Importações em massa da Gestão de documentos de funcionários
Use o recurso Importações em massa do Employee Document Management para copiar os documentos do funcionário de um armazenamento externo baseado em nuvem de terceiros ou de um diretório de rede local para o Employee Document Management. Ter os documentos do funcionário em HR Service Delivery torna a administração eficiente e conveniente.
Se você atualmente armazena os documentos do funcionário fora de HR Service Delivery, pode consolidá-los e mantê-los durante o tempo de gestão do funcionário.
Seu repositório de documentos atual
O local onde você armazena os documentos do funcionário determina a configuração de importação em massa. O recurso de importações em massa do Employee Document Management fornece integração com:
- Solução de armazenamento local de documentos.
- Soluções de armazenamento de documentos de terceiros baseadas na nuvem.
Configuração do armazenamento local de documentos
Ativar o plug-in Orchestration [com.snc.runbook_automation] é necessário para importar documentos de funcionários de um repositório de documentos local.
Nota:
Java JRE 6 ou posterior também é necessário.
O processo para configurar HR Service Delivery com um repositório de documentos local é:
- Configure HR Service Delivery para se comunicar com o local de origem da configuração de importação de documento do funcionário. Antes de configurar um armazenamento de documentos local, certifique-se de que um MID Server esteja configurado e disponível. Um MID Server é necessário para facilitar a comunicação e a movimentação de dados entre uma instância da ServiceNow e aplicações, fontes de dados e serviços.Importante:Por padrão, este recurso espera que o servidor de arquivos seja UNIX. Se o servidor de arquivos for qualquer sistema operacional diferente do UNIX, você deverá personalizar a solução.
- Somente as credenciais do Secure Shell Protocol (SSH) são compatíveis.
- O MID server pode estar em um servidor Windows ou Linux. O servidor que hospeda os arquivos a serem importados não deve ser Windows.Nota:Outros métodos de configuração do armazenamento local de documentos exigem desenvolvimento personalizado.
Crie uma credencial a ser usada para autenticação com o armazenamento de documentos local. Consulte Configurar credenciais SSH para o MID Server.Nota:Ao se conectar a um repositório de documentos local, talvez seja necessário conceder direitos de administrador. - Crie ou edite a etapa Verificar origem. Esta etapa cria uma etapa de origem necessária para validar a conexão entre o diretório local e a Gestão de documentos de funcionários.Nota:Ter os documentos do funcionário de origem em um repositório central, estrutura de diretórios simples e convenção de nomenclatura de arquivo consistente é altamente recomendado e reduz erros.
- Execute o trabalho Iniciar verificação de origem para verificar se a conexão e validar os documentos do funcionário de origem foram identificados e localizados.
- Crie ou edite as origens de importação do documento do funcionário. Esta etapa identifica os documentos de origem que você deseja importar do armazenamento de documentos local para a Gestão de documentos de funcionários.
- Execute o trabalho de preparação. Esta etapa salva informações sobre os documentos do funcionário de origem na tabela Preparação de documento do funcionário [sn_hr_ef_import_staging]. Todas as informações necessárias para importar o documento do funcionário estão contidas neste registro.
- Verifique se as etapas 3 e 4 estão corretas exibindo seus registros de preparação. Você pode corrigir erros na tabela de preparação.
- Crie ou edite a etapa Capturar origem. Esta etapa de origem importa os registros de preparação e os documentos de origem do funcionário para a Gestão de documentos de funcionários.
- Inicie o trabalho de captura que processa os registros de preparação que têm um estado Pronto e extrai ou pesquisa os documentos do funcionário de origem. Os documentos do funcionário de origem são copiados para a Gestão de documentos do funcionário.
Configuração do armazenamento de documentos baseado em nuvem de terceiros
A ativação do plug-in ServiceNow IntegrationHub Installer [com.glide.hub.integrations] é necessária para importar documentos de funcionários de um repositório de documentos de terceiros baseado em nuvem.
Nota:
A integração com um armazenamento de documentos baseado em nuvem de terceiros é considerada uma implementação personalizada. As importações em massa do Employee document management fornecem uma estrutura básica para integração com armazenamento de documentos baseado em nuvem de terceiros. Pode ser necessário consultar o seu consultor de soluções ServiceNow.
Você precisa do seguinte para configurar o repositório de documentos baseado em nuvem de terceiros (origem):
- O URL para o repositório de documentos de origem.
- Alias de credencial.
O processo para configurar HR Service Delivery com um armazenamento de documentos baseado em nuvem de terceiros é:
- Configure HR Service Delivery para se comunicar com o repositório de documentos de origem baseado em nuvem de terceiros.
- Crie ou edite a etapa Verificar origem. Esta etapa cria uma etapa de origem necessária para validar a conexão entre o repositório de documentos de terceiros baseado em nuvem e a Gestão de documentos de funcionários.Nota:Ter os documentos do funcionário de origem em uma estrutura de diretórios simples e uma convenção de nomenclatura de arquivo consistente é altamente recomendável e reduz erros.
- Execute o trabalho Iniciar verificação de origem para verificar se a conexão do repositório de documentos baseado em nuvem de terceiros está se comunicando com o Employee Document Management.
- Crie ou edite a etapa Origens de importação do diretório. Esta etapa identifica o diretório em que seus documentos de origem estão localizados no armazenamento de documentos baseado em nuvem de terceiros.
- Crie ou edite a etapa Origens de importação de arquivo. Esta etapa identifica os documentos de origem que você deseja importar do armazenamento de documentos baseado em nuvem de terceiros para a Gestão de documentos de funcionários.
- Execute o trabalho de preparação. Esta etapa salva informações sobre os documentos do funcionário de origem na tabela Preparação de documento do funcionário [sn_hr_ef_import_staging]. Todas as informações necessárias para importar o documento do funcionário estão contidas neste registro.
- Verifique se as etapas 3 e 4 estão corretas exibindo seus registros de preparação. Você pode corrigir erros na tabela de preparação.
- Crie ou edite a etapa Capturar origem. Esta etapa de origem importa os registros de preparação e os documentos de origem do funcionário para a Gestão de documentos de funcionários.
- Inicie o trabalho de captura que processa os registros de preparação que têm um estado Pronto e extrai ou pesquisa os documentos do funcionário de origem. Os documentos do funcionário de origem são copiados para a Gestão de documentos do funcionário.
Limitações de tamanho de arquivo
O sistema básico permite importar documentos de funcionários que tenham 30 megabytes ou menos.
Use o campo sn_hr_ef.max_file_size nas Propriedades da aplicação Employee Document Management para definir o tamanho máximo de arquivo permitido.
Nota:
Aumentar o tamanho máximo pode afetar o desempenho do sistema.
Para obter mais informações, consulte Propriedades da aplicação Employee Document Management.