Usar solicitação de contrato sem autoatendimento
Envie solicitações de contrato sem autoatendimento para revisão de contratos com base em modelos de terceiros.
Recursos
As solicitações de contrato sem autoatendimento incluem os seguintes recursos:
- Capacidade de enviar um documento de terceiros para revisão.
- Capacidade de carregar vários contratos e documentos de suporte para revisão.
- Integrações de assinatura eletrônica com Adobe Sign e DocuSign.
- Suporte para armazenar documentos de contrato em sua instância ServiceNow ou sistemas de armazenamento externo, como Microsoft OneDrive e Google Drive.
- Repositório de contratos que contém os metadados de documentos de contrato assinados.
- Suporte para uma propriedade do sistema configurável para gerar uma certificação de conclusão.
Fluxo de trabalho de solicitação de contratos sem autoatendimento
Um exemplo de fluxo de trabalho para solicitação de contrato em papel de terceiros (não autoatendimento) pode progredir da seguinte forma:
- O solicitante do contrato inicia uma solicitação de contrato no espaço de trabalho. Para obter mais informações, consulte Iniciar uma solicitação de contrato.
- A solicitação de contrato é criada no estado Rascunho.
- O usuário do contrato carrega um único contrato ou vários contratos e seus documentos de suporte e os classifica.
- O executante do contrato revisa o documento do contrato anexado à solicitação de contrato.
- Se necessário, o executante do contrato reclassifica o contrato e os documentos de suporte.
- O executante do contrato faz as mudanças necessárias nos documentos do contrato.
- O executante do contrato carrega o contrato revisado na solicitação de contrato.
- O executante do contrato envia por e-mail o documento do contrato revisado para os contatos do terceiro.
- O solicitante inicia uma aprovação ad hoc.
- Se forem necessárias mudanças, elas serão feitas e uma nova revisão de documento será criada.
- Exiba respostas de contatos de terceiros no fluxo de atividades da solicitação de contrato.
Várias iterações de revisões entre sua empresa e o terceiro podem ser necessárias antes que o documento do contrato seja finalizado por todas as partes.
- O executante do contrato se prepara para assinaturas especificando a ordem em caso de vários documentos do contrato, adicionando campos exigidos pelo sistema de assinatura eletrônica configurado e envia o documento do contrato para assinatura.
- Todos os signatários enviam as assinaturas necessárias.
- Se a assinatura for recusada, o usuário que está trabalhando na solicitação de contrato gerará um novo documento e o reenviará para assinatura.
- O contrato assinado é armazenado na instância ServiceNow ou em um sistema de armazenamento externo e referenciado no repositório de contratos. O solicitante e os membros do departamento podem acessar o documento do contrato assinado no repositório de contratos.