Gerenciamento de documentos do funcionário

  • Versão de lançamento: Washingtondc
  • Atualizado 1 de fev. de 2024
  • 11 min. de leitura

    • Use a Gestão de documentos de funcionários para pesquisar, criar, mover ou gerenciar retenções jurídicas em documentos de funcionários.

    O Employee Document Management é o seu arquivo virtual que contém todos ou todos os documentos de funcionários da sua organização. Com o Employee Document Management, você pode:
    • Pesquisar documentos do funcionário: há várias maneiras de restringir sua pesquisa de documentos do funcionário.
    • Criar documentos do funcionário:
      • Os documentos do funcionário podem ser adicionados diretamente ao repositório de documentos.
      • Quando combinados com HR Service Delivery, os agentes de RH podem mover documentos de um caso de RH ou adicionar diretamente ao repositório de documentos.
    • Colocar um perfil de RH ou tipo de documento em retenção jurídica: colocar um perfil de RH ou tipo de documento em retenção jurídica evita que os documentos associados do funcionário sejam limpos após o período de retenção.
    • Mover documentos do funcionário: quando os documentos do funcionário são anexados a um caso de RH, você pode movê-los manualmente para o repositório de documentos. Ou você pode configurar os serviços de RH para mover automaticamente os documentos do funcionário quando o caso for encerrado/concluído.
    • Exibir documentos do funcionário: os funcionários podem exibir os próprios documentos do funcionário no portal de serviços ou no Central do funcionário. Aqui Definir políticas para um tipo de documento é como você concede acesso a eles por tipo de documento. O sistema de base fornece exemplos de tipos de documento.

    Pesquisa de documentos do funcionário

    Pesquise e exiba documentos do funcionário usando diferentes filtros do repositório de documentos do funcionário. Você também pode baixar documentos para fins de auditoria.

    Antes de Iniciar

    Função necessária: sn_hr_ef.document_reader

    Por Que e Quando Desempenhar Esta Tarefa

    Documentos do funcionário é o repositório de documentos do funcionário. Não importa o tamanho do seu repositório de documentos de funcionários, você pode pesquisar rapidamente ou configurar filtros de pesquisa predefinidos para encontrar os documentos necessários rapidamente.

    Procedimento

    1. Navegar até Todos > Perfil de RH > Documentos de funcionário > Pesquisar Documentos.
    2. Use os filtros de coluna para identificar os documentos que você está procurando.
      Por exemplo, a classificação na coluna Funcionário mostra todos os documentos por funcionário.
    3. Para baixar documentos, marque a caixa de seleção ao lado dos documentos e selecione Baixar na lista de seleção Ações.
      O download de vários documentos com o mesmo nome anexa cada documento ao nome do funcionário. Um número é adicionado quando os documentos ainda estão duplicados.
    4. Para exibir mais informações sobre um documento, clique no nome do documento.
      Se Sim estiver marcado na propriedade do documento do funcionáriosn_hr_ef.enable_document_viewer, o documento do funcionário será exibido.

    Criar ou modificar um documento de funcionário

    Com a função de redator de documentos do funcionário [sn_hr_ef.document_writer], você pode criar ou carregar um documento do funcionário diretamente no repositório de gestão de documentos do funcionário.

    Antes de Iniciar

    Função necessária: sn_hr_ef.document_writer

    Por Que e Quando Desempenhar Esta Tarefa

    Os documentos também podem ser carregados do formulário de caso de RH e movidos para o repositório de documentos.
    Nota:
    Os documentos do funcionário também podem ser movidos do formulário de caso de RH automaticamente quando o caso é encerrado, configurando o serviço de RH. Para obter informações sobre como configurar este recurso, consulte Configurar um serviço de RH.

    Procedimento

    1. Navegar até Todos > Perfil de RH > Documentos de funcionário > Criar Novo Documento.
    2. No formulário, preencha os campos.
      Tabela 1. Formulário de documento do funcionário
      Campo Descrição
      Documento Documento do funcionário a ser carregado.
      Clique em Escolher arquivo para carregar um documento do funcionário.
      Nota:
      Por padrão, o tamanho máximo permitido de um documento é de 30 MB. O padrão pode ser alterado no campo Tamanho máximo de carregamento de arquivo em megabytes em Propriedades do documento do funcionário. Para obter mais informações, consulte Propriedades da aplicação Employee Document Management.

      Depois de selecionar um documento, os campos somente leitura mostram o tamanho e o formato do arquivo, criado em e criado por.

      O visualizador na IU oferece suporte somente à exibição de documentos .pdf. Outros tipos de documentos podem ser baixados e exibidos.

      Para obter resultados de pesquisa ideais, não use hífen (-) no nome do documento. Usar palavras completas separadas por espaços ou barras inferiores fornece melhores resultados de pesquisa.

      A propriedade Habilitar "Visualizador de documentos" para visualizar documentos PDF na propriedade Documentos do funcionário deve ser marcada como Sim para exibir documentos PDF.
      Nota:
      A exibição de documentos não é compatível com o FedRAMP, clientes no local, dispositivos móveis, clientes que usam criptografia de borda ou suporte de criptografia.
      Descrição Descrição do documento do funcionário.
      Funcionário Nome do funcionário ao qual o documento está associado.
      País da folha de pagamento País da folha de pagamento do funcionário no momento da criação do documento.
      Nota:
      Quando você carrega o documento ou move os anexos do caso para o arquivo do funcionário, o valor no campo País da folha de pagamento é padronizado para o perfil de usuário do funcionário.
      Tipo de documento Tipo de documento associado ao documento do funcionário.
      Os tipos de documento fornecem categorização e a política de retenção.
      Nota:
      • Você pode ler e gravar um documento somente se atender ao requisito de configuração de leitura ou gravação de pelo menos uma política de segurança associada ao tipo de documento.
      • Você pode limpar um documento somente se atender ao requisito de configuração de autorização de limpeza de pelo menos uma política de segurança associada ao tipo de documento.
      • Você pode receber uma notificação de limpeza somente se atender à autorização de limpeza ou ao requisito de configuração de notificação de pelo menos uma política de segurança associada ao tipo de documento.
      Data de efetivação Data e hora a partir da qual o documento do funcionário é válido. Em geral, a data de efetivação é a data de criação do documento, exceto nos casos de acordos contratuais. Por exemplo, o aumento salarial ou a promoção podem entrar em vigor a partir de uma data diferente da data da avaliação de desempenho.
      Caso de RH Número do caso de RH ao qual o documento do funcionário está associado quando movido de um caso de RH.
      Limpeza em espera Limpar o status de espera de um documento.
      • Autorização de limpeza pendente: a notificação de limpeza foi enviada, mas a autorização não foi recebida.
      • Limpeza aprovada: a autorização de limpeza foi recebida, o documento está programado para ser limpo.
      • Limpo rejeitado: a autorização de limpeza foi rejeitada, o documento não está programado para ser limpo.
        A política de segurança associada a um tipo de documento define a autorização de limpeza. As funções a seguir têm permissão para alterar a autorização de limpeza:
        • Administrador de EF [sn_hr_ef.admin]
        • Gerenciador de gestão de arquivos de funcionários [sn_hr_ef.manager]
      Data de vencimento Opção para definir uma data de vencimento para um documento. Notificações por e-mail serão enviadas aos proprietários do documento, gerentes ou representantes de RH (de acordo com as políticas de expiração) quando o documento expirar ou estiver próximo de expirar.
      Nota:
      Esta opção é habilitada somente quando um administrador habilita a caixa de seleção Data de vencimento.
    3. Clique em Enviar para criar o registro do documento do funcionário.
      A guia da lista relacionada Trilha de auditoria do documento do funcionário é exibida.

      Fornece exibição de todas as ações de um documento de funcionário, desde a criação ou carregamento até o momento em que é limpo.

      As seguintes ações são capturadas:
      • Registro criado
      • Campos atualizados
      • Anexo removido
      • Anexo atualizado
      • Anexo renomeado
      • Marcador da plataforma adicionado
      • Marcador da plataforma removido
      • Documento exibido
      • Documento baixado
      • Documento baixado pelo funcionário em Central do funcionário

    Mover documentos do funcionário para o repositório de documentos

    Você pode mover documentos de funcionários de um caso de RH para o repositório de documentos do funcionário. Você também pode mover documentos do funcionário automaticamente pelo serviço de RH quando um caso de RH é encerrado e concluído.

    Antes de Iniciar

    Função necessária: sn_hr_ef.document_writer ou sn_hr_core.case_reader

    Por Que e Quando Desempenhar Esta Tarefa

    Os documentos do funcionário também podem ser adicionados diretamente ao repositório de documentos do funcionário. O repositório de documentos do funcionário fornece um repositório central para identificação rápida e fácil usando diferentes recursos de classificação. Consulte Criar ou modificar um documento de funcionário.

    Procedimento

    1. Navegar até Todos > Gestão de casos de RH > Todos os casos de RH.
    2. Selecione um caso que tenha documentos do funcionário anexados.
      Na exibição de lista, não há como identificar casos de RH com documentos do funcionário anexados. O número do caso de RH ou a pessoa Aberto para são necessários para localizar um caso de RH.
    3. No cabeçalho do formulário, clique em Mover anexos.
      O menu Mover anexos para arquivo do funcionário é exibido.
    4. Marque a caixa de seleção ao lado dos documentos que você deseja mover.
      Os campos Selecionar COE para que os anexos sejam movidos e Detalhe do tópico podem ser modificados, mas somente se o documento tiver sido adicionado ao tipo incorreto de caso de RH.
    5. Selecione o tipo de documento para cada documento.
      O tipo de documento determina a categorização, quem pode acessá-lo e a política de retenção. Se nenhum tipo de documento for exibido para o detalhe do tópico associado, um deverá ser criado para garantir a categorização correta. Consulte Definir políticas para um tipo de documento.
    6. Clique em Mover selecionado.

    Resultado

    Os documentos do funcionário são movidos do caso de RH para o repositório de documentos do funcionário. Depois que um documento de funcionário é movido, o nome, o formato e o tamanho do arquivo são copiados do anexo para o documento.
    Nota:
    Você também pode automatizar esse processo marcando a caixa Mover anexos automaticamente dos serviços de RH. Consulte Configurar um serviço de RH.

    O que Fazer Depois

    Depois de mover os anexos, eles serão exibidos na seção Documentos do funcionário no caso.

    Adicionar retenção jurídica a vários perfis de RH

    Adicione retenção jurídica a vários perfis de RH de uma só vez. As retenções jurídicas ou de litígio impedem a exclusão de documentos do funcionário de um perfil de RH.

    Antes de Iniciar

    Função necessária: sn_hr_ef.admin, sn_hr_ef.manager, sn_hr_core.profile_writer, sn_hr_ef.legal_hold_writer

    Procedimento

    1. Navegar até Todos > Perfil de RH > Perfis de RH.
    2. Na exibição de lista, selecione todos os perfis de RH nos quais você pretende aplicar a retenção jurídica.
    3. Em Ações em linhas selecionadas, selecione Adicionar retenção jurídica.
    4. Na caixa de diálogo Adicionar retenção jurídica:
      1. No campo Motivo, selecione um valor.
      2. No campo Comentários, adicione mais detalhes.
      3. Clique em OK.
      Os documentos do funcionário de perfis de RH selecionados são colocados em retenção jurídica e não são limpos com base na política de retenção.

    Adicionar retenção jurídica a vários tipos de documento

    Adicione retenção jurídica a vários tipos de documento de uma só vez. As retenções jurídicas ou de litígio impedem a exclusão de documentos relacionados a um tipo de documento.

    Antes de Iniciar

    Função necessária: sn_hr_ef.admin, sn_hr_ef.manager, sn_hr_core.profile_writer, sn_hr_ef.legal_hold_writer

    Procedimento

    1. Navegar até Todos > Administração de RH > Tipos de documentos.
    2. Na exibição de lista, selecione todos os documentos nos quais você pretende aplicar a retenção jurídica.
    3. Em Ações em linhas selecionadas, selecione Adicionar retenção jurídica.
    4. Na caixa de diálogo Adicionar retenção jurídica:
      1. No campo Motivo, selecione um valor.
      2. No campo Comentários, adicione mais detalhes.
      3. Clique em OK.
      Os documentos associados aos tipos de documento selecionados são colocados em retenção jurídica e não são limpos com base na política de retenção.

    Exibir logs de limpeza de documentos do funcionário

    Para obter o desempenho ideal do sistema e, dependendo dos processos internos, a documentação do funcionário é limpa com base na política de segurança estabelecida pela sua empresa.

    Antes de Iniciar

    Função necessária: sn_hr_ef.manager

    Por Que e Quando Desempenhar Esta Tarefa

    A limpeza exclui permanentemente os documentos do funcionário da instância. A limpeza libera armazenamento geral.
    • O log de limpeza mostra quais documentos foram excluídos.
    • Os atributos dos documentos excluídos são armazenados.
    • Os atributos padrão que identificam os documentos excluídos são o funcionário e o número do caso de RH. Você pode mudar o padrão nas Propriedades da Gestão de documentos do funcionário.

    Consulte Propriedades da aplicação Employee Document Management.

    Procedimento

    Navegar até Todos > Administração de RH > Documentos de funcionário > Limpar Logs.
    Uma lista de documentos limpos com os campos especificados em Esses campos serão incluídos nos logs de limpeza se habilitado de Propriedades da aplicação Employee Document Management.