Como adicionar uma tarefa de RH a um caso de RH

  • Versão de lançamento: Washingtondc
  • Atualizado 1 de fev. de 2024
  • 11 min. de leitura

    • Você pode adicionar, exibir ou trabalhar em tarefas de RH atribuídas a casos de RH.

    Antes de Iniciar

    Função necessária: sn_hr_core.basic ou sn_hr_core.case_writer

    Por Que e Quando Desempenhar Esta Tarefa

    Você pode exibir as tarefas de RH no caso de RH primário ou acessando Gestão de casos de RH > Tarefas de RH.

    Procedimento

    1. Abra um caso de RH.
    2. Role até Links relacionados e clique em Adicionar tarefa.
      • Tarefa de RH: selecione para adicionar uma tarefa de RH.
      • Solicitação de instalações: selecione para criar uma solicitação de instalações, como mesa ou espaço de escritório.
    3. Para criar uma Tarefa de RH, conclua:
      Tabela 1. Campos de tarefa de RH
      Campo Descrição
      Número O ID da tarefa atribuída automaticamente.
      Nota:
      Você não pode mudar este valor.
      Primário O número do caso para o qual você está criando a tarefa.
      Local Selecione o local do funcionário para o qual você está criando a tarefa.
      O local determina o agente de RH atribuído à tarefa.
      Nota:
      Para casos de integração que selecionam um escritório ou uma mesa, o local determina o mapa do edifício que é exibido.
      Modelo Clique e selecione o modelo de Tarefa de RH para esta tarefa.

      O modelo de tarefa de RH pode preencher automaticamente campos como o tipo de tarefa de RH, uma descrição resumida e o grupo ou pessoa a quem a tarefa é atribuída.
      Fase A fase (pacote) de um caso de evento de ciclo de vida.

      Use este campo para definir a qual conjunto de atividades em um caso de evento de ciclo de vida você deseja adicionar uma tarefa ad hoc.

      Para obter mais informações, consulte Casos ad hoc e tarefas para casos de evento de ciclo de vida.
      Prazo Selecione a data em que a tarefa será concluída.
      Configurar lembrete Marque para enviar uma notificação por e-mail com base nas entradas de cálculo do prazo.
      Nota:
      Os lembretes também podem ser configurados no modelo de tarefa de RH para serem preenchidos automaticamente.
      Modelo de lembrete Selecione o modelo de e-mail usado para notificações de lembrete. Os modelos de e-mail são configurados a partir de Administração de RH > Conteúdo de e-mail.

      Consulte Adicionar ou modificar conteúdo de e-mail para notificações.
      Quando enviar (dias) Insira o número de dias antes da data de vencimento da tarefa para enviar o e-mail de lembrete.
      Intervalo (dias) Insira o número de dias em que o e-mail de lembrete deve ser enviado em um intervalo.

      Por exemplo, inserir um 5 indica que a notificação de lembrete é enviada a cada 5 dias até que a data de vencimento seja atingida.
      Tipo de tarefa de RH Ao atribuir uma tarefa a um funcionário, você pode solicitar como o funcionário confirma a conclusão da tarefa. As tarefas aparecem no Portal de serviços de RH do funcionário.
      Nota:
      A descrição resumida vem do modelo, mas você pode adicioná-la ou modificá-la. Ele é exibido no Portal de serviços de RH.
      Serviço de RH Um serviço de RH executa a tarefa de RH. No campo Serviço de RH, selecione um serviço de RH.
      Nota:
      Caso primário em massa não aparece como uma seleção porque é usado somente ao criar um caso primário para casos secundários em massa. Consulte Criar uma solicitação de caso em massa.
      Enviar Item do catálogo Um item do catálogo atende à tarefa de RH. No campo Item do catálogo, selecione um item do catálogo.
      Enviar Guia de pedido Um guia de pedido executa a tarefa de RH. No campo Guia de pedido, selecione um guia de pedido.
      Coletar entrada do funcionário Coleta informações de funcionários. No campo Formulário do funcionário, selecione o formulário do funcionário que o usuário preenche ou verifica.
      Nota:
      Os formulários do funcionário são questionários criados usando o designer de pesquisa para coletar informações dos funcionários. Para obter mais informações, consulte Coletar entrada do funcionário.
      Check-list No campo Itens da check-list, forneça os itens da check-list.
      Assinatura eletrônica O usuário assina eletronicamente um documento. No campo Modelo de assinatura eletrônica, selecione o modelo de assinatura eletrônica a ser usado.
      Nota:
      • A assinatura eletrônica é uma aplicação com escopo que permite assinar documentos gerenciados, artigos de conhecimento ou modelos de documento de RH. Você pode digitar ou desenhar sua assinatura, credenciais ou confirmação. Para obter mais informações, consulte Assinatura eletrônica de RH.
      • Se o modelo de documento de RH tiver um tipo de documento de assinatura eletrônica, selecione o modelo de documento de RH que o signatário assina no formulário de caso de RH. Para obter mais informações, consulte Selecione um modelo de documento de RH para uma tarefa de assinatura eletrônica.
      Credencial Indica que você deseja que o usuário confirme a leitura de um documento fazendo login com suas credenciais de login. Os campos Texto de confirmação e Documento de confirmação são exibidos. O uso desses campos mostra uma caixa de seleção e um texto acima das credenciais de login. No campo Documento de confirmação, selecione um documento que o usuário seja solicitado a ler.
      Nota:
      Esta opção está disponível somente para clientes existentes que ainda não migraram para a assinatura eletrônica. Para obter mais informações, consulte Migrar modelos de tarefa de RH existentes e abrir tarefas de RH para assinatura eletrônica.
      Assinatura Eletrônica Indica que você deseja que o usuário forneça uma assinatura eletrônica para confirmar ou validar um documento. Os campos Texto de confirmação e Documento de confirmação são exibidos. O uso desses campos mostra uma caixa de seleção e um texto acima da assinatura eletrônica.
      Nota:
      Esta opção está disponível somente para clientes existentes que ainda não migraram para a assinatura eletrônica. Para obter mais informações, consulte Migrar modelos de tarefa de RH existentes e abrir tarefas de RH para assinatura eletrônica.
      Marcar quando concluído Notifique o usuário de que um botão Concluído aparece no Portal de serviços de RH. Use a Descrição resumida para fornecer detalhes sobre esta tarefa.
      Nota:
      Marcar quando concluído muda o estado da tarefa para Encerrado concluído.
      Assinar documento Solicita que o usuário assine um documento. Um exemplo é o envio de um acordo educacional para ser assinado para reembolso da taxa de matrícula. O campo Texto de confirmação é exibido. O uso deste campo mostra uma caixa de seleção e um texto acima da assinatura.
      Nota:
      Esta opção está disponível somente para clientes existentes que ainda não migraram para a assinatura eletrônica. Para obter mais informações, consulte Migrar modelos de tarefa de RH existentes e abrir tarefas de RH para assinatura eletrônica.

      Depois que o usuário assina o documento, o documento é gerado com a assinatura e anexado à tarefa. A tarefa é encerrada e o documento é anexado ao caso.
      Fazer uma Pesquisa No campo Pesquisa, selecione uma pesquisa que o usuário está atribuído a fazer.
      Nota:
      Para casos de evento de ciclo de vida, este recurso também funcionará se a pessoa afetada ou qualquer pessoa que tenha acesso ao caso de evento de ciclo de vida original puder responder à pergunta da pesquisa. Para obter mais informações, consulte Acionar uma atividade de atividades ascendentes.
      Carregar Documentos Solicita que a pessoa atribuída à tarefa carregue documentos. Exemplos são recibos, registro de curso ou transcrições para reembolso de taxa de matrícula. Use o campo Descrição resumida para fornecer instruções.
      Nota:
      A tarefa deve estar em Pronto ou Trabalho em andamento.
      URL O campo URL é exibido. Insira um link de URL que o usuário reconheça quando acessado.
      Exibir Vídeo O campo URL é exibido. Solicita que a pessoa atribuída à tarefa exiba um vídeo.
      Atividade Mostra quando um funcionário responde ou conclui uma tarefa e mostra as atividades da tarefa por funcionário e agente de RH atribuído.
      Opcional Marque para tornar a tarefa opcional. O botão Ignorar aparece para uma tarefa na página Abrir caso. A pessoa afetada pode ignorar a tarefa ou não fazer nada, e o agente de RH pode encerrar e concluir o caso.
      Estado
      O status de trabalho do caso. Os estados são:
      • Rascunho
      • Pronto
      • Trabalho em andamento
      • Encerrado concluído
      • Fechado incompleto
      • Cancelado
      • Ignorado
      • Nota:
        Altere o estado para Pronto ou Trabalho em andamento para que o funcionário veja a tarefa que você criou.
      Grupo de atribuição

      O grupo de RH ao qual o caso está atribuído. Se o grupo não for definido automaticamente, atribua um grupo de RH para fornecer uma seleção de usuários de RH no campo Atribuído a.

      Os grupos de atribuição são restritos aos grupos com um tipo de humano_resources.
      Nota:
      Para mudar o Grupo de atribuição, o agente Atribuído a deve ser um membro do novo grupo.
      Este campo também determina quando Virtual Agent ou Suporte do Connect é usado para o recurso Fazer uma pergunta.
      • Espaço do agente: Virtual Agent
      • Usuários e grupos: Suporte do Connect
      Atribuído a
      O usuário atribuído para trabalhar neste caso. Se o usuário não for atribuído automaticamente, clique no ícone de pesquisa para selecionar um usuário que seja membro do grupo de atribuição selecionado.
      Nota:
      Para mudar o Atribuído ao agente de RH, o agente deve ser um membro do grupo de atribuição.

      Você também pode usar este campo para atribuir uma tarefa à pessoa afetada do caso. Por exemplo, se você quiser que a pessoa afetada assine e retorne um documento ou torne uma tarefa opcional.
      Equipe de suporte de tarefa O ponto de contato dentro da sua empresa para perguntas.
      Nota:
      Para usar, ative o plug-in Connect Service Portal Widgets (com.glide.connect.sp_widgets).
      Usuários e grupos

      Selecione quando você deseja que usuários ou grupos específicos atribuídos ao caso ou tarefa de RH sejam o suporte primário para esta tarefa de RH. Você pode selecionar campos no caso ou tarefa de RH, como Aberto por, Aberto para e outros, ou pode selecionar entre diferentes grupos. Você pode filtrar ainda mais selecionando habilidades específicas.
      Connect Selecionar Connect indica que sua empresa está usando as mensagens do ServiceNow Connect. Depois de selecionar Fila, o campo Fila aparece abaixo dela. Selecione uma fila de bate-papo que você deseja oferecer suporte à tarefa que está criando. Você pode filtrar ainda mais selecionando habilidades específicas.

      Em versões anteriores, este campo era rotulado como Fila.

      Nota:
      O plug-in Connect Support (com.glide.connect.support) foi descontinuado. Para obter mais informações, consulte Ativação do Suporte do Connect.
      Espaço do agente Compatível com o Espaço do agente para bate-papo. Selecionar Espaço do agente indica que sua empresa usa conversas do Virtual Agent para bate-papo. Depois de selecionar o Agent Workspace, o campo Fila do AWA é exibido abaixo dele. Selecione a fila de bate-papo do Advanced Work Assignment que você deseja oferecer suporte à tarefa que está criando. Você pode filtrar ainda mais selecionando habilidades específicas
      Usuários do caso pai Aparece quando Usuários e grupos são selecionados na equipe de suporte de tarefa.

      Selecione campos como Aberto por, Aberto para e outros do caso de RH primário que você deseja oferecer suporte a esta tarefa de RH.
      Grupos Aparece quando Usuários e grupos são selecionados na equipe de suporte de tarefa.

      Selecione um grupo associado ao caso ou tarefa de RH para ser o suporte para esta tarefa de RH.
      Fila Aparece quando a Fila é selecionada na Equipe de suporte de tarefa.
      Selecione a fila de bate-papo para a qual você deseja que esta tarefa de RH seja roteada para perguntas ou ajuda.
      Nota:
      O que você selecionar aqui deve corresponder ao valor no campo Fila de RH no formulário de Configuração de bate-papo em Colaboração. Se esses valores não corresponderem, ocorrerá um erro.
      Habilidades As habilidades necessárias da pessoa atribuída a esta categoria de caso de RH.
      Lista de observação A lista de usuários que recebem notificações sobre este caso. Clique no ícone de cadeado para adicionar usuários. Clique no ícone Adicionar-me para incluir a si mesmo.
      Descrição resumida As descrições resumidas são preenchidas a partir do modelo de tarefa de RH selecionado e podem ser substituídas.

      Insira informações que informem o usuário sobre a solicitação de tarefa. A descrição resumida aparece no Portal de serviços de RH para o funcionário.
      Descrição Uma descrição mais longa e detalhada do caso. Use as ferramentas de Rich Text Format (RTF) para formatar seu texto.

      A formatação de rich text também aparece para uma descrição de caso ou tarefa no Employee Service Center ou no portal de serviços.
      Comentários adicionais (Visível para o cliente) Insira comentários, atualizações ou informações sobre a tarefa que estejam visíveis para a pessoa afetada no caso.
      Nota:
      Traduza o texto no idioma de sua preferência usando a opção Traduzir. Para configurar a estrutura de tradução dinâmica, consulte Tradução dinâmica.
      Anotações de trabalho Insira anotações sobre o caso para correspondência com outros agentes de RH. Essas anotações não ficam visíveis para a pessoa afetada.
      Nota:
      Traduza o texto no idioma de sua preferência usando a opção Traduzir. Para configurar a estrutura de tradução dinâmica, consulte Tradução dinâmica.
    4. Você pode:
      1. Clique em Salvar no menu Conteúdo para salvar a tarefa e permanecer no formulário de tarefa.
      2. Clique em Enviar para salvar a tarefa e retornar ao formulário Caso de RH.
      3. Clique em Pronto para trabalho para salvar a tarefa e mudar o estado para Pronto e permanecer no formulário de tarefa.
    5. Realize qualquer uma das ações a seguir.
      OpçãoDescrição
      Atribuir a mim Clicar
      Fechar uma tarefa Insira informações no campo Anotações de trabalho e em outros campos conforme necessário e altere o Estado para Encerrado concluído.
      Nota:
      Todas as tarefas de RH devem ser encerradas antes que o caso de RH primário possa ser encerrado.
      Clonar tarefa Clique no link relacionado Clonar tarefa. Insira as novas informações da tarefa no formulário de tarefa e clique em Atualizar.
      Cancelar a tarefa Clique em Cancelar tarefa no cabeçalho do formulário.
      Revisar o andamento das tarefas irmãs A guia Tarefas irmãs mostra todas as tarefas no mesmo caso. Clique em um número de tarefa para ver os detalhes.
      Confirmação de Documentos do RH Lista os tipos de confirmação de documento de RH retornados de um funcionário. Você pode filtrar por tipo:
      • Usuário
      • Revisão de documentos
      • Assinatura
      • Atualizado em
      Quando todas as tarefas de um caso de RH são encerradas, uma notificação por e-mail é enviada ao agente de RH atribuído ao caso.
      Nota:
      Quando você fecha o caso primário, todas as tarefas secundárias são atribuídas ao estado Encerrado incompleto.
    6. Clique no ícone de anexo na parte superior do formulário para adicionar um anexo de documento
      Os anexos das tarefas estão disponíveis no caso primário.
    7. Clique em Atualizar.