Fazer uma reserva usando Workplace Reservations for Microsoft Outlook Add-in

  • Versão de lançamento: Washingtondc
  • Atualizado 1 de fev. de 2024
  • 3 min. de leitura

    • Programe um evento ou compromisso no Microsoft Outlook usando os recursos adicionais fornecidos pela aplicação Workplace Reservations for Microsoft Outlook Add-in.

    Antes de Iniciar

    Função necessária: administrador

    Procedimento

    1. Abra a aplicação Microsoft Outlook.
    2. Realize qualquer uma das seguintes ações, dependendo do tipo de reserva que você deseja fazer:
      • Para criar um compromisso ou evento, navegue até Novos itens > Compromisso.
      • Se você quiser enviar um convite de reunião, navegue até Novos itens > Reunião.
    3. Na janela Compromisso, selecione o add-in de reserva.
      O add-in abre uma barra lateral que contém um formulário de reserva.
      Nota:
      O nome do add-in depende do nome especificado no arquivo de manifesto.
    4. Selecione uma data e hora para a reserva.

      Se Máximo de dias no futuro estiver habilitado e se a data de início e a data de término excederem o valor Máximo de dias no futuro, uma mensagem de aviso será exibida para mostrar que a reserva só pode ser feita até o número de dias especificado em Máximo de dias em futuro. O valor Máximo de dias no futuro é configurado no módulo Reservável e especifica o número máximo de dias no futuro até o qual o módulo Reservável pode ser reservado.

      Nota:
      Se o valor Máximo de dias no futuro não estiver habilitado, os usuários poderão selecionar uma data de acordo com o Número máximo de ocorrências no módulo Reservável. Para obter mais informações, consulte Configurar um módulo reservável.
      • Se um funcionário clicar em abrir o ícone de calendário ( ícone do seletor de data e tentar selecionar uma data maior do que o valor Máximo de dias no futuro, as datas serão desabilitadas no seletor de datas do calendário.
      • Por exemplo, se o valor Máximo de dias no futuro for 90 dias e você tentar selecionar uma data além de 90 dias, o número de dias além de 90 dias será desabilitado no seletor de data do calendário.
      • Uma mensagem de aviso é mostrada informando que você pode reservar um espaço somente nos próximos 90 dias. A data padrão é a data atual.
      • Se um funcionário inserir manualmente uma data posterior à especificada no valor Máximo de dias no futuro, a aplicação redefinirá a data para a data atual.
      Nota:
      Se o número de dias de uma reserva exceder o valor Máximo de dias no futuro, as opções Salvar reserva e Adicionar serviços extras serão desabilitadas. O funcionário não pode salvar os serviços selecionados. O funcionário pode enviar o convite pelo Outlook, mas nenhum serviço é adicionado.
    5. Na barra lateral Reservar um espaço, preencha os seguintes campos:
      1. Selecione o edifício no qual você deseja fazer um compromisso.
      2. Selecione o piso no qual você deseja reservar um espaço para o compromisso.
      3. Selecione a capacidadenecessária do espaço.
        Os espaços serão exibidos dependendo da capacidade especificada.
    6. Clique em Pesquisar.
      Os espaços disponíveis são exibidos com base na pesquisa.
    7. Selecione um espaço na lista de espaços disponíveis.
      Você também pode selecionar vários espaços.
    8. Se você selecionou vários espaços, para marcar todos os detalhes do espaço como privados, selecione Tornar todos os detalhes do espaço privados.
      Nota:
      A opção é exibida com base nas configurações de privacidade definidas nos espaços selecionados.
    9. Opcional: Se você selecionou vários espaços, para definir a privacidade de um espaço individualmente, use a opção Tornar os detalhes do espaço privados abaixo de cada espaço.
      Nota:
      A opção é exibida com base nas configurações de privacidade definidas no espaço.
    10. Clique em Salvar e em avançar.
    11. Clique em +Adicionar serviços extras para solicitar serviços extras junto com sua reserva.
    12. Opcional: Se você selecionou vários espaços, selecione +Adicionar serviços extras em cada espaço separadamente.
    13. No formulário de serviços, selecione um dos seguintes serviços:
      • Catering: opção para solicitar serviços de alimentação. Especifique as preferências de café da manhã e/ou almoço e a quantidade necessária.
      • Equipamento: opção para solicitar qualquer equipamento especial para a reunião.
    14. Clique em Salvar serviços.
    15. Revise os detalhes da sua reserva.
    16. Para editar sua reserva, clique em Alterar reserva.
    17. Para editar os serviços extras solicitados, clique em +Adicionar/gerenciar serviços extras.
    18. Clique em Salvar reserva.
      A reserva é criada e registrada na aplicação Workplace Reservation Management.
    19. Na janela de compromisso do Outlook, clique em Enviar para enviar a solicitação de reunião.
      A solicitação de reunião será enviada aos espaços selecionados para confirmar a reserva.

    Resultado

    A reserva é criada. A reserva será enviada somente se você enviar o convite da janela do Microsoft Outlook.