Analise a visão geral detalhada do processo automatizado de RH predefinido para integração de funcionários para garantir que ele atenda às necessidades da sua organização. Opcionalmente, personalize o fluxo de trabalho de integração ou projete um novo fluxo de trabalho.

Para projetar um novo fluxo de trabalho ou personalizar um fluxo de trabalho predefinido, você normalmente trabalha com alguém em sua organização que tenha experiência em design e personalização de fluxo de trabalho.

O processo de integração começa quando um gerente de RH envia uma solicitação de integração do catálogo de RH ou do portal de serviços de RH, que insere um caso de gerenciamento de dados do funcionário.

Um funcionário de RH é atribuído ao caso. A aprovação deve ser concedida antes que qualquer trabalho possa ser realizado. Após a aprovação, o funcionário de RH define as tarefas de integração para integrar o novo contratado.

O recém-contratado usa o Portal de serviços de RH para concluir as tarefas de integração.

O sistema primeiro verifica se há um perfil de RH existente com base no nome, sobrenome e endereço de e-mail pessoal da pessoa que está sendo integrada. Por exemplo, um perfil de RH existente existirá se a pessoa for um funcionário anterior. Se um perfil de RH correspondente for encontrado, o sistema adicionará informações relevantes ao perfil e atualizará o status do emprego. Se não houver um perfil de RH existente, um registro de perfil de RH será criado para o novo funcionário. O registro é preenchido com as informações pessoais inseridas no formulário de catálogo.

Depois que a solicitação é enviada:

1. Um novo registro de usuário [sys_user] é criado para o funcionário e preenchido com as informações inseridas no perfil de RH.
2. O registro do usuário está vinculado ao caso de RH e o nome aparece no campo Aberto para na página Caso de gestão de dados do funcionário.
3. O estado do caso de RH é definido como Pronto.
4. O Fluxo de trabalho de RH de integração de funcionários envia um e-mail aos aprovadores para solicitar aprovação para integrar o novo funcionário.

1. O evento de execução hr_case.approved ocorre. Os seguintes subfluxos e guias de pedido são iniciados.
2. Um fluxo de trabalho de tarefas de RH para gerar tarefas para a equipe de RH executar.
   • Mudança de informações do funcionário
   • Desligamento de funcionário
   • Carta de verificação de emprego
   • Integração de novos contratados
   • Nova configuração da folha de pagamento do funcionário
   • Verificações de antecedentes de novos funcionários
   • Nova aceitação da política anticorrupção do funcionário
   • Configuração de novos benefícios do funcionário
   • Requisitos de treinamento de novo funcionário
3. Um fluxo de trabalho de tarefas de TI gera uma solicitação do catálogo de serviços para a equipe de TI. A ação de script Ação de integração do funcionário de TI aciona e executa um guia de pedido usando a atividade Guia de pedido programável.
   • O guia de pedido usa regras para especificar quais itens são solicitados com base nas perguntas respondidas na solicitação de integração. Essas respostas preenchem os valores de variáveis e determinam quais itens solicitados a guia de pedido gera. Por exemplo, todos os funcionários recebem uma conta de e-mail, mas somente alguns funcionários recebem um laptop. As perguntas são Tipo de emprego, Departamentoe Tipo de local.
   • O campo Solicitado para é definido como o novo funcionário.
   • Uma solicitação de aprovação para os itens do catálogo de serviços é gerada e uma notificação é enviada ao aprovador de TI.
   • Depois que a aprovação é recebida, a solicitação do catálogo de serviços é definida como Aprovada e o estado do item solicitado é definido como Aberto.
   Nota:

   Se o caso de integração for cancelado, os itens solicitados também serão cancelados.
4. Um dia antes da data de início do emprego, um e-mail de boas-vindas é enviado ao gerente do novo funcionário. Para apresentar o novo funcionário, o gerente pode modificar e enviar este e-mail para a equipe.
5. Quando uma solicitação de integração é aprovada, ocorrem as seguintes ações.
6. Quando todas as tarefas de RH e itens solicitados gerados forem concluídos, as seguintes ações ocorrerão.
   • O perfil de RH e o caso de RH são atualizados para definir o status do emprego como Empregado.
   • O caso de RH está encerrado.
     Nota:

     O caso de RH não pode ser encerrado quando há tarefas ou solicitações de RH incompletas.

Analise as informações detalhadas sobre o processo de fluxo de trabalho de desligamento de RH predefinido para garantir que ele atenda às necessidades da sua organização. Pode ser necessário personalizar o fluxo de trabalho de desligamento ou projetar um novo fluxo de trabalho.

Para projetar um novo fluxo de trabalho ou personalizar um fluxo de trabalho predefinido, você normalmente trabalha com alguém em sua organização que tenha experiência em design e personalização de fluxo de trabalho.

O processo de desligamento padrão começa quando uma solicitação de desligamento é enviada. Isso cria um caso de RH para o funcionário que está saindo e aciona o Fluxo de trabalho de RH de desligamento de funcionário. Se o funcionário não tiver um registro de perfil de RH, ele será criado quando o fluxo de trabalho for acionado.

Uma aprovação para desligar o funcionário é solicitada e uma solicitação de aprovação é enviada aos membros do grupo de liderança de RH. Quando uma solicitação de desligamento é aprovada, ocorrem as seguintes ações.

1. O status do funcionário do caso de RH e o perfil de RH do funcionário são definidos como Desligamento.
2. O estado do caso de RH se torna Trabalho em andamento.
3. O evento de execução hr_case.approved ocorre. Isso aciona:
   • O fluxo de trabalho de tarefas de RH de desligamento de funcionários para adicionar tarefas de RH ao caso de RH. O fluxo de trabalho de desligamento gera tarefas dinamicamente a partir do modelo, assim como a integração.
   • A ação de script Ação de desligamento de funcionário de TI para recuperar os ativos do funcionário gerando tarefas para cada ativo atribuído ao funcionário.
4. Quando a data de término do emprego é atingida e o fluxo de trabalho de tarefas de RH de desligamento de funcionário é concluído, ocorrem as seguintes ações.
   • O estado do caso de RH é definido como Encerrado concluído.
     Nota:

     O caso de RH não pode ser encerrado quando há tarefas ou solicitações de RH incompletas.
   • O status empregatício do caso e do perfil de RH está definido como Funcionário anterior.
   • O caso de RH e o perfil de RH são definidos como inativos.

Analise as informações detalhadas sobre o Fluxo de trabalho de RH de mudança do funcionário predefinido para garantir que ele atenda às necessidades da sua organização. O fluxo de trabalho de RH de mudança de funcionário é usado para solicitar atualizações de informações de perfil de RH que os funcionários e seus gerentes não estão autorizados a editar.

Normalmente, as organizações permitem que os funcionários atualizem determinadas informações pessoais, mas não as informações de emprego, que são alteradas por um agente de RH ou pelo gerente do funcionário. Por exemplo, o gerente atualiza o perfil quando o funcionário é promovido a uma nova posição.

Na Configuração de Recursos Humanos, você pode selecionar quais campos de perfil de RH podem ser editados. Você pode selecionar campos para informações pessoais e de emprego e outras informações confidenciais. Os funcionários podem atualizar qualquer campo de informações pessoais editáveis diretamente em seus perfis de RH.

Quando um agente de RH envia uma solicitação de mudança de funcionário de RH, como quando um funcionário ou gerente liga para o agente de RH, o perfil de RH é atualizado e o caso é encerrado. Nenhuma notificação é enviada.