Usar solicitação de contrato de autoatendimento
Envie solicitações de contrato que gerarão documentos de contrato usando um modelo de contrato predefinido e regras de modelo.
Recursos
- Modelos de contrato com metadados e regras de negócios para selecionar o modelo mais relevante para uma solicitação.
- Microsoft Word formate modelos de contrato para facilitar a revisão e a edição do contrato para o executante do contrato.
- Integrações de assinatura eletrônica com Adobe Sign e DocuSign.
- Integrações de armazenamento externo com Google Drive e Microsoft OneDrive para armazenar documentos de contrato assinados.
- Repositório de contratos centralizado que contém os metadados de documentos de contrato assinados.
- Propriedade do sistema para gerar uma certificação de conclusão para um contrato assinado eletronicamente.
Fluxo de trabalho de contratos com autoatendimento
Quando um solicitante envia uma solicitação de contrato de autoatendimento, um documento de contrato é criado usando um modelo de contrato padrão com base nas informações da solicitação. As informações da solicitação são inseridas nos locais apropriados do modelo.
Como os documentos do contrato estão no formato Microsoft Word, revisar, editar e finalizar os documentos do contrato é mais fácil do que documentos no formato PDF ou HTML.
Se o documento do contrato gerado não exigir mudanças, o solicitante poderá enviá-lo aos signatários para uma assinatura eletrônica. Depois que todos os signatários assinaram o documento do contrato, ele é armazenado na instância ServiceNow ou em um sistema de armazenamento externo com base na configuração. O solicitante e os membros do departamento de contratos podem acessar o documento do contrato assinado no repositório de contratos.
- O usuário do contrato inicia uma solicitação de contrato. Para obter mais informações, consulte Iniciar uma solicitação de contrato
- Quando não há erros de validação, a solicitação de contrato é criada no estado de trabalho em andamento.
- Quando há erros de validação do signatário, o solicitante do contrato resolve o problema e reenvia a solicitação de contrato.
- O documento do contrato é gerado a partir de um modelo de contrato e os metadados, as cláusulas e os signatários são adicionados dinamicamente de acordo com as condições predefinidas.
- A solicitação de contrato é atribuída automaticamente (usando a regra de atribuição) ou manualmente a um executante do contrato.
- O usuário do contrato edita as solicitações de mudanças e gera novamente o documento do contrato.
- O solicitante do contrato visualiza o contrato gerado e, se nenhuma mudança for necessária, o envia para os signatários.
- O documento do contrato é armazenado na instância ServiceNow ou no armazenamento externo de acordo com a configuração.
- Todos os signatários enviam as assinaturas necessárias. Se o signatário recusar o documento, ele será enviado de volta ao solicitante para ser retrabalhado e enviado novamente para assinatura.
- Se a assinatura for recusada, o usuário que está trabalhando na solicitação de contrato gerará um novo documento e o reenviará para assinatura.
- O contrato assinado é anexado ao registro de solicitação de contrato.
- O contrato assinado é armazenado na instância ServiceNow ou em um sistema de armazenamento externo e referenciado no repositório de contratos. O solicitante e os membros do departamento podem acessar o documento do contrato assinado no repositório de contratos.
- O solicitante do contrato pode cancelar uma solicitação de contrato quando o estado for Rascunho, Novo, Aguardando aprovação, Aguardando assinatura e Trabalho em andamento.