Como explorar o Gestão de documentos de funcionários

  • Versão de lançamento: Washingtondc
  • Atualizado 1 de fev. de 2024
  • 3 min. de leitura

    • Com Gestão de documentos de funcionários, você pode simplificar a gestão de documentos e manter documentos com integridade, precisão e controles de acesso.

    Simplifique a gestão de documentos de funcionários

    • Centralize os arquivos que estão armazenados atualmente em vários casos.
    • Mova automaticamente ou manualmente os documentos do funcionário de um caso para o arquivo do funcionário.
    • Encontre documentos usando marcadores de metadados.
    • Coloque retenções jurídicas em todos os documentos de um funcionário (perfil de RH) ou em todos os documentos por tipo de documento.
    • Defina quem pode acessar quais documentos.
    • Defina políticas de retenção que determinam por quanto tempo reter os documentos do funcionário e impedem a limpeza de retenções jurídicas.
    • Defina quando limpar documentos.

    Como configurar o Gestão de documentos de funcionários

    O sistema básico fornece registros pré-configurados que podem ser usados imediatamente para agilizar a configuração do Employee Document Management.

    Estrutura de tipo de documento mostrando detalhes do tópico, política de segurança e política de retenção no tipo de documento.

    Definições de documento do funcionário

    Para usar o Employee Document Management, você deve definir o seguinte:

    • Tipo de documento: define como os documentos são categorizados e associados ao Centro de Excelência (COE), categorias de tópico e detalhes do tópico. Por exemplo, você pode criar um tipo de documento para todos os documentos relacionados ao Total Rewards ou para cada benefício. Os tipos de documento também determinam quem pode acessar, por quanto tempo reter e se uma retenção jurídica está em vigor.
    • Períodos de retenção: define por quanto tempo manter um documento do funcionário com base em regulamentos ou política da empresa.
    • Políticas de retenção: combinadas com um período de retenção e critérios, determinam por quanto tempo um documento do funcionário deve ser retido.
    • Políticas de segurança: determina quem pode exibir, criar, mover ou autorizar a limpeza de documentos do funcionário.

    Você pode configurar os documentos do funcionário para serem movidos automaticamente para o repositório de documentos quando um caso de RH for concluído e encerrado.

    Acesso de administrador, agente e funcionário a Gestão de documentos de funcionários

    Existem vários níveis de acesso para o Employee Document Management.
    • Os administradores configuram a aplicação Employee Document Management.
    • Os agentes carregam documentos de funcionários em nome de funcionários ou como parte de um caso.
    • Funcionários que podem carregar e exibir seus documentos.

    Os administradores do Employee Document Management atribuem funções apropriadas aos funcionários que precisam de acesso aos documentos do funcionário. A política de segurança determina o acesso e a autorização de limpeza.

    O tipo de documento, a política de retenção associada e o período de retenção determinam quando os documentos do funcionário devem ser limpos. A política de segurança pode exigir aprovação para limpar. A política de segurança requer que um usuário pertença ao grupo que tenha autorização de limpeza.

    Retenções jurídicas podem ser colocadas em perfis de RH. As retenções jurídicas impedem que os documentos do funcionário sejam limpos. Você também pode colocar e gerenciar retenções jurídicas por tipo de documento. O gerenciamento por tipo de documento fornece processamento em massa para maior eficiência.

    Gestão de documentos de funcionários para agentes

    Os agentes da Gestão de documentos de funcionários podem:

    • Pesquise documentos de funcionários existentes usando filtros diferentes.
    • Coloque ou carregue documentos de funcionários diretamente no repositório.
    • Quando sua empresa também está usando HR Service Delivery, você pode mover documentos de funcionários do formulário de caso de RH para o repositório. Os documentos do funcionário também podem ser configurados para serem movidos automaticamente quando um caso de RH é encerrado.

    Acesso do funcionário

    Os funcionários podem exibir seus próprios documentos de funcionário quando o tipo de documento fornece acesso ao funcionário. Os documentos do funcionário também estão disponíveis em casos de RH e no Portal de serviços ou na página de perfil do Employee Service Center. Consulte Definir políticas para um tipo de documento.