Planejador de eventos - principais recursos, ações, exibições
O Workplace Central planejador de eventos é um espaço completo onde você pode verificar todas as reservas solicitadas em sua organização de uma só vez.
Capacidades do planejador de eventos
Você pode exibir todas as reservas da sua organização neste único espaço. Você pode monitorar quantos locais de trabalho são comprometidos pelos funcionários. Usando o planejador, você pode executar as seguintes ações:
- Você pode acessar o planejador de eventos como um planejador de reserva e um visualizador de reserva.
- Exiba várias reservas, como reservas de ocorrência únicas, recorrentes, ou seja, várias secundárias, de grupo e muito mais.
- Verifique os espaços disponíveis e indisponíveis a qualquer momento.
- Exiba ou edite diretamente as reservas solicitadas em qualquer campus, edifício ou andar, quando necessário.
- Exiba o planejador em uma exibição programada.
- Preparar ou adiar uma reserva para outro momento.
- Exiba informações detalhadas de cada reserva solicitada no passado, no dia atual ou que estão por vir.
- Exiba detalhes como o solicitante, o estado atual da reserva, o status de check-in e check-out, os convidados, o número de pessoas presentes e muito mais.
- Crie uma reserva.
- Como planejador de reservas, você pode executar as seguintes ações:
- Arraste uma reserva para outra data e hora para reprogramar.
- Alterar os horários de reserva,
- Altere o local da reserva.
- Cancelar uma reserva
- Abrir uma reserva, fazer mudanças avançadas e adicionar serviços
- Como planejador de reservas, você pode gerenciar detalhes de reservas únicas ou de ocorrências. Você também pode editar os detalhes da reserva, como a finalidade reservável, o número de participantes e o centro de custos diretamente nas páginas de detalhes da reserva.Nota:Você pode gerenciar uma reserva de vários locais ou de grupo somente abrindo os detalhes da reserva e não com a exibição de programação.
Importante:
As reservas criadas usando um provedor de calendário só podem ser gerenciadas usando o provedor de calendário.
Página inicial
A página principal do planejador de eventos consiste nas seguintes seções:
- Reservas
- As métricas das reservas são exibidas na seção. As métricas da reserva planejada do dia atual, serviços extras solicitados, reservas canceladas e reservas com aprovação pendente.
- Reservas ativas
- Esta seção exibe a lista detalhada de todas as reservas solicitadas na organização e as reservas solicitadas por você. Você também pode exibir as reservas em uma exibição de programação usando a opção Abrir exibição de programação.
Métricas de reserva
Na página inicial do planejador de eventos, você pode exibir as métricas de reserva na seção Reservas. Os cartões de métrica a seguir são exibidos. Você pode selecionar o cartão de métrica para exibir as respectivas reservas em uma lista.
- Reservas planejadas para hoje
- Número de reservas programadas para o dia atual (hoje).
- Reservas com serviços extras para hoje
- Número de reservas que têm solicitações de serviço extra para o dia atual (hoje).
- Reservas canceladas de hoje
- Número de reservas que foram canceladas para o dia atual (hoje).
- Reservas com aprovação pendente
- Número de reservas que aguardam aprovação.
Exibição da lista de reservas
A seção Reservas ativas na página principal exibe uma lista de reservas. Você pode exibir todas as reservas e reservas solicitadas por você. A seção Reservas ativas exibe o seguinte:
- Todas as reservas
- A seção Todas as reservas exibe a lista de reservas criadas em em toda a organização. A lista exibe dez reservas por vez. Selecione a opção Exibir tudo para exibir todas as reservas. Você pode exibir os seguintes detalhes:
- O solicitante de reservas.
- O local em que a reserva é criada.
- O edifício e o campus onde reside o local.
- A finalidade da reserva.
- Os tipos de reserva, como única, ocorrência, vários secundários, grupo e outros.
- A hora de início e término da reserva.
- O estado atual da reserva.
Você pode atualizar a lista sempre que necessário. Você também pode editar as colunas da lista com base em como deseja exibir a lista.
- Minhas reservas
- A seção Minhas reservas exibe a lista de reservas que você criou para você ou para outras pessoas. A lista exibe 10 reservas por vez. Selecione a opção Exibir tudo para exibir todas as reservas.
Você pode atualizar a lista sempre que necessário. Você também pode editar as colunas da lista com base em como deseja exibir a lista. Você pode configurar para exibir até 10 colunas por vez.
Exibição da programação de reservas
O planejador de eventos permite que você exiba todas as reservas em uma exibição de programação usando a exibição Abrir programação.
A exibição de programação abre uma exibição de linha do tempo mostrando todos os locais de trabalho da sua organização, como campi, edifícios, andares e espaços nesse andar. A exibição de programação tem os seguintes recursos:
- Seleção de campus
- No canto superior direito da exibição de programação, você pode especificar o campus para o qual deseja exibir as reservas usando a opção Campus. Depois de especificar o campus, os filtros Edifícios e Pisos são gerados automaticamente. Você pode especificar o edifício e a cheia que deseja exibir, respectivamente. Como administrador, você pode configurar o número de campi que devem ser exibidos na seleção suspensa. Você pode especificar o número na propriedade Maximum number of items that can appear in filter drop down of campus, buildings and floors in Event Planner Experience..
- Finalidade da reserva
- Você pode usar a opção de finalidade reservável para filtrar os espaços do campus com base nas finalidades reserváveis configuradas em sua organização.
- Data
- Você pode exibir as reservas de qualquer data selecionando uma data no calendário. Você pode selecionar Hoje para exibir o dia atual no calendário.
- Fuso horário
- A linha do tempo de exibição de programação é definida com base no fuso horário do planejador de reservas.
- Período de tempo
- Você pode especificar o intervalo de tempo da exibição de programação usando o local suspenso no canto superior direito da exibição. Por padrão, o intervalo de tempo é definido como Exibição diária de 30 minutos. Você pode optar por exibir a hora em uma janela de uma hora ou em uma exibição de semana.
- Atualizar
- Você pode atualizar a exibição a qualquer momento, selecionando o ícone de atualização (
). - Legenda
- Você pode exibir a legenda de cor com base na qual as reservas são exibidas. A legenda exibe as cores associadas a cada estado. Como administrador, você pode modificar as cores associadas a cada estado nas propriedades Workplace Reservation Management. Navegar até para modificar as propriedades. Você pode editar as seguintes propriedades e especificar suas cores:
- Cor das reservas de rascunho no Event Planner Experience
- Cor das reservas em andamento no Event Planner Experience.
- Cor das reservas que aguardam confirmação no Event Planner Experience.
- Cor das reservas confirmadas no Event Planner Experience.
- Cor das reservas concluídas no Event Planner Experience.
- Cor das reservas que aguardam aprovação no Event Planner Experience.
- Cor das reservas aprovadas no Event Planner Experience.
- Cor das reservas rejeitadas no Event Planner Experience.
- Cor das reservas em conflito no Event Planner Experience.
- Cor das reservas apenas leitura no Event Planner Experience.
- Pesquisar espaços
- Você pode pesquisar diretamente um espaço usando a opção Pesquisar espaços.
- Reservas
- As reservas criadas em um espaço são exibidas como uma barra expandida entre a hora de início e a hora de término. As reservas são exibidas em cores com base em seu estado atual. Você pode exibir a legenda da cor para saber o estado.
- Você pode selecionar a reserva para exibir detalhes como a hora de início e término da reserva, duração, subtipo, status e serviços solicitados, se houver.
- Você também pode exibir mais detalhes das reservas no painel lateral, selecionando o ícone Abrir painel lateral (
). - Para abrir a reserva e exibi-la no portal, você pode selecionar a opção Abrir reserva. A reserva é exibida em Central do funcionário por padrão. Se você quiser que a reserva seja aberta em um portal personalizado em vez da Central do funcionário, execute as seguintes ações:
- Navegar até .
- Pesquise e abra WPCoreUtils.
- No campo Script, substitua a função getCommonPortalSuffix para obter o sufixo comum do portal.
- Clique em Atualizar.
- Você também pode selecionar a opção Mostrar (
) para obter uma exibição detalhada da reserva. O painel lateral exibe os detalhes relacionados à reserva, como local, hora de início e término, estado atual, estado de sincronização, assunto da reserva e serviços solicitados. Como planejador de reservas, você também pode cancelar a reserva usando a opção Cancelar reserva. - Você também pode mover a reserva para outro horário ou local arrastando a barra da reserva.
- Você também pode exibir mais detalhes das reservas no painel lateral, selecionando o ícone Abrir painel lateral (
Exibição de detalhes da reserva
Quando você seleciona uma reserva no planejador de evento, a reserva é aberta em uma nova guia exibindo todos os detalhes relacionados à reserva. A página exibe os detalhes do solicitante, o estado atual e o campus onde a reserva é solicitada na exibição de nível superior.
Os detalhes da reserva são exibidos nas seguintes guias:
- Detalhes
- A guia Detalhes exibe os detalhes da reserva especificados pelo solicitante no formulário de reserva ao fazer a reserva. Como planejador de reservas, você pode editar o Número de participantes, a Finalidade reservável e o campo Centro de custos.
- Reservas do bloqueador
- A guia exibe as reservas de bloqueador criadas junto com a reserva. As reservas de bloqueador serão criadas para limpeza e preparação se algum serviço extra for solicitado com a reserva.
- Casos
- A guia exibe os casos de local de trabalho criados para atender aos serviços extras solicitados com a reserva. Se houver alguma tarefa do local de trabalho criada, uma guia Tarefas será exibida.
- Itens de serviço solicitados
- A guia exibe os itens de serviço solicitados com a reserva.
- Aprovadores
- A guia exibe os detalhes dos aprovadores da reserva.
- Convidados
- A guia exibe os detalhes dos convidados para a reserva.
- Registros da reserva
- A guia exibirá os detalhes da gravação se a reserva incluir um link de reunião virtual.
Na página de detalhes da reserva, você também pode abrir a reserva para exibi-la no portal Central do funcionário usando a opção Abrir reserva. Se você quiser que a reserva seja aberta em um portal personalizado em vez da Central do funcionário, execute as seguintes ações:
- Navegar até .
- Pesquise e abra WPCoreUtils.
- No campo Script, substitua a função getCommonPortalSuffix para obter o sufixo comum do portal.
- Clique em Atualizar.
Como planejador de reservas, você pode cancelar uma reserva, se necessário, usando a opção Cancelar reserva.