecté à.
      Remarque :
      Le champ Affecté à est vide. Cependant, chaque enregistrement de réponse comprend les champs Créé par et Mis à jour par qui sont accessibles aux utilisateurs ayant le rôle survey_admin.
      État Statut de l'enquête : Brouillon ou Publiée.
      Période de calendrier Option qui détermine la fréquence à laquelle un utilisateur peut répondre à la même enquête et si le système génère des instances d'enquête selon un calendrier.
      Remarque :
      Si vous utilisez une condition de déclenchement pour une enquête, vérifiez que la période de calendrier est définie sur Aucune limite. Les conditions de déclenchement utilisent une méthode différente pour réguler la fréquence à laquelle les utilisateurs peuvent recevoir des instances d'enquête.
    4. Cliquez sur Envoyer ou Mettre à jour.

    Créer ou modifier les catégories et les questions d'une enquête RH dans la version héritée de HR

    Lorsqu'une définition d'enquête RH est créée, une catégorie d'enquête est automatiquement ajoutée. Vous pouvez créer des questions qui sont associées à cette catégorie ou définir une autre catégorie pour les questions.

    Avant de commencer

    Familiarisez-vous avec les types de données de questions d’enquête avant de commencer à saisir les questions.

    Rôle requis : admin, hr_admin, ou hr_manager

    Pourquoi et quand exécuter cette tâche

    Par exemple, l'enquête de satisfaction sur la demande RH comporte une catégorie, avec quatre questions sur la satisfaction à l'égard du processus de demande RH. Vous pouvez définir une autre catégorie pour poser des questions sur la satisfaction à l'égard de l'agent RH qui a traité le ticket, ou vous pouvez ajouter plus de questions à la catégorie existante.

    Les étapes suivantes décrivent comment travailler avec les questions d'enquête dans le formulaire Définition de l'enquête. Vous pouvez également cliquer sur Concepteur d'enquête pour ouvrir l'enquête et ses questions dans le concepteur d'enquête.

    Procédure

    1. Accédez à la Tous > RH • Administration > Enquêtes > Enquêtes RHet ouvrez l’enquête pour ajouter des questions.
    2. Dans la liste connexe Catégories de métriques, effectuez l'une des actions suivantes.
      OptionDescription
      Ajouter ou modifier des questions dans une catégorie existante Cliquez sur le nom de la catégorie.
      Ajouter une catégorie et des questions Cliquez sur Nouveau. Saisissez le nom et la description de la catégorie, cliquez à l'aide du bouton droit sur l'en-tête du formulaire et cliquez sur Enregistrer.
      Le formulaire de catégorie d'enquête qui apparaît comprend la liste connexe Mesures d'évaluation, qui contient toutes les questions déjà définies.
    3. Pour modifier une question, exécutez les étapes suivantes.
      1. Cliquez sur le texte de la question et modifiez les champs sur le formulaire.
      2. Cliquez sur Mettre à jour.
      3. Si le type de question l'exige, ajoutez des définitions dans la liste connexe Définitions de métrique d'évaluation.
        Par exemple, les types de données Likert et à échelle numérique exigent des définitions de métrique d'échelle.
    4. Pour ajouter une question, exécutez les étapes suivantes.
      1. Cliquez sur Nouveau et complétez le formulaire.
      2. Cliquez avec le bouton droit sur l'en-tête, puis cliquez sur Enregistrer.
        D'autres champs peuvent apparaître en fonction du type de données sélectionné. Par exemple, si vous sélectionnez Choix, vous devez saisir la définition de l'échelle.
      3. Le cas échéant, ajoutez des définitions dans la liste connexe Définitions de métrique d'évaluation.
        Par exemple, le type de données Choix exige que vous saisissiez les choix.
    5. Cliquez sur Mettre à jour.
      La définition d'enquête s'affiche à nouveau.

    Publier une nouvelle enquête RH dans la version héritée de HR

    Vous devez publier une nouvelle enquête avant que les utilisateurs puissent la remplir.

    Avant de commencer

    Rôle requis : admin, hr_admin, ou hr_manager

    Pourquoi et quand exécuter cette tâche

    Une fois qu'une enquête est publiée, vous pouvez la modifier et elle reste publiée. Le champ État sur le formulaire de définition de l'enquête indique si l'enquête est publiée.

    Procédure

    1. Accédez à la Tous > RH • Administration > Enquêtes > Enquêtes RHet ouvrez l’enquête à publier.
    2. Cliquez sur Publier.

    Résultats

    S'il y a des utilisateurs affectés, le système génère automatiquement une instance d'enquête. Vous pouvez cliquer sur Envoyer des invitations pour envoyer une notification aux utilisateurs affectés avec un lien. Les utilisateurs affectés peuvent également accéder à Libre-service > Mes évaluations et enquêtes pour participer à l’enquête.
    Remarque :
    Une enquête ne peut pas être renvoyée à l'état Brouillon une fois qu'elle a été publiée. Vous pouvez cependant désactiver une enquête en décochant la case Actif.

    Que faire ensuite

    Si vous souhaitez que les employés reçoivent un lien vers une enquête, comme l'enquête de satisfaction sur les demandes RH, créez une notification. Pour obtenir l'URL de l'enquête publiée afin de l'inclure dans la notification, cliquez sur le lien connexe Afficher l'URL de l'enquête. Vous pouvez copier l'URL et la coller sous forme d'hyperlien dans la notification.

    Créer une condition de déclenchement pour une enquête RH dans la version héritée de HR

    Lorsque vous créez une nouvelle enquête RH, vous pouvez ajouter une condition de déclenchement pour spécifier quand l'enquête est envoyée et à qui.

    Avant de commencer

    Rôle requis : admin, hr_admin, ou hr_manager

    Pourquoi et quand exécuter cette tâche

    Les conditions de déclenchement sont idéales pour l'envoi d'enquêtes afin de mesurer la satisfaction par rapport à une expérience récente, comme la clôture d'une demande RH. Certaines des descriptions utilisent le tableau Incident à titre d'exemple ; remplacez les informations de ticket RH pour créer une condition de déclenchement d'enquête RH.

    Procédure

    1. Accédez à la Tous > RH • Administration > Enquêtes > Conditions de déclenchement.
    2. Cliquez sur Nouveau.
    3. Complétez le formulaire.
      Pour plus d’informations sur les champs, consultez le formulaire Condition de déclenchement pour les enquêtes
    4. Cliquez sur Envoyer.