Leihgeräte vorbereiten, bereitstellen und zurückfordern

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  • Aktualisiert 30. Januar 2025
  • 4 Minuten Lesedauer

    • Wählen Sie das Leihgerät oder Verbrauchsgut aus, und bereiten Sie es für die Bereitstellung und Reklamation vor, indem Sie Leihgeräteaufgaben verwenden. Stellen Sie das Leihgerät oder Verbrauchsgut für einen bestimmten Zeitraum bereit, und fordern Sie es am Rückgabedatum zurück.

    Vorbereitungen

    Um ein Asset als Leihgerät oder Verbrauchsgut zu verwenden, wechseln Sie zum Asset-Datensatz, und setzen Sie das Feld Asset-Funktion auf Leihgeber. Diese Assets sind für die Verwendung als Leihgeräte reserviert. Sie können kein Asset verwenden, bei dem das Feld Asset-Funktion auf einen anderen Wert als Leihgeberfestgelegt ist. Nur Hardware, Pakete und Verbrauchsgüter können als Leihgeräte verwendet werden.

    Die zugehörige Liste Leihgerätebestellungen im Asset-Formular zeigt alle Leihgerätebestellungen an, die das Asset in der Vergangenheit und heute bedient hat. Wenn sich das Verbrauchsgut nicht in einem Lager befindet, wird nur die aktuelle Leihgerätebestellung angezeigt, die es derzeit bedient.

    Erforderliche Rolle: inventory_user

    Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

    Verwenden Sie das Modul Leihgerätebestellungen, um die von den Benutzern angeforderten Leihgerätebestellungen anzuzeigen und abzuschließen.

    Das Dashboard „Hardware-Assets“ bietet eine konsolidierte Ansicht aller Bestellungen von Leihgeräten im Status „Neu“, „Bereitgestellt“ oder „Überfällige Rückgabe“. Einzelheiten hierzu finden Sie unter Hardware-Assets-Dashboard.

    Hinweis:

    Es gibt sofort verfügbare Entscheidungstabellen, mit denen Sie den Flow zum Anfordern von Leihgeräten anpassen können. Weitere Einzelheiten finden Sie unter Hardware Asset Management Flow-Anpassung.

    Prozedur

    1. Navigieren zu Alle > Bestand > Leihgeber > Leihgerätebestellungen.
    2. Öffnen Sie einen Datensatz für eine Leihgerätebestellung.
    3. Öffnen Sie in der zugehörigen Liste „Leihgeräteaufgaben“ die Aufgabe Vorbereiten.
    4. Füllen Sie die Felder des Formulars aus.
      Tabelle : 1. Formular „Aufgabe vorbereiten“.
      Felder Beschreibungen
      Asset Asset, das zur Erfüllung der Anforderung für das Leihgerät verwendet wird.

      Wenn der Wert im Feld Standort des Formulars „Anforderung für Leihgeräte“ ein Servicestandort mit mehreren Lagern ist, zeigt das Feld „Asset“ die Liste der Leihgeräte an, die in allen diesen Lagern verfügbar sind, zusätzlich zu den Leihgeräten, die im Lager dieses Standorts verfügbar sind. Weitere Informationen zu Serviceorten finden Sie unter Ordnen Sie Servicestandorten ein Lager zu.

      Hinweis:
      Das am angegebenen Standort verfügbare Lager wird für die Erfüllung der Leihgeräteanforderung bevorzugt. Die Lager, die den angegebenen Standort unterstützen, werden nur berücksichtigt, wenn an diesem Standort kein Lager vorhanden ist.
      Status Status der Aufgabe
      Zugewiesen an Person, der die Aufgabe zur Erfüllung der Bereitstellungsaufgabe zugewiesen ist.
    5. Nachdem Sie das Hardware-Asset physisch für die Bereitstellung vorbereitet haben, wählen Sie Abschlussaufgabe, um die Aufgabe Vorbereiten zu schließen.
      Nach Abschluss der Aufgabe „Vorbereiten“ wird unter der zugehörigen Liste „Aufgaben für Leihgeräte“ eine Aufgabe zum Bereitstellen erstellt. In der Tabelle „Asset-Datensatz“ [alm_asset] werden die folgenden Änderungen vorgenommen:
      • Der Status des Leihgeräts ändert sich in Auf Lager.
      • Das Feld Reserviert für wird automatisch auf den Namen des Benutzers gesetzt, für den das Leihgerät angefordert wurde.
      • Der Substatus ändert sich in Ausstehende Installation.
    6. Öffnen Sie die Aufgabe Bereitstellen.
    7. Füllen Sie die Felder des Formulars aus.
      Tabelle : 2. Formular „Aufgabe bereitstellen“.
      Felder Beschreibungen
      Status Status der Aufgabe
      Zugewiesen an Person, der die Aufgabe zur Erfüllung der Bereitstellungsaufgabe zugewiesen ist.
    8. Stellen Sie das Hardware-Asset bereit.
    9. Legen Sie das Feld Status auf Geschlossen – vollständig fest.
    10. Um die Aufgabe Bereitstellen zu schließen, wählen Sie Abschlussaufgabeaus.
      In der Tabelle „Asset-Datensatz“ [alm_asset] werden die folgenden Änderungen vorgenommen:
      • Der Status des Leihgeräts ändert sich in In Gebrauch.
      • Das Feld Lager ändert sich in NULL.
      • Das Feld Zugewiesen an wird automatisch auf den Namen des Benutzers gesetzt, für den das Asset angefordert wurde.
      • Wenn Sie das Leihgerät für einen Drittanbieter angefordert haben, wird das Feld Verwaltet von automatisch auf den Namen des Benutzers gesetzt, für den das Asset angefordert wurde.

      Bei einem Verbrauchsgut ändert sich der Status in Verbraucht.

      Zwei Tage vor dem Rückgabedatum erhalten die Benutzer, die das Asset angefordert haben, eine E-Mail-Benachrichtigung über die Rückforderung. Einen Tag vor dem Rückgabedatum wird unter der zugehörigen Liste „Aufgaben für Leihgeräte“ eine Rückforderungsaufgabe erstellt.

    11. Öffnen Sie die Aufgabe „Zurückfordern“.
    12. Füllen Sie die Felder des Formulars aus.
      Tabelle : 3. Aufgabenformular zurückfordern
      Feld Beschreibung
      Lager Lager, in dem das zurückgegebene Asset gelagert wird. Wenn Sie ein anderes Lager eingegeben haben als das, von dem Sie das Leihgerät erhalten haben, wird eine Warnmeldung angezeigt, die Sie informiert, dass die Leihgerätebestellungen aus dem ursprünglichen Lager möglicherweise betroffen sind.
      Zurückgegeben am Tatsächliches Datum, an dem das Asset zurückgegeben wurde.
      Status Status der Aufgabe
      Zugewiesen an Person, der die Aufgabe zugewiesen ist, die Aufgabe „Zurückfordern“ zu erfüllen.
      Asset zurückgegeben Option zum Markieren des Assets als zurückgegeben. Die Rückforderungsaufgabe kann nicht geschlossen werden, wenn das Asset nicht zurückgegeben wird.
      Asset funktionsfähig Funktionsstatus des Leihgerätes nach seiner Zurückforderung.
      Wenn das Asset nicht funktionsfähig ist, ändert sich der Status des Assets in Auf Lager und der Substatus ändert sich in Ausstehende Reparatur.
    13. Um die Aufgabe „Zurückfordern“ zu schließen, wählen Sie Abschlussaufgabeaus.
    14. Wenn ein Benutzer das Asset vor dem Rückgabedatum zurückgibt, gehen Sie wie folgt vor:
      1. Wählen Sie Zurückfordernaus.
      2. Aktualisieren Sie die Felder im Formular „Asset zurückfordern“.
      3. Schließen Sie die Aufgabe „Zurückfordern“.
      In der Tabelle „Asset-Datensatz“ [alm_asset] werden die folgenden Änderungen vorgenommen:
      • Der Status des Leihgeräts ändert sich in Auf Lager.
      • Der Substatus ändert sich in Verfügbar.
      • Das Feld „Lager“ wird automatisch auf den Wert festgelegt, der im Formular „Rückforderungsaufgabe“ ausgewählt wurde.
      • Wenn das Asset einem zukünftigen Leihgeräteauftrag zugewiesen wird, ändert sich der Substatus in Reserviert und spiegelt die Details des Leihgeräteauftrags wider.