Effectuer une réservation à l'aide de Workplace Reservations pour extension Microsoft Outlook

  • Rversion finale: Washingtondc
  • Mis à jour 1 févr. 2024
  • 4 minutes de lecture

    • Planifiez un événement ou un rendez-vous dans Microsoft Outlook à l'aide des fonctionnalités supplémentaires fournies par l'application Workplace Reservations pour extension Microsoft Outlook.

    Avant de commencer

    Rôle requis : admin

    Procédure

    1. Ouvrez l'application Microsoft Outlook.
    2. Effectuez l'une des actions suivantes en fonction du type de réservation que vous souhaitez effectuer :
      • Pour créer un rendez-vous ou un événement, accédez à Nouveaux éléments > Rendez-vous.
      • Si vous souhaitez envoyer une invitation à une réunion, accédez à Nouveaux éléments > Réunion.
    3. Dans la fenêtre Rendez-vous, sélectionnez le complément de réservation.
      Le complément ouvre une barre sur le côté avec un formulaire de réservation.
      Remarque :
      Le nom du complément dépend du nom spécifié dans le fichier manifeste.
    4. Sélectionnez une date et une heure pour la réservation.

      Si l’option Nombre maximal de jours dans le futur est activée et si la date de début et la date de fin dépassent la valeur Nombre maximal de jours dans le futur , un message d’avertissement s’affiche pour indiquer que la réservation ne peut être effectuée que jusqu’au nombre de jours spécifié dans Nombre maximal de jours dans le futur. La valeur Nombre maximal de jours dans le futur est configurée sur le module Réservable et spécifie le nombre maximal de jours dans le futur pendant lesquels le module Réservable peut être réservé.

      Remarque :
      Si la valeur Nombre maximal de jours dans le futur n’est pas activée, les utilisateurs peuvent sélectionner une date selon le nombre maximal d’occurrences dans le module Réservable. Pour plus d'informations, consultez Configurer un module réservable.
      • Si un employé clique sur l’icône du calendrier pour l’ouvrir ( icône du sélecteur de dates et tente de sélectionner une date ultérieure à la valeur Nombre maximal de jours dans le futur ), les dates sont désactivées dans le sélecteur de dates du calendrier.
      • Par exemple, si la valeur Nombre maximal de jours dans le futur est de 90 jours et que vous tentez de sélectionner une date au-delà de 90 jours, le nombre de jours au-delà de 90 jours est désactivé dans le sélecteur de date du calendrier.
      • Un message d’avertissement s’affiche indiquant que vous pouvez réserver un espace dans les 90 prochains jours uniquement. La date du jour est définie par défaut.
      • Si un employé saisit manuellement une date supérieure à la valeur spécifiée dans la valeur Nombre maximal de jours dans le futur , l’application réinitialise la date à la date actuelle.
      Remarque :
      Si le nombre de jours d’une réservation dépasse la valeur Nombre maximal de jours dans le futur, les options Enregistrer la réservation et Ajouter des services supplémentaires sont désactivées. L’employé n’est pas en mesure d’enregistrer les services sélectionnés. L’employé peut envoyer l’invitation via Outlook, mais aucun service n’est ajouté.
    5. Dans la barre latérale Réserver un espace, renseignez les champs suivants :
      1. Sélectionnez le bâtiment dans lequel vous souhaitez prendre rendez-vous.
      2. Sélectionnez l’étage dans lequel vous souhaitez réserver un espace pour le rendez-vous.
      3. Sélectionnez la capacitérequise de l’espace.
        Les espaces s'afficheront en fonction de la capacité spécifiée.
    6. Cliquez sur Rechercher.
      Les espaces disponibles sont affichés en fonction des critères de recherche.
    7. Sélectionnez un espace dans la liste des espaces disponibles.
      Vous pouvez également sélectionner plusieurs espaces.
    8. Si vous avez sélectionné plusieurs espaces, pour marquer tous les détails de l’espace comme privés, sélectionnez Rendre tous les détails de l’espace privés.
      Remarque :
      L’option s’affiche en fonction des paramètres de confidentialité définis pour les espaces sélectionnés.
    9. Facultatif : Si vous avez sélectionné plusieurs espaces, pour définir la confidentialité d’un espace individuellement, utilisez l’option Rendre les détails de l’espace privés située sous chaque espace.
      Remarque :
      L’option s’affiche en fonction des paramètres de confidentialité définis pour l’espace.
    10. Cliquez sur Enregistrer et suivant.
    11. Cliquez sur Ajouter des services supplémentaires pour demander des services supplémentaires en même temps que votre réservation.
    12. Facultatif : Si vous avez sélectionné plusieurs espaces, sélectionnez Ajouter des services supplémentaires sous chaque espace, séparément.
    13. Dans le formulaire de services, choisissez parmi les services suivants :
      • Restauration : option pour demander des services de restauration. Précisez s'il s'agit de petits-déjeuners ou de déjeuners, ainsi que les quantités requises.
      • Équipement : option pour demander toutes sortes d'équipements spéciaux pour la réunion.
    14. Cliquez sur Enregistrer les services.
    15. Passez en revue les détails de la réservation.
    16. Pour modifier votre réservation, cliquez sur Modifier la réservation.
    17. Pour modifier les services supplémentaires demandés, cliquez sur Ajouter/gérer des services supplémentaires.
    18. Cliquez sur Enregistrer la réservation.
      La réservation est créée et connectée à l'application Workplace Reservation Management.
    19. Dans la fenêtre de rendez-vous Outlook, cliquez sur Envoyer pour soumettre la demande de réunion.
      La demande de réunion sera envoyée aux espaces sélectionnés pour confirmer la réservation.

    Résultats

    La réservation est créée. La réservation n'est soumise que si vous envoyez l'invitation depuis la fenêtre Microsoft Outlook.