Fazer uma reserva
O formulário "Fazer uma reserva", também conhecido como portal de reservas, é um local central para reservar itens do local de trabalho, como salas de reunião e mesas. Você também pode exibir e gerenciar suas reservas. Depois que uma solicitação de reserva é confirmada, você é notificado sobre os detalhes da reserva.
Você pode reservar um item do local de trabalho para qualquer período entre 00:00 e 23:59 (meia-noite às 23:59) no mesmo dia. Por exemplo, você pode fazer uma reserva até a qualquer momento antes das 23:59. Se a reserva continuar para outro dia, você deverá criar uma reserva separada.
- Para abrir o formulário "Fazer uma reserva" na aplicação, navegue até .
- Para abrir o formulário "Fazer uma reserva" no Portal de serviços do Workplace, execute as seguintes ações:
- Navegar até .
- Para abrir o formulário "Fazer uma reserva", siga um destes procedimentos:
- Selecionar .
- Selecione Fazer uma reserva diretamente na página inicial.
- Selecione Nova reserva geral no catálogo de serviços do Workplace.
- Selecionar .Nota:Se houver vários catálogos configurados no portal, na lista Catálogos, selecione .
- Selecionar .
- Selecionar .
O formulário "Fazer uma reserva" permite que você faça o seguinte:
- Exiba itens do local de trabalho, como salas de reunião e mesas, referentes ao seu local ou a um local diferente.
- Exiba a disponibilidade de uma sala de reunião ou mesa antes de fazer uma solicitação de reserva.
- Use mapas de piso do local de trabalho para encontrar e reservar um espaço em Workplace Core. Para exibir os mapas no diretório Location e em Workplace Reservation Management, use Mappedin e Indoor Mapping. Para obter mais informações sobre como usar mapas de piso, consulte Workplace Space Mapping.
- Verifique se há serviços padrão disponíveis com itens do local de trabalho, como quadros brancos, capacidade de assentos e projetor.
- Reserve um item do local de trabalho para você ou em nome de outra pessoa.
- Reserve vários edifícios para uma única reserva. Para obter mais informações, consulte Criar reservas de vários edifícios.
- Exiba os detalhes das reservas que você criou.
- Modifique ou cancele as reservas que você criou.
- Compartilhe os detalhes da reserva com outras pessoas.
- Procure locais de trabalho próximos a uma pessoa e faça uma reserva.
- Reserve vários locais de trabalho em uma única reserva.
- Faça uma reserva de grupo para diferentes usuários em uma única reserva. Você pode gerenciar a reserva de grupo na reserva primária.
- Baixe um iCalendar de uma reserva para adicionar a reserva ao seu calendário.
- Crie uma reserva para um local.
- Exiba as reservas que você criou no dia atual.
- Veja quando sua reserva começará ou acontecerá.
- Cancelar uma reserva.
Reservas recorrentes
Quando você reserva um item do local de trabalho para um evento recorrente, a reserva é repetida para os dias indicados do período especificado. Você determina os dias aplicáveis ao criar a solicitação. A reserva que você criou inicialmente atua como o registro de reserva primário.
- Se um mapa de piso estiver disponível, a aplicação Workplace Reservation Management encontrará um espaço mais próximo da mesma capacidade, procurará um com mais capacidade e, por fim, procurará um com menos capacidade.
- Se nenhum mapa de piso estiver disponível, o aplicativo encontrará um espaço alternativo na mesma área ou no mesmo piso.
- Os espaços favoritos são priorizados em relação ao "local" (na mesma área ou proximidade).
- O funcionário pode encontrar um espaço alternativo facilmente se nenhum espaço alternativo for encontrado.
- O funcionário é notificado quando o aplicativo atribui um espaço alternativo.
Se Workplace Reservation Management não conseguir encontrar um novo local de trabalho, data e hora, as mensagens relevantes serão mostradas ao usuário para que a reserva em conflito possa ser resolvida manualmente selecionando um item do local de trabalho diferente ou alterando a hora da reserva.
Por exemplo, se você reservou um item do local de trabalho para uma reunião que ocorre todas as quartas-feiras durante um mês. Quatro registros de reserva são criados para cada ocorrência. Mas se outro funcionário reservou a mesma sala para o mesmo horário que uma de suas reservas recorrentes, sua ocorrência de reserva entrará em conflito com a reserva do outro funcionário. Nesse caso, você pode modificar sua reserva para esse dia selecionando uma sala de reunião ou um horário diferente.
Estados de reserva
Depois de fazer uma reserva, o estado da reserva muda para Confirmado.
Se a reserva exigir aprovações, seu status mudará dependendo do que o aprovador fizer. Você recebe notificações por e-mail dessas mudanças. As mudanças possíveis são as seguintes:
- Se o aprovador não tiver realizado nenhuma ação em sua reserva, o estado da solicitação permanecerá Aguardando aprovação.
- Se o aprovador aprovar sua reserva e a disponibilidade for confirmada, o estado da reserva mudará para Confirmado.
- Quando as reservas recorrentes são resolvidas automaticamente, o estado Novo espaço é mostrado abaixo do estado Confirmado para indicar que Workplace Reservation Management atribuiu um novo espaço, data ou hora.
- Se o aprovador rejeitar sua reserva, o estado da reserva mudará para Rejeitado.
- Se o aprovador aprovar sua reserva, mas o item do local de trabalho não estiver disponível para a data e hora selecionadas, o estado da reserva será alterado para Em conflito.Nota:Se houver conflitos recorrentes, espera-se que os funcionários resolvam manualmente os conflitos de reserva selecionando um novo espaço, hora e data. Para obter mais informações, consulte Criar uma reserva.
- Se você estiver reservando um item do local de trabalho para dias recorrentes, a reserva será confirmada para os dias e horários em que o item estiver disponível. Pelos dias e horas restantes, o estado da reserva permanecerá como Em conflito.
Você pode modificar sua reserva e acompanhar seu aprovador para resolver sua reserva conflitante.
- Se você cancelar sua reserva, o estado da reserva mudará para Cancelado.