Fazer um registro de visitante

  • Versão de lançamento: Washingtondc
  • Atualizado 1 de fev. de 2024
  • 4 min. de leitura

    • Planeje previamente a visita do visitante ou de colegas externos. Especifique os detalhes da visita, como data, hora, local e muito mais.

    Antes de Iniciar

    Importante:
    Começando com Workplace Core (sn_wsd_core) versão 2.1, todas as atualizações e novos recursos estão disponíveis somente no Portal de serviços do Workplace. Os serviços de local de trabalho fornecidos por ServiceNow® são removidos do Portal de serviços em Workplace Core (sn_wsd_core) começando com a versão 2.1. Para configurar o catálogo de serviços do Workplace no Portal de serviços, consulte Configurar um catálogo no Portal de serviços.

    Função necessária: sn_wsd_core.workplace_user

    Por Que e Quando Desempenhar Esta Tarefa

    Envie esta solicitação para registrar um convidado. Especifique se há requisitos adicionais para a visita como uma anotação privada para a equipe da recepção.

    Workplace Visitor Management O administrador e a equipe da recepção também podem registrar visitantes diretamente do aplicativo. Navegar até Workplace Visitor Management > Pessoal da recepção > Registrar visitantes.

    Você também pode registrar um visitante usando o suporte de bate-papo do Virtual Agent. Navegar até Workplace Core > Portal de serviços do local de trabalho > Página inicial do Portal de serviços do local de trabalho e clique no ícone de bate-papo (ícone de bate- papo) no canto inferior direito. Digite sua pergunta ou selecione Mostrar tudo para selecionar em uma lista de opções disponíveis para registrar um visitante.

    Procedimento

    1. Navegar até Todos > Workplace Core > Portal de serviços do local de trabalho.
      Nota:
      Você também pode gerar uma solicitação do Central do funcionário. Na página inicial, navegue até Local de trabalho > Procurar todos os locais de trabalho e selecione o serviço de local de trabalho.
    2. Abra a categoria Gestão de visitantes.
      1. Clique em Catálogo.
      2. Clique em Procurar por categorias.
      3. No Catálogo de serviços do local de trabalho, selecione Gestão de visitantes.
        Nota:
        Se houver vários catálogos configurados no portal, vá para a lista Catálogos e selecione Services Catalog do local de trabalho > Gestão de visitantes.
    3. Selecione Registrar um convidado.
    4. No formulário, preencha os campos.
      Tabela 1. Registrar um formulário de convidado
      Campo Descrição
      Descrição da visita Descrição com detalhes sobre a finalidade da visita.
      Local O local da visita.
      Host O nome do host do visitante. Por padrão, o campo é definido como Administrador do sistema.
      Data e horário de chegada A data e a hora de chegada da visita, mostradas como o ícone de data e hora de chegada (ícone de datae hora de chegada).
      Data e horário de partida Este campo é definido automaticamente como 2 horas após a data e hora de chegada especificadas. Você pode mudar este campo selecionando seu próprio horário usando o ícone de data e hora de partida (ícone de datae hora de partida).
      Dia inteiro Opção para visitas que duram um dia inteiro.
      Observação privada para recepcionista Requisitos adicionais ou uma nota privada para a recepcionista.
      Co-hosts Co-hosts para o visitante. Os co-hosts e o host principal são notificados sobre o registro.
    5. Selecione Adicionar um visitante externopara adicionar um visitante.
      1. Clique em Adicionar.
      2. No formulário, preencha os campos.
        Tabela 2. Adicionar um formulário de visitante externo
        Selecione um visitante conhecido Opção para selecionar em uma lista de visitantes conhecidos se o visitante já tiver visitado. Esta seleção define automaticamente o nome, o e-mail e outras informações relevantes do visitante.
        Tipo de visitante O tipo de visitante.
        Nome O nome do visitante.
        Sobrenome O sobrenome do visitante.
        Título Um título para o visitante, se necessário.
        E-mail do visitante O endereço de e-mail do visitante.
        Telefone do visitante O número de contato do visitante.
        Organização A organização do visitante.
        Wi-Fi Opção para conceder acesso Wi-Fi ao visitante.
        VIP Opção para marcar o visitante como uma pessoa importante (VIP). Esta opção ajuda a recepcionista a priorizar o visitante.
        Preferências de estacionamento A preferência de estacionamento do visitante.
        Placa Detalhes da placa do visitante.
      3. Clique em Adicionar.
      Você pode editar ou remover uma linha da tabela do formulário usando o ícone adicionar/remover linha (ícone adicionar/remover linha).
    6. Selecione Adicionar um funcionário da empresapara adicionar um colega.
      1. Clique em Adicionar.
      2. No formulário, preencha os campos.
        Tabela 3. Adicionar um formulário de funcionário da empresa
        Selecionar um colega O nome do seu colega.

        Os campos Nome, Sobrenomee E- mail são definidos automaticamente. Para editar detalhes, clique no ícone de visualização de registro (ícone de visualização de registro.) e em Salvar as mudanças.
        E-mail Este campo define automaticamente t com o endereço de e-mail do colega selecionado. Você pode editá-lo.
        Tipo de estacionamento A preferência de estacionamento do colega.
        Placa Detalhes da placa do colega.
      3. Clique em Adicionar.
      Você pode editar ou remover uma linha da tabela do formulário usando o ícone Adicionar/remover linha (ícone Adicionar/remover linha).
    7. No campo Opções de notificação, selecione como você e seu visitante devem ser notificados sobre o registro.
    8. Clique em Enviar.

    Resultado

    Seu registro de visitante foi enviado. Você pode exibir suas solicitações.

    O que Fazer Depois

    Você pode verificar os detalhes da sua solicitação ou optar por cancelá-la a qualquer momento.
    1. Dependendo da sua plataforma, siga um destes procedimentos para exibir suas solicitações.
      • No Portal de serviços do Workplace, vá para a guia Solicitações para exibir suas solicitações e reservas.
      • Na barra de navegação do app Now Mobile, toque em Para mim e role para baixo até a seção Minha solicitação para exibir suas solicitações.
      • No bate-papo do agente virtual, digite sua pergunta ou selecione Mostrar tudo para selecionar em uma lista de opções disponíveis para exibir os detalhes do visitante.
    2. Se você quiser cancelar uma solicitação, clique em Cancelar solicitação.
    3. Você pode pesquisar visitantes registrados na lista Visitantes usando a opção de pesquisa.