Explorar Gestão de contratos Pro
Saiba mais sobre Gestão de contratos Pro por meio de um fluxo de trabalho de amostra e analise os benefícios que ele pode oferecer.
Visão geral Gestão de contratos Pro
Gestão de contratos Pro é uma solução de gestão de ciclo de vida de contratos fácil de usar e adotar. Você pode usá-lo para configurar modelos de documento de contrato, cláusulas, variações de cláusula e iniciar solicitações de contrato. Ele também oferece suporte a assinaturas eletrônicas e sistemas de armazenamento externo.
Os componentes de Gestão de contratos Pro são:
Benefícios das Gestão de contratos Pro
| Benefício | Recurso | Usuários |
|---|---|---|
| Gerencie com eficácia uma biblioteca de variações de cláusula. | Gestão de cláusulas | Configurador de contrato |
| Crie modelos de contrato ou cartas padrão usados para gerar contratos ou documentos de acordo com uma solicitação enviada. | Modelos de documentos do Word | Configurador de contrato |
| Adicione controles de conteúdo que atuam como espaço reservado para o conteúdo em documentos macOSMicrosoft Word em sistemas Windows [] e sistemas usando um add-in. Os controles de conteúdo podem ser adicionados manualmente somente em um sistema Windows. | Microsoft Word add-in para ServiceNow Contracts | Configurador de contrato |
| Inicie autoatendimento ou não autoatendido solicitações de contrato. | Solicitações de contrato com e sem autoatendimento | Usuário do contrato |
| Atendimento da solicitação de contrato de autoatendimento | Usar solicitação de contrato de autoatendimento | Usuário do contrato, executante do contrato |
| Revisões, aprovações e assinatura para solicitação de contrato sem autoatendimento | Usar solicitação de contrato sem autoatendimento | Usuário do contrato, executante do contrato |
Fluxo de trabalho do Gestão de contratos Pro
O exemplo de fluxo de trabalho de ponta a ponta a seguir mostra como diferentes usuários podem trabalhar juntos para configurar os dados básicos e enviar, revisar e finalizar solicitações de contrato.
Como configurador Gestão de contratos Pro, execute as seguintes ações para configurar o fluxo de trabalho de ponta a ponta.
- O configurador de contrato cria um tipo de contrato e o associa a um modelo de contrato.
- O configurador de contrato cria cláusulas e suas variações para serem usadas nos modelos de documento.
- O configurador de contratos cria modelos de documento usados para gerar o documento do contrato.
- O configurador de contrato configura espaços reservados para os signatários.
- O configurador de contrato conclui o mapeamento do modelo para preencher automaticamente as informações usadas no modelo de contrato.
- O configurador de contrato publica o modelo de documento para disponibilizá-lo.
- O configurador de contrato cria uma regra de seleção de modelo para identificar o modelo de contrato a ser usado para gerar o documento de contrato para a solicitação de contrato.
- O configurador de contrato cria uma regra de signatário interno para mapear o signatário para um modelo usando mapeamentos de signatário.
- O configurador de contratos define o repositório de contratos onde os contratos são armazenados e mapeia os dados adicionados ao documento do contrato.
- O configurador de contratos cria uma regra de repositório de contratos para configurar lembretes para contratos expirando.
- O configurador de contratos configura o armazenamento externo para armazenar documentos de contrato assinados e suas revisões.
- O configurador de contratos configura provedores de assinatura eletrônica para permitir que os signatários assinem documentos do contrato eletronicamente.
Fluxo de trabalho de solicitação de contrato em papel próprio (autoatendimento)
Um exemplo de fluxo de trabalho para solicitação de contrato de autoatendimento (papel próprio) pode progredir da seguinte forma:
- O usuário do contrato inicia uma solicitação de contrato. Para obter mais informações, consulte Iniciar uma solicitação de contrato
- Quando não há erros de validação, a solicitação de contrato é criada no estado de trabalho em andamento.
- Quando há erros de validação do signatário, o solicitante do contrato resolve o problema e reenvia a solicitação de contrato.
- O documento do contrato é gerado a partir de um modelo de contrato e os metadados, as cláusulas e os signatários são adicionados dinamicamente de acordo com as condições predefinidas.
- A solicitação de contrato é atribuída automaticamente (usando a regra de atribuição) ou manualmente a um executante do contrato.
- O usuário do contrato edita as solicitações de mudanças e gera novamente o documento do contrato.
- O solicitante do contrato visualiza o contrato gerado e, se nenhuma mudança for necessária, o envia para os signatários.
- O documento do contrato é armazenado na instância ServiceNow ou no armazenamento externo de acordo com a configuração.
- Todos os signatários enviam as assinaturas necessárias. Se o signatário recusar o documento, ele será enviado de volta ao solicitante para ser retrabalhado e enviado novamente para assinatura.
- Se a assinatura for recusada, o usuário que está trabalhando na solicitação de contrato gerará um novo documento e o reenviará para assinatura.
- O contrato assinado é anexado ao registro de solicitação de contrato.
- O contrato assinado é armazenado na instância ServiceNow ou em um sistema de armazenamento externo e referenciado no repositório de contratos. O solicitante e os membros do departamento podem acessar o documento do contrato assinado no repositório de contratos.
- O solicitante do contrato pode cancelar uma solicitação de contrato quando o estado for Rascunho, Novo, Aguardando aprovação, Aguardando assinatura e Trabalho em andamento.
Fluxo de trabalho de solicitação de contrato de revisão de contrato em papel de terceiros (sem autoatendimento)
Um exemplo de fluxo de trabalho para solicitação de contrato em papel de terceiros (não autoatendimento) pode progredir da seguinte forma:
- O solicitante do contrato inicia uma solicitação de contrato no espaço de trabalho. Para obter mais informações, consulte Iniciar uma solicitação de contrato.
- A solicitação de contrato é criada no estado Rascunho.
- O usuário do contrato carrega um único contrato ou vários contratos e seus documentos de suporte e os classifica.
- O executante do contrato revisa o documento do contrato anexado à solicitação de contrato.
- Se necessário, o executante do contrato reclassifica o contrato e os documentos de suporte.
- O executante do contrato faz as mudanças necessárias nos documentos do contrato.
- O executante do contrato carrega o contrato revisado na solicitação de contrato.
- O executante do contrato envia por e-mail o documento do contrato revisado para os contatos do terceiro.
- O solicitante inicia uma aprovação ad hoc.
- Se forem necessárias mudanças, elas serão feitas e uma nova revisão de documento será criada.
- Exiba respostas de contatos de terceiros no fluxo de atividades da solicitação de contrato.
Várias iterações de revisões entre sua empresa e o terceiro podem ser necessárias antes que o documento do contrato seja finalizado por todas as partes.
- O executante do contrato se prepara para assinaturas especificando a ordem em caso de vários documentos do contrato, adicionando campos exigidos pelo sistema de assinatura eletrônica configurado e envia o documento do contrato para assinatura.
- Todos os signatários enviam as assinaturas necessárias.
- Se a assinatura for recusada, o usuário que está trabalhando na solicitação de contrato gerará um novo documento e o reenviará para assinatura.
- O contrato assinado é armazenado na instância ServiceNow ou em um sistema de armazenamento externo e referenciado no repositório de contratos. O solicitante e os membros do departamento podem acessar o documento do contrato assinado no repositório de contratos.