Approbations, états, actions et fonctionnalités clés des demandes d’espace

  • Rversion finale: Washingtondc
  • Mis à jour 1 févr. 2024
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    • En tant que planificateur d’espace, exécutez les demandes d’allocation d’espace déclenchées dans l’organisation à l’aide du tableau de bord Optimisation de l’espace de travail central. Utiliser le tableau de bord Optimisation de l’espace de travail Central pour éviter plusieurs tâches liées à la vérification de la disponibilité, à l’allocation manuelle des espaces et à tout autre processus impliqué dans la planification des espaces.

    Fonction

    Workplace Service Portal permet aux gestionnaires du lieu de travail et aux autres utilisateurs du lieu de travail d’émettre une demande de recommandation d’espace en spécifiant leurs besoins. L’application génère diverses options de plan d’espace en fonction de leurs spécifications. Lorsqu’une demande d’espace est envoyée, un ticket de lieu de travail est créé dans l’application. En tant que planificateur d’espace, Optimisation de l’espace de travail central vous permet d’afficher uniquement les tickets d’espace de travail générés spécifiquement à partir d’une demande d’espace.

    En tant que planificateur d’espace, vous n’avez que quelques actions à effectuer pour déployer un plan d’espace. L’application applique divers algorithmes à l’emplacement spécifié par le demandeur et génère plusieurs options de plan d’espace. Le demandeur dispose de ces options de plan d’espace pour effectuer une sélection et soumettre. Cette planification préalable de l’allocation des espaces vous permet, en tant que planificateur d’espace, de déployer plus facilement le plan d’espace.

    Le tableau de bord Optimisation de l’espace vous fournit les mesures du nombre total de demandes d’espace émises, ainsi que les détails de chaque demande d’espace. Vous pouvez également afficher les détails en appliquant différents filtres et en fonction du bâtiment pour lequel il est demandé.

    Dans le tableau de bord Optimisation de l’espace, vous pouvez afficher les demandes d’espace à l’aide de l’une des options suivantes :
    • Dans le tableau Mesures de scénarios , sélectionnez Toutes les demandes d’espace.
    • Dans la section Demandes d’espace , sélectionnez Afficher tout pour afficher toutes les demandes d’espace.

    Approbations

    Si une demande d’assistant d’espace nécessite une approbation, vous pouvez l’approuver à l’aide de la configuration d’approbation Cœur du lieu de travail . Vous pouvez approuver une demande d’assistant d’espace uniquement des utilisateurs auxquels vous êtes affecté en tant que gestionnaire.

    Vues de demandes d’espaces

    Lorsque vous ouvrez un ticket de demande d’espace de travail, un onglet distinct contenant divers détails est ouvert. Vous pouvez afficher les détails dans différentes vues.
    Détails de la demande
    La demande d’espace s’ouvre par défaut dans la vue Détails de la demande. Dans les détails de la demande, les détails sont divisés dans trois panneaux différents comme suit :
    1. Ticket et variables du lieu de travail : dans le premier panneau, les détails du ticket du lieu de travail et les variables fournies par le demandeur sont détaillés.
      • Dans la section Ticket du lieu de travail, vous pouvez afficher la description de la demande. Vous pouvez également affecter la demande d’espace à un autre groupe d’affectation ou à un utilisateur à l’aide du champ Groupe d’affectation et Affecté à .
      • Dans la section Variables, vous pouvez afficher tous les détails spécifiés sur le formulaire par le demandeur.
    2. Composition et activité : dans le deuxième panneau, vous pouvez ajouter des commentaires et des activités effectuées sur la demande d’espace depuis sa création.
      • Dans la section Composer, vous pouvez ajouter des commentaires et des notes de travail à la demande. Les commentaires sont également affichés pour le demandeur, tandis que les notes de travail ne sont affichées que pour les planificateurs d’espace travaillant sur la demande d’espace.
      • Dans la section Activité, vous pouvez afficher tous les détails liés aux actions effectuées sur la demande d’espace, tels que les changements d’état, les approbations, les notes de travail, etc.
    3. Pièces jointes et modèles : dans le troisième panneau, vous pouvez sélectionner deux vues différentes, c’est-à-dire afficher ou ajouter des pièces jointes ou afficher des modèles de tickets du lieu de travail. Vous pouvez sélectionner ces options à l’aide du panneau situé à l’extrême droite.
    Plan de l’espace
    Dans l’onglet Plan d’espace , vous pouvez afficher l’option de plan d’espace sélectionnée par le demandeur. Vous pouvez également voir le plan d’espace sur la carte de l’étage. La carte d’étage n’est visible que si l’étage dispose d’une carte d’étage configurée à l’aide de l’application Workplace Indoor Mapping et si vous avez installé le composant Indoor Mapping.
    • Le plan d’espace affiche également des informations de haut niveau sur l’étage, le bâtiment et le campus concernés sous la forme de pilules.
    • Le plan d’espace fournit des informations détaillées sur les espaces, l’étage, le bâtiment, le campus, le site et la région utilisée pour l’allocation.
    Important :
    Si le demandeur n’a sélectionné aucune option, l’onglet Plan d’espace n’affiche aucun détail.
    Approbations
    Dans l’onglet Approbations , vous pouvez afficher les détails de l’approbateur de la demande d’espace.
    Plan d'exécution
    Le plan d’exécution affiche les informations détaillées relatives à l’allocation, l’étage où l’espace est alloué, le type de changement apporté au plan, la valeur actuelle et la valeur du scénario. Lorsque vous déployez le plan d’espace, un ticket d’espace de travail est créé et exécuté pour chaque allocation. Tant que tous les tickets du lieu de travail ne sont pas en cours, le déploiement n’est pas considéré comme terminé.
    Carte de l'étage
    Dans la vue Carte d’étage, vous pouvez afficher la carte de l’étage où le plan d’espace est planifié. La carte d’étage n’est visible que si l’étage dispose d’une carte d’étage configurée à l’aide de Workplace Indoor Mapping et si vous avez installé le composant Indoor Mapping. Vous pouvez effectuer les actions suivantes sur une carte d’étage :
    • Changez d’emplacement à l’aide des filtres d’étage, de bâtiment et de campus.
    • Effectuez des zooms avant et arrière sur la carte. Vous pouvez également double-cliquer pour effectuer un zoom avant.
    • Affichez la légende associée à chaque département dans le panneau de droite.

    États de la demande d’espace

    Depuis sa création, une demande d’espace subit plusieurs changements d’état. En fonction de l’état de la demande, vous pouvez effectuer des actions et un déploiement.

    Une demande d’espace a les états suivants :

    • Brouillon : lorsqu’une demande d’espace est créée à l’aide de Workplace Service Portal, elle est initialement définie sur l’état Brouillon pendant quelques secondes, puis passe à l’état Prêt.
    • Prêt : une fois la demande créée et les options de plan d’espace toujours en cours de génération, l’état est défini sur Prêt.
    • Travail en cours : une fois les options générées et disponibles pour la sélection des demandeurs, l’état est défini sur Travail en cours. L’état est défini sur Travail en cours jusqu’à ce que le demandeur sélectionne une option.
      • Si le demandeur sélectionne une option, la demande passe à l’état suivant.
      • Si le demandeur sélectionne l’option Aucun dans la liste des options fournies, la demande est fermée et l’état est défini sur Fermé terminé.
    • En attente d’approbation : si le demandeur sélectionne une option et soumet la demande, l’une des actions suivantes est effectuée :
      • Si le profil du demandeur nécessite l’approbation d’un gestionnaire, la demande est envoyée pour approbation et l’état est défini sur En attente d’approbation.
      • Si le profil du demandeur ne nécessite aucune approbation, l’état passe automatiquement à Approuvé.
    • Fermé incomplet : lorsque la demande est envoyée pour approbation et que l’approbateur la rejette, c’est-à-dire si l’approbateur rejette le plan d’espace sélectionné, l’état passe à Fermé incomplet.
    • Approuvé : si l’approbateur approuve la demande d’espace, l’état passe à Approuvé. Vous ne pouvez déployer que des demandes d’espace qui ont l’état Approuvé. En outre, le plan d’exécution affiche l’espace sélectionné dans la demande d’espace si celle-ci est approuvée.
    • Déploiement en cours : lorsque vous déployez le plan d’espace sélectionné dans la demande d’espace, l’état de la demande passe à Déploiement en cours. Les actions suivantes sont effectuées lorsqu’une demande est à l’état Déploiement en cours :
      • Un ticket d’espace de travail est créé et implémenté pour chaque allocation.
      • Le processus de déploiement échoue uniquement si tous les tickets du lieu de travail sont implémentés, c’est-à-dire si tous les tickets sont fermés avec l’état Fermé terminé.
      • Le processus de déploiement échoue si un ticket du lieu de travail n’est pas implémenté avec succès, c’est-à-dire si un ticket est fermé avec l’état Fermé incomplet.
    • Fermé terminé : si le déploiement est implémenté avec succès, la demande d’espace est fermée et l’état est défini sur Fermé terminé. Si le déploiement échoue, la demande d’espace est fermée et l’état est défini sur Fermé incomplet.