Definição e configuração para documentos do funcionário

  • Versão de lançamento: Washingtondc
  • Atualizado 1 de fev. de 2024
  • 16 min. de leitura

    • Use o Employee Document Management para configurar como os documentos do funcionário devem ser tratados com base na política da empresa, nos processos e na conformidade regulatória.

    Tipos de documento

    Os tipos de documento estão no centro da aplicação Employee Document Management. Todos os documentos do funcionário devem ter um tipo de documento atribuído. Categorize os documentos do funcionário atribuindo tipos de documento. Use tipos de documento para combinar políticas que determinam a manipulação de um documento de funcionário. Use tipos de documento para:
    • Associe uma política de segurança. As políticas de segurança determinam quem pode acessar os documentos do funcionário e determinar a autorização de limpeza.
    • Associe uma política de retenção. As políticas de retenção determinam por quanto tempo manter um documento e a quem o documento se aplica.
    • Coloque uma retenção jurídica. As retenções jurídicas impedem temporariamente a limpeza ou mudanças no documento.
    • Permitir acesso a funcionários.
    • Configure os documentos do funcionário para serem movidos automaticamente quando um caso de RH for encerrado. Consulte Configurar um serviço de RH.
    Como os tipos de documento reúnem detalhes do tópico, política de segurança e política de retenção.

    Definir políticas para um tipo de documento

    Para cada tipo de documento, você pode determinar quem pode acessar um documento, bem como definir as políticas de retenção associadas a ele ou colocar uma retenção jurídica. Um tipo de documento pode gerenciar vários documentos.

    Antes de Iniciar

    Função necessária: sn_hr_ef.manager

    Por Que e Quando Desempenhar Esta Tarefa

    Os tipos de documento combinam detalhes do tópico, políticas de retenção e retenções jurídicas. O período de retenção padrão para um tipo de documento é definido no Centro de Excelência (COE) correspondente. Para obter detalhes sobre COEs, consulte Modelo de dados de Centros de Excelência de RH.

    Nota:
    O sistema de base fornece vários tipos de documentos como exemplos.

    Procedimento

    1. Navegar até Todos > Administração de RH > Documentos de funcionário > Tipos de documentos.
    2. Clique em Novo ou em um tipo de documento existente para editar.
    3. Preencha os campos, se for o caso.
      Tabela 1. Formulário de tipo de documento
      Campo Descrição
      Nome Nome que descreve o tipo de documento.
      Detalhe do tópico Detalhe do tópico associado a um serviço de RH.

      O detalhe do tópico categoriza o tipo de documento.

      O serviço de RH pode ser usado para mover automaticamente os documentos do funcionário para o repositório de documentos do funcionário quando um caso de RH é encerrado.
      Ativo Opção para ativar ou desativar um tipo de documento. Ao desativar um tipo de documento, o tipo de documento não aparece para seleção ao criar um documento ou mover anexos.
      Tipo de aplicação Aplicação associada ao tipo de documento.
      Retenção jurídica Indica se uma retenção jurídica foi aplicada ao tipo de documento.

      Quando marcados, todos os documentos do funcionário com este tipo de documento são colocados em retenção jurídica.
      Acesso do funcionário Permite que os funcionários acessem seus próprios documentos de funcionário.
      Data de vencimento Opção para definir a data de vencimento em um documento. As notificações por e-mail serão enviadas aos responsáveis pelo documento, gerentes ou representantes de RH (de acordo com as políticas de expiração) quando o documento expirar ou estiver próximo de expirar.
    4. No menu de contexto, clique em Salvar para permanecer no formulário de tipo de documento.
      As seguintes guias são exibidas.
      Tabela 2. Guias de tipo de documento
      Guia Descrição
      Políticas de Segurança Política de segurança associada ao tipo de documento. As políticas de segurança concedem aos usuários autorizados a capacidade de exibir, criar, mover ou autorização para limpar documentos do funcionário.

      Quando você seleciona um detalhe de tópico, a política de segurança padrão associada a esse detalhe de tópico (se houver) é exibida automaticamente na guia Políticas de segurança.

      Na guia Políticas de segurança, você pode,
      • Adicione e associe várias políticas de segurança a um tipo de documento.
      • Defina uma ordem na qual uma política de segurança deve ser avaliada. Os números mais baixos são colocados à frente dos números mais altos. Por exemplo, uma política de segurança com uma ordem definida como 100 é avaliada antes de uma política de segurança com uma ordem definida como 200.
      • Habilitar ou desabilitar uma política de segurança. Quando você desabilita uma política de segurança, isso implica que uma política de segurança será associada ao tipo de documento, mas não será considerada para avaliação.
      Políticas de Retenção Política de retenção associada ao tipo de documento.

      A política de retenção combina o período de retenção (determina por quanto tempo um documento deve ser salvo) e os critérios de RH (filtra aos quais a política é aplicável).

      Consulte Adicionar ou modificar uma política de retenção.
      Retenções Jurídicas Mostra todas as retenções jurídicas colocadas no tipo de documento com carimbos de motivo, data e hora.
      Políticas de expiração As políticas de expiração permitem que um administrador filtre documentos de um tipo de documento com base em critérios de RH ou em campos da tabela de documentos do funcionário ou como uma combinação. Ele também permite que um administrador configure grupos ou destinatários que podem receber notificações por e-mail quando o documento expirar ou estiver próximo de expirar.
    5. Depois de adicionar ou editar a política de retenção, clique em Salvar para permanecer no formulário Tipo de documento ou clique em Enviar para retornar à lista Tipo de documento.

    Definir por quanto tempo reter os documentos do funcionário

    Um período de retenção define por quanto tempo um documento de funcionário deve ser salvo antes de ser descartado. Os períodos de retenção são combinados com condições ou critérios para formar uma política de retenção.

    Antes de Iniciar

    Função necessária: sn_hr_ef.manager
    Nota:
    Os períodos de retenção são exclusivos e não podem ser duplicados. Antes de excluir um período de retenção, você deve ter certeza de que um tipo de documento não está associado à política de retenção.

    Procedimento

    1. Navegar até Todos > Administração de RH > Documentos de funcionário > Períodos de Retenção.
    2. Preencha os campos, se for o caso.
      Tabela 3. Formulário Período de retenção
      Campo Descrição
      Título Nome que descreve o período de retenção.
      Campo de data Ponto de início do período de retenção. Os campos disponíveis dependem da tabela Documento do funcionário [sn_hr_ef_employee_document].

      Campos da tabela Documento do funcionário [sn_hr_ef_employee_document] usados para definir o início do período de retenção.

      Faça referência com pontos e selecione um campo para determinar o ponto de partida do período de retenção.
      Tipo de aplicação Aplicação associada ao período de retenção.
      Tipo de deslocamento de data Deslocamento que determina se o período de retenção deve começar antes ou depois do que foi selecionado no campo Data.

      Combinado com o campoData , Unidades de deslocamentode data e Quantidade de deslocamento de data determina a duração do período de retenção.

      Por exemplo:
      • Campo de data = Criado
      • Tipo de deslocamento de data = Depois
      • Unidades de deslocamento de data = Anos
      • Quantidade de deslocamento de data = 1
      Usando esta configuração, o período de retenção é de um ano após a data de criação do documento.
      Unidades de deslocamento de data Unidade de tempo que determina se o período de retenção deve ser medido em meses ou anos.
      Quantidade de deslocamento de data Número de meses ou anos antes ou após a seleção do campo Data.
    3. Clique em Enviar ou Atualizar.

    Adicionar ou modificar políticas de retenção padrão

    As políticas de retenção padrão garantem que os documentos do funcionário não sejam limpos por engano. Quando uma política de retenção não foi atribuída a um tipo de documento, a política de retenção padrão é usada.

    Antes de Iniciar

    Função necessária: sn_hr_ef.manager

    Por Que e Quando Desempenhar Esta Tarefa

    Você pode editar as políticas de retenção padrão.

    O sistema base HR Service Delivery fornece políticas de retenção padrão para cada documento de funcionário associado a uma tabela de Centro ou Excelência (COE).

    As políticas de retenção padrão são atribuídas a todos os documentos que se enquadram em um COE e o período de retenção é indefinido e nunca limpo.
    Nota:
    Se você alterar o período de retenção padrão, todos os novos documentos serão atribuídos ao novo período, mas os documentos existentes ainda usarão o período de retenção original.
    As políticas de retenção padrão não podem ser excluídas quando usadas por um tipo de documento. Somente uma política padrão para um COE é permitida.

    Depois que uma data de limpeza é calculada e uma retenção jurídica é colocada, a data de limpeza não muda.

    Procedimento

    1. Navegar até Todos > Administração de RH > Documentos de funcionário > Políticas de Retenção Padrão.
    2. Clique em Novo para criar uma política de retenção padrão ou em uma política existente para editar.
    3. Preencha os campos, se for o caso.
      Tabela 4. Política de retenção padrão
      Campo Descrição
      Tabela Os documentos do funcionário da tabela COE são associados a quando o HR Service Delivery é licenciado e ativado.
      Período de retenção Período de retenção que identifica por quanto tempo o documento é retido.

      O único campo que você pode editar.
      Tipo de aplicação Aplicação associada à política de retenção padrão.
    4. Clique em Enviar ou Atualizar.

    Adicionar ou modificar uma política de retenção

    Defina políticas que determinam por quanto tempo os documentos devem ser retidos e quem está coberto. As políticas de retenção combinam o período de retenção e as condições ou os critérios.

    Antes de Iniciar

    Função necessária: sn_hr_ef.manager

    Por Que e Quando Desempenhar Esta Tarefa

    Regulamentos, leis e políticas da sua empresa determinam por quanto tempo os documentos devem ser retidos.

    Depois que uma data de limpeza é calculada e uma retenção jurídica é colocada, a data de limpeza não muda.

    Para garantir que não haja limpezas acidentais, o sistema de base fornece políticas de retenção padrão. Quando uma política de retenção não foi atribuída a um tipo de documento, a política de retenção padrão é usada.

    Quando um tipo de documento é coberto por várias políticas de retenção:
    • A política com o período de retenção mais longo se aplica.
    • Quando há uma política de retenção padrão não padrão e uma política de retenção padrão com um período de retenção indefinido, a política de retenção não padrão se aplica. Supondo que os critérios de RH correspondam e o período de retenção seja aplicável.
    As políticas de retenção têm um relacionamento um para um com um tipo de documento. Você não pode ter a mesma política de retenção para vários tipos de documento.
    Nota:
    Você pode usar o mesmo período de retenção para várias políticas de retenção.

    Quando você tem várias políticas de retenção, mas há uma sobreposição de critérios, a política de retenção com o período de retenção mais longo é usada.

    Por exemplo: Tipo de documento = Aviso disciplinar
    • Políticas de retenção:
      • Funcionários dos EUA (período de retenção = data de término + 7 anos)
      • Funcionários contratados nos EUA (período de retenção = data de término + 5 anos)
    • Se um usuário for funcionário dos EUA e funcionário contratado, a política de retenção de funcionários dos EUA será usada porque tem um período de retenção mais longo.
    Nota:
    Você pode usar a política de retenção padrão para todos os tipos de documento. A política de retenção padrão define que todos os documentos do funcionário serão retidos enquanto um funcionário for funcionário atual da sua empresa. Depois que um funcionário sai da empresa, uma segunda política de retenção é acionada com base nos critérios de RH. Quando um funcionário não atende aos critérios de RH e sai da empresa, a política de retenção padrão original ainda está em vigor. Os documentos do funcionário são retidos indefinidamente.

    Procedimento

    1. Navegar até Todos > Administração de RH > Documentos de funcionário > Políticas de Retenção.
    2. Clique em Nova ou em uma política de retenção existente para editar.
    3. Preencha os campos, se for o caso.
      Tabela 5. Formulário Política de retenção
      Campo Descrição
      Aplica-se a Tabela Documento do funcionário [sn_hr_ef_employee_document] e tipo de documento associado à política de retenção.

      Selecione uma tabela e o tipo de documento nos quais a política de retenção se baseia.
      Critérios do RH A quem a política de retenção se aplica.
      Por exemplo, você pode selecionar critérios de RH com base em um país. Esses critérios garantem que todos os que estão no país selecionado tenham a mesma política de retenção.
      Nota:
      Ao definir condições como diferenciação entre maiúsculas e minúsculas ou valores nulos, consulte o API GlideFilter - Scoped, Global.
      Período de retenção Por quanto tempo um documento do funcionário deve ser salvo.
      Ativo Indica se a política de retenção está ativa e em uso.
      Nota:
      As políticas de retenção padrão não podem ser desativadas.
    4. Clique em Enviar ou Atualizar.

    Adicionar ou modificar políticas de segurança padrão

    As políticas de segurança padrão garantem que os documentos dos funcionários estejam seguros. O sistema base HR Service Delivery fornece políticas de segurança padrão para cada tipo de documento e determina quem pode acessar e tem autorização de limpeza.

    Antes de Iniciar

    Função necessária: sn_hr_ef.manager
    Os usuários têm acesso aos documentos do funcionário ao:
    • Grupos
    • Funções
    • Grupos e funções

    A política de segurança pode exigir autorização para limpar e requer que um usuário pertença ao grupo que tem autorização de limpeza.

    Consulte Gerenciar Grupos de RH e Gerenciar funções de RH.

    Procedimento

    1. Navegar até Todos > Administração de RH > Documentos de funcionário > Políticas Padrão de Segurança.
    2. Clique em Nova ou em uma política de segurança padrão existente para editar.
    3. Preencha os campos, se for o caso.
      Tabela 6. Campos de políticas de segurança
      Tabela Descrição
      Descrição Frase que descreve a política de segurança de documentos do funcionário de RH.
      Tipo de aplicação Aplicação associada à política de segurança.
      Ativo Opção para habilitar ou desabilitar a política de segurança.

      Quando você desabilita uma política de segurança, isso implica que a política de segurança será associada ao tipo de documento, mas não será considerada para avaliação.
      Aplica-se quando Filtros que definem condições adicionais em uma política de segurança.
    4. Clique em Enviar ou Atualizar.

    Adicionar ou modificar políticas de segurança de documentos

    Muitos documentos de funcionários contêm informações confidenciais e pessoais. Use políticas de segurança de documentos para definir o acesso aos documentos do funcionário e garantir que eles estejam seguros.

    Antes de Iniciar

    Função necessária: sn_hr_ef.admin

    Por Que e Quando Desempenhar Esta Tarefa

    Você pode determinar quem pode ler, gravar ou autorizar a limpeza de documentos adicionando ou modificando políticas de segurança de documentos.
    Nota:
    Você pode fornecer aos funcionários visibilidade de seus próprios documentos de funcionário por meio do perfil de RH. Marque a caixa Acesso do funcionário no formulário Tipo de documento. Consulte Definir políticas para um tipo de documento.

    Os usuários têm acesso aos documentos do funcionário ao:

    • Grupos
    • Funções
    • Grupos e funções

    A política de segurança pode exigir autorização para limpar e requer que um usuário pertença a um grupo que tenha autorização de limpeza.

    Consulte Gerenciar Grupos de RH e Gerenciar funções de RH. Ou consulte Grupos e funções.

    Procedimento

    1. Navegar até Todos > Administração de RH > Documentos de funcionário > Políticas de Segurança.
    2. Clique em Nova ou em uma política de segurança existente para editar.
    3. Preencha os campos, se for o caso.
      Tabela 7. Campos de políticas de segurança
      Tabela Descrição
      Descrição Frase que descreve a política de segurança de documentos do funcionário de RH.
      Tipo de aplicação Aplicação associada à política de segurança.
      Ativo Opção para habilitar ou desabilitar a política de segurança.

      Quando você desabilita uma política de segurança, isso implica que a política de segurança será associada ao tipo de documento, mas não será considerada para avaliação.
      Aplica-se quando Filtros que definem condições adicionais em uma política de segurança.
      Use as três guias para determinar quais grupos ou funções são necessários para pesquisar, acessar e editar metadados de um documento de funcionário por tipo de documento. Você também pode definir quais grupos recebem notificações de limpeza ou podem autorizar a limpeza de documentos do funcionário.
      Tabela 8. Guias de política de segurança
      Guias Descrição
      Leitura Grupos: grupos aos quais um usuário deve pertencer para pesquisar e ler um documento do funcionário com o tipo de documento e a política de segurança associados.
      Funções: as funções que um usuário deve ter para pesquisar e ler um documento do funcionário com o tipo de documento e a política de segurança associados.
      Nota:
      Usuários com a função Employee Document Management Reader [sn_hr_ef.document_reader] também devem ser adicionados aqui para pesquisar e ler documentos associados ao tipo de documento e à política de segurança.
      Corresponder tudo: determina se as condições de grupos e funções devem ser atendidas para acesso.
      Nota:
      Se você deixar desmarcado, o usuário só precisará atender às condições de Grupos ou Funções, não de ambos.
      Gravar Grupos: os grupos aos quais um usuário deve pertencer para acessar.

      Funções: as funções que um usuário deve ter para pesquisar, ler e criar um documento de funcionário com o tipo de documento e a política de segurança associados.

      Nota:
      Usuários com a função Gravador do Employee Document Management [sn_hr_ef.document_writer] também devem ser adicionados aqui para pesquisar, ler e criar documentos associados ao tipo de documento e à política de segurança.
      Corresponder tudo: determina se as condições para grupos e funções devem ser atendidas para acesso de gravação.
      Nota:
      Se você deixar desmarcado, o usuário só precisará atender às condições de Grupos ou Funções, não de ambos.
      Autorizar Limpeza A autorização é necessária para limpar documentos ou enviar uma notificação antes que o processo de limpeza seja executado.
      Grupos: o grupo ao qual um usuário deve pertencer para autorizar ou ser notificado sobre uma limpeza futura.
      Nota:
      Somente uma pessoa no grupo precisa autorizar.
    4. Clique em Salvar e a lista relacionada Tipos de documento será exibida.
    5. Clique em Novo e você poderá criar um tipo de documento a ser associado à política de segurança.
    6. Clique em Enviar ou Atualizar.

    Adicionar ou modificar políticas de expiração em um tipo de documento

    Adicione ou modifique políticas de notificação de expiração em um tipo de documento. Permite definir uma data de vencimento em um documento e enviar notificações por e-mail para responsáveis pelo documento, gerentes ou representantes de RH quando o documento expirar ou estiver próximo de expirar.

    Antes de Iniciar

    Função necessária: administrador

    Por Que e Quando Desempenhar Esta Tarefa

    Certos documentos, como passaportes ou certificados de treinamento, têm datas de vencimento. Para que as organizações cumpram as políticas de conformidade, as versões mais recentes dos documentos dos funcionários devem ser mantidas. Com este recurso, um administrador pode configurar políticas de notificação de expiração em um tipo de documento e um usuário pode definir uma data de expiração para um documento ao carregá-lo na Gestão de documentos de funcionários ou ao mover um caso para a Gestão de documentos de funcionários.

    Procedimento

    1. Navegar até Todos > Administração de RH > Documentos de funcionário > Políticas de notificação de expiração.
    2. Clique em Nova.
    3. No formulário, preencha os campos:
      Tabela 9. Formulário Política de notificação de expiração
      Campo Descrição
      Tipo de documento Tipo de documento no qual a política de expiração está definida. Por exemplo, Acordos educacionais.
      Nome Nome que você especifica para a política de notificação de expiração.
      Ordem Ordem que você especifica para uma política de expiração. Suponha que um documento se qualifique duas políticas de notificação de expiração e, em seguida, a política com menor ordem receberá prioridade mais alta.
      Ativo Opção para ativar a política de expiração para uso.
      Adicionar critérios de filtro
      Critérios do RH Os critérios de RH definem o público ao qual você deseja aplicar as condições de filtro. Por exemplo, funcionários dos EUA: coleta de formulários de imposto.
      Aplica-se quando Filtre as condições que você deseja aplicar aos campos do documento do funcionário.
      Corresponder a ambos Quando houver mais de uma condição de filtro, habilite esta opção. Os documentos são filtrados com base em todas as condições especificadas.
    4. Clique em Enviar.

    O que Fazer Depois

    1. Navegar até Todos > Administração de RH > Documentos de funcionário > Políticas de notificação de expiração.
    2. Abra a política de notificação de expiração necessária.
    3. Na lista relacionada Destinatários da notificação de expiração, adicione os destinatários:
      Tabela 10. Formulário de destinatário da notificação de expiração
      Campo Descrição
      Nome Nome do destinatário da notificação de expiração.
      Tipo de deslocamento de dados Tipo de compensação de data em relação à data de vencimento do documento. Por exemplo, você deseja enviar uma notificação antes ou após a data de vencimento.
      Unidades de deslocamento de dados Número de dias, semanas ou meses que define suas unidades de deslocamento.
      Quantidade de deslocamento de dados Valor especificado para deslocamento de dados. Por exemplo, suponha que você tenha selecionado Tipo de deslocamento de dados como Antes, Unidades de deslocamento de data como Diase Quantidade de deslocamento de data como 3. As notificações por e-mail serão enviadas três dias antes da data de vencimento do documento.
      Política de notificação de expiração Política de notificação de expiração para a qual os destinatários estão sendo criados.
      Destinatários Os destinatários das notificações podem ser selecionados nos campos compatíveis com um documento do funcionário.
      Nota:
      Se você quiser notificar diferentes destinatários em dias diferentes, poderá configurar vários destinatários de notificação de expiração para uma única política de notificação de expiração.
      Ativo Opção para ativar o destinatário da notificação de expiração.
    4. Na seção Grupos, adicione grupos para os quais você deseja enviar notificações. Os grupos recebem notificações ao mesmo tempo que os destinatários.
    5. Clique em Enviar.