Aprovações de solicitação de espaço, estados, ações e principais recursos
Como planejador de espaço, execute as solicitações de alocação de espaço geradas na organização usando o painel do Workplace Central Space Optimization. Usando o painel do Workplace Central Space Optimization para evitar várias tarefas de verificação de disponibilidade, alocação manual de espaços e outros processos envolvidos durante o planejamento de espaço.
Funcionalidade
O Portal de serviços do local de trabalho permite que os gerentes do local de trabalho e outros usuários do local de trabalho façam uma solicitação de recomendação de espaço especificando seus requisitos. A aplicação gera várias opções de plano de espaço com base em suas especificações. Quando uma solicitação de espaço é enviada, um caso de local de trabalho é criado no aplicativo. A Otimização de espaço do Workplace Central facilita para você, como planejador de espaço, exibir somente os casos de local de trabalho gerados especificamente a partir de uma solicitação de espaço.
Como planejador de espaço, você tem apenas algumas ações a executar para implantar um plano de espaço. A aplicação aplica vários algoritmos no local especificado pelo solicitante e gera várias opções de plano de espaço. O solicitante recebe essas opções de plano de espaço para fazer uma seleção e enviar. Este pré-planejamento da alocação de espaço facilita para você, como planejador de espaço, implantar o plano de espaço.
O painel do Space Optimization fornece as métricas do número total de solicitações de espaço geradas e também exibe os detalhes de cada solicitação de espaço. Você também pode exibir os detalhes aplicando vários filtros e também com base no edifício para o qual ele é solicitado.
- No quadro de métricas de cenários, selecione Todas as solicitações de espaço.
- Na seção Solicitações de espaço, selecione Exibir tudo para exibir todas as solicitações de espaço.
Aprovações
Se uma solicitação de assistência de espaço exigir aprovação, você poderá aprová-la usando a configuração de aprovação Workplace Core. Você pode aprovar uma solicitação de assistência de espaço somente dos usuários aos quais você está atribuído como gerente.
Exibições de solicitação de espaço
- Detalhes da solicitação
- A solicitação de espaço é aberta na exibição de detalhes da solicitação por padrão. Nos detalhes da solicitação, os detalhes são divididos em três painéis diferentes da seguinte forma:
- Caso de local de trabalho e variáveis: no primeiro painel, os detalhes do caso do local de trabalho e as variáveis fornecidas pelo solicitante são detalhados.
- Na seção Caso de local de trabalho, você pode exibir a descrição da solicitação. Você também pode atribuir a solicitação de espaço a outro grupo de atribuição ou a um usuário usando o grupo de atribuição e o campo Atribuído a.
- Na seção Variáveis, você pode exibir todos os detalhes especificados no formulário pelo solicitante.
- Compor e atividade: no segundo painel, você pode adicionar comentários e atividades realizadas na solicitação de espaço desde sua criação.
- Na seção Compor, você pode adicionar comentários e anotações de trabalho na solicitação. Os comentários também são exibidos para o solicitante, enquanto as anotações de trabalho são exibidas somente para os planejadores de espaço que trabalham na solicitação de espaço.
- Na seção Atividade, você pode exibir todos os detalhes relacionados às ações realizadas na solicitação de espaço, como mudanças de estado, aprovações, anotações de trabalho e tudo mais.
- Anexos e modelos: no terceiro painel, você pode selecionar duas exibições diferentes, ou seja, exibir ou adicionar anexos ou exibir modelos de caso de local de trabalho. Você pode selecionar essas opções usando o painel à extrema direita.
- Caso de local de trabalho e variáveis: no primeiro painel, os detalhes do caso do local de trabalho e as variáveis fornecidas pelo solicitante são detalhados.
- Plano de espaço
- Na guia Plano de espaço, você pode exibir a opção de plano de espaço selecionada pelo solicitante. Você também pode ver o plano de espaço no mapa de piso. O mapa de piso ficará visível somente se o piso tiver um mapa de piso configurado usando a aplicação Workplace Indoor Mapping e se você tiver instalado o componente de mapeamento interno.
- O plano de espaço também exibe informações de alto nível do piso, do edifício e do campus envolvidos na forma de cápsulas.
- O plano de espaço fornece informações detalhadas dos espaços, piso, edifício, campus, local e a região que é usada para a alocação.
Importante:Se o solicitante não tiver feito nenhuma seleção de opção, a guia Plano de espaço não exibirá detalhes. - Aprovações
- Na guia Aprovações, você pode exibir os detalhes do aprovador da solicitação de espaço.
- Plano de execução
- O plano de execução exibe as informações detalhadas relacionadas à alocação, ao piso em que o espaço está alocado, ao tipo de mudança feita no plano, ao valor atual e ao valor do cenário. Quando você implanta o plano de espaço, um caso de local de trabalho é criado e executado para cada alocação. Até que todos os casos de local de trabalho estejam em andamento, a implantação não é considerada concluída.
- Mapa do piso
- Na exibição de mapa de piso, você pode exibir o mapa de piso do piso em que o plano de espaço está planejado. O mapa de piso ficará visível somente se o piso tiver um mapa de piso configurado usando o Workplace Indoor Mapping e se você tiver instalado o componente de mapeamento interno. Você pode executar as seguintes ações em um mapa de piso:
- Alterne os locais usando filtros de andar, prédio e campus.
- Aumente e diminua o zoom no mapa. Você também pode clicar duas vezes para ampliar.
- Exiba a legenda associada a cada departamento no painel direito.
Estados de solicitação de espaço
Uma solicitação de espaço desde sua criação passa por várias mudanças de estado. Com base no estado da solicitação, você pode executar ações e implantação.
Uma solicitação de espaço tem os seguintes estados:
- Rascunho: quando uma solicitação de espaço é criada usando o Portal de serviços do local de trabalho, ela é definida inicialmente para o estado Rascunho por alguns segundos e, em seguida, muda para o estado Pronto.
- Pronto: depois que a solicitação é criada e as opções de plano de espaço ainda estão em geração, o status é definido como Pronto.
- Trabalho em andamento: depois que as opções são geradas e disponibilizadas para os solicitantes para seleção, o status é definido como Trabalho em andamento. O status é definido como Trabalho em andamento até que o solicitante selecione uma opção.
- Se o solicitante selecionar uma opção, a solicitação mudará para o próximo estado.
- Se o solicitante selecionar a opção Nenhum na lista de opções fornecida, a solicitação será encerrada e o estado será definido como Encerrado concluído.
- Aguardando aprovação: se o solicitante selecionar uma opção e enviar a solicitação, uma das seguintes ações será realizada:
- Se o perfil do solicitante exigir aprovação do gerente, a solicitação será enviada para aprovação e o estado será definido como Aguardando aprovação.
- Se o perfil do solicitante não exigir aprovação, o estado será alterado automaticamente para Aprovado.
- Encerrado incompleto: quando a solicitação é enviada para aprovação e o aprovador rejeita a solicitação, ou seja, se o aprovador rejeita o plano de espaço selecionado, o estado muda para Encerrado incompleto.
- Aprovado: se o aprovador aprovar a solicitação de espaço, o estado será alterado para Aprovado. Você só pode implantar solicitações de espaço que estejam no estado Aprovado. Além disso, o plano de execução exibirá o espaço selecionado na solicitação de espaço se a solicitação for aprovada.
- Implantação em andamento: ao implantar o plano de espaço selecionado na solicitação de espaço, o estado da solicitação muda para Implantação em andamento. As ações a seguir são realizadas quando uma solicitação está no estado Implantação em andamento:
- Para cada alocação, um caso de local de trabalho é criado e implementado.
- O processo de implantação será bem-sucedido somente se todos os casos de local de trabalho forem implementados com sucesso, ou seja, se todos os casos forem encerrados com o estado Encerrado concluído.
- O processo de implantação será malsucedido se algum caso de local de trabalho não for implementado com sucesso, ou seja, se algum caso for encerrado com o estado Encerrado incompleto.
- Encerrado concluído: se a implantação for implementada com sucesso, a solicitação de espaço será encerrada e o estado será definido como Encerrado concluído. Se a implantação falhar, a solicitação de espaço será encerrada e o estado será definido como Encerrado incompleto.