Planificateur d’événements - fonctionnalités principales, actions, vues
Le Workplace Central Planificateur d’événements est un espace de travail centralisé où vous pouvez vérifier toutes les réservations demandées dans votre organisation en même temps.
Options du planificateur d’événements
Vous pouvez afficher toutes les réservations de votre organisation dans cet espace de travail unique. Vous pouvez surveiller le nombre d’emplacements du lieu de travail engagés par les employés. À l’aide du planificateur, vous pouvez effectuer les actions suivantes :
- Vous pouvez accéder au planificateur d’événements en tant que planificateur de réservation et visionneur de réservation.
- Affichez diverses réservations telles que les réservations uniques, récurrentes, c’est-à-dire les réservations d’occurrences, les réservations multi-enfants, les réservations de groupe et plus encore.
- Vérifiez à tout moment les places disponibles et non disponibles.
- Affichez ou modifiez directement les réservations demandées dans n’importe quel campus, bâtiment ou étage selon les besoins.
- Affichez le planificateur dans une vue planifiée.
- Préparez ou reportez une réservation à un autre moment.
- Affichez des informations détaillées sur chaque réservation passée, en cours ou à venir.
- Affichez les détails tels que le demandeur, l’état actuel de la réservation, l’état d’arrivée et de départ, les invités, le nombre de personnes présentes, etc.
- Créer une réservation.
- En tant que planificateur de réservations, vous pouvez effectuer les actions suivantes :
- Faites glisser une réservation vers une autre date et une autre heure pour la replanifier.
- Modifier les horaires de réservation,
- Modifiez l’emplacement de la réservation.
- Annuler une réservation
- Ouvrir une réservation, effectuer des modifications avancées et ajouter des services
- En tant que planificateur de réservations, vous pouvez gérer les détails des réservations uniques ou d’occurrences. Vous pouvez également modifier les détails d’une réservation, tels que l’objectif réservable, le nombre de participants et le centre de coûts, directement à partir des pages des détails de la réservation.Remarque :Vous pouvez gérer une réservation de groupe ou multi-sites uniquement en ouvrant les détails de la réservation et non avec la vue Calendrier.
Important :
Les réservations créées à l’aide d’un fournisseur de calendriers ne peuvent être gérées qu’à l’aide du fournisseur de calendriers.
Page de destination.
La page de destination du planificateur d’événements comprend les sections suivantes :
- Réservations
- Les mesures des réservations sont affichées dans la section. Les mesures de la réservation planifiée pour le jour même, des services supplémentaires demandés, des réservations annulées et des réservations en attente d’approbation pour le jour même.
- Réservations actives
- Cette section affiche la liste détaillée de toutes les réservations demandées dans l’organisation et des réservations que vous avez demandées. Vous pouvez également afficher les réservations dans une vue de calendrier à l’aide de l’option Ouvrir la vue de calendrier .
Mesures de réservation
Sur la page de destination du planificateur d’événements, vous pouvez afficher les mesures de réservation dans la section Réservations . Les cartes de mesures suivantes s’affichent. Vous pouvez sélectionner la carte de mesure pour afficher les réservations respectives dans une liste.
- Réservations planifiées pour aujourd'hui
- Nombre de réservations planifiées pour le jour même (aujourd’hui).
- Réservations avec services supplémentaires pour aujourd'hui
- Nombre de réservations qui ont des demandes de service supplémentaire pour le jour même (Aujourd’hui).
- Réservations du jour annulées
- Nombre de réservations qui ont été annulées pour le jour même (Aujourd’hui).
- Réservations en attente d'approbation
- Nombre de réservations en attente d’approbation.
Vue de liste des réservations
La section Réservations actives de la page de destination affiche une liste des réservations. Vous pouvez afficher toutes les réservations et les réservations que vous avez demandées. La section Réservations actives affiche les éléments suivants :
- Toutes les réservations
- La section Toutes les réservations affiche la liste des réservations créées dans l’ensemble de votre organisation. La liste affiche dix réservations à la fois. Sélectionnez l’option Afficher tout pour afficher toutes les réservations. Vous pouvez afficher les détails suivants :
- Demandeur de réservations.
- Emplacement pour lequel la réservation est créée.
- Le bâtiment et le campus où se trouve l’emplacement.
- Objectif de la réservation.
- Types de réservation tels qu’unique, occurrence, multi-enfant, groupe et autres.
- Heures de début et de fin de la réservation.
- État actuel de la réservation.
Vous pouvez actualiser la liste chaque fois que nécessaire. Vous pouvez également modifier les colonnes de la liste en fonction de la façon dont vous souhaitez afficher la liste.
- Mes réservations
- La section Mes réservations affiche la liste des réservations que vous avez créées pour vous-même ou pour d’autres personnes. La liste affiche 10 réservations à la fois. Sélectionnez l’option Afficher tout pour afficher toutes les réservations.
Vous pouvez actualiser la liste chaque fois que nécessaire. Vous pouvez également modifier les colonnes de la liste en fonction de la façon dont vous souhaitez afficher la liste. Vous pouvez configurer l’affichage pour afficher jusqu’à 10 colonnes à la fois.
Vue du calendrier des réservations
Le planificateur d’événements vous permet d’afficher toutes les réservations dans une vue de calendrier à l’aide de la vue Ouvrir un calendrier.
La vue de calendrier ouvre une vue chronologique affichant tous les emplacements du lieu de travail de votre organisation, tels que les campus, les bâtiments, les étages et les espaces de cet étage. La vue Calendrier offre les options suivantes :
- Sélection du campus
- En haut à droite de la vue de calendrier, vous pouvez spécifier le campus pour lequel vous souhaitez afficher les réservations à l’aide de l’option Campus . Une fois que vous avez spécifié le campus, les filtres Bâtiments et Étages sont automatiquement générés. Vous pouvez spécifier respectivement le bâtiment et la zone d’inondation que vous souhaitez afficher. En tant qu’administrateur, vous pouvez configurer le nombre de campus qui doivent être affichés dans la liste déroulante. Vous pouvez spécifier ce numéro dans la Maximum number of items that can appear in filter drop down of campus, buildings and floors in Event Planner Experience. propriété.
- Objectif réservable
- Vous pouvez utiliser l’option Objectif réservable pour filtrer les espaces du campus en fonction des objectifs réservables configurés dans votre organisation.
- Date
- Vous pouvez afficher les réservations de n’importe quelle date en sélectionnant une date sur le calendrier. Vous pouvez sélectionner Aujourd’hui pour afficher le jour actuel sur le calendrier.
- Fuseau horaire
- La chronologie de la vue de calendrier est définie en fonction du fuseau horaire du planificateur de réservations.
- Délais prévus
- Vous pouvez spécifier le délai de la vue de calendrier à l’aide de l’emplacement déroulant dans le coin supérieur droit de la vue. Par défaut, la période est définie sur Vue du jour de 30 minutes. Vous pouvez choisir d’afficher l’heure dans une fenêtre d’une heure ou d’une semaine.
- Actualiser
- Vous pouvez actualiser la vue à tout moment en sélectionnant l’icône d’actualisation (
). - Légende
- Vous pouvez afficher la légende des couleurs en fonction de laquelle les réservations sont affichées. La légende affiche les couleurs associées à chaque état. En tant qu’administrateur, vous pouvez modifier les couleurs associées à chaque état dans Workplace Reservation Management les propriétés. Accédez à la pour modifier les propriétés. Vous pouvez modifier les propriétés suivantes et spécifier vos couleurs :
- Couleur des réservations en mode brouillon dans Event Planner Experience
- Couleur des réservations en cours dans Event Planner Experience.
- Couleur des réservations en attente de confirmation dans Event Planner Experience.
- Couleur des réservations confirmées dans Event Planner Experience.
- Couleur des réservations terminées dans Event Planner Experience.
- Couleur des réservations approuvées en attente dans Event Planner Experience.
- Couleur des réservations approuvées dans Event Planner Experience.
- Couleur des réservations rejetées dans Event Planner Experience.
- Couleur des réservations contradictoires dans Event Planner Experience.
- Couleur des réservations en lecture seule dans Event Planner Experience.
- Rechercher des espaces
- Vous pouvez rechercher directement un espace à l’aide de l’option Rechercher des espaces .
- Réservations
- Les réservations créées pour un espace s’affichent sous la forme d’une barre développée entre l’heure de début et l’heure de fin. Les réservations sont affichées avec des couleurs en fonction de leur état actuel. Vous pouvez afficher la légende de la couleur pour connaître l’état.
- Vous pouvez sélectionner la réservation pour afficher des détails, tels que les heures de début et de fin, la durée, le sous-type, l’état et les services demandés, le cas échéant.
- Vous pouvez également afficher des détails supplémentaires sur les réservations dans le panneau latéral en sélectionnant l’icône Ouvrir le panneau latéral (
). - Pour ouvrir la réservation et l’afficher sur le portail, vous pouvez sélectionner l’option Ouvrir la réservation . La réservation est affichée par Centre des employés défaut. Si vous souhaitez que la réservation s’ouvre sur un portail personnalisé au lieu de l’Employee Center, vous devez effectuer les actions suivantes :
- Accédez à la .
- Recherchez et ouvrez WPCoreUtils.
- Dans le champ Script , remplacez la fonction getCommonPortalSuffix pour obtenir le suffixe commun du portail.
- Cliquez sur Mettre à jour.
- Vous pouvez également sélectionner l’option Afficher (
) pour obtenir une vue détaillée de la réservation. Le panneau latéral affiche les détails liés à la réservation, tels que l’emplacement, les heures de début et de fin, l’état actuel, l’état de synchronisation, l’objet de la réservation et les services demandés. En tant que planificateur de réservation, vous pouvez également annuler la réservation à l’aide de l’option Annuler la réservation . - Vous pouvez également déplacer la réservation vers un autre moment ou vers un autre emplacement en faisant glisser la barre de la réservation.
- Vous pouvez également afficher des détails supplémentaires sur les réservations dans le panneau latéral en sélectionnant l’icône Ouvrir le panneau latéral (
Vue des détails de la réservation
Lorsque vous sélectionnez une réservation dans le planificateur d’événements, la réservation s’ouvre dans un nouvel onglet affichant tous les détails liés à la réservation. La page affiche les détails du demandeur, l’état actuel et le campus sur lequel la réservation est demandée sur la vue de niveau supérieur.
Les détails de la réservation sont affichés dans les onglets suivants :
- Détails
- L’onglet Détails affiche les détails de la réservation spécifiés par le demandeur sur le formulaire de réservation lors de la réservation. En tant que planificateur de réservations, vous pouvez modifier les champs Nombre de participants, Objectif réservable et Centre de coûts .
- Réservations de blocage
- L’onglet affiche les réservations de blocage créées en même temps que la réservation. Les réservations de blocage sont créées pour le nettoyage et la préparation si des services supplémentaires sont demandés avec la réservation.
- Tickets
- L’onglet affiche les tickets du lieu de travail créés pour exécuter les services supplémentaires demandés avec la réservation. Si des tâches sur le lieu de travail sont créées, un onglet Tâches s’affiche.
- Éléments de service demandés
- L’onglet affiche les éléments de service demandés avec la réservation.
- Approbateurs
- L’onglet affiche les détails des approbateurs de la réservation.
- Invités
- L’onglet affiche les détails des invités à la réservation.
- Enregistrements de la réservation
- L’onglet affiche les détails de l’enregistrement si la réservation inclut un lien de réunion virtuelle.
Depuis la page des détails de la réservation, vous pouvez également ouvrir la réservation pour l’afficher dans le portail à l’aide de l’option Centre des employésOuvrir la réservation . Si vous souhaitez que la réservation s’ouvre sur un portail personnalisé au lieu de l’Employee Center, vous devez effectuer les actions suivantes :
- Accédez à la .
- Recherchez et ouvrez WPCoreUtils.
- Dans le champ Script , remplacez la fonction getCommonPortalSuffix pour obtenir le suffixe commun du portail.
- Cliquez sur Mettre à jour.
En tant que planificateur de réservations, vous pouvez annuler une réservation si nécessaire à l’aide de l’option Annuler la réservation .