Configurar um sistema de armazenamento externo

  • Versão de lançamento: Washingtondc
  • Atualizado 1 de fev. de 2024
  • 2 min. de leitura

    • Como um configurador de contrato, configure um sistema de armazenamento externo para armazenar documentos de contrato assinados.

    Antes de Iniciar

    Certifique-se de que o administrador tenha instalado e configurado spokes para o sistema de armazenamento externo que você deseja configurar.
    Google Drive spoke v1.3.0 ou versão posterior
    Para obter mais informações sobre como configurar e criar a conta Google Drive, consulte Configurar Google Drive spoke.
    Microsoft OneDrive spoke v2.1.0 ou versão posterior
    Para obter mais informações sobre como configurar e criar a conta Google Drive, consulte Configurar Microsoft OneDrive spoke .

    Função necessária: sn_cm_core.contract_config

    Por Que e Quando Desempenhar Esta Tarefa

    Ao configurar o armazenamento externo, as permissões de acesso são concedidas aos usuários associados à solicitação de contrato, dependendo do estado da solicitação de contrato e do status do documento do contrato.

    As permissões são concedidas no nível de solicitação. Todas as pastas de documentos e os documentos na pasta de solicitação herdam as permissões da ] pasta primária .

    Todas as funções de usuário têm automaticamente a permissão de leitura.

    Usuários com as funções Atribuído a, Gerente de grupo de atribuição e Colaborador têm permissão de gravação para os seguintes estados de solicitação de contrato:

    • Novo, exceto se o status do documento do contrato também for Novo
    • Trabalho em andamento

    Procedimento

    1. Navegar até Todos > Componentes principais para contratos > Integrações de contratos > Integrações.
    2. Crie ou modifique uma configuração de app externo.
      • Para criar uma configuração de app externa, clique em Novo.
      • Para modificar uma configuração de app externo existente, abra a configuração de app externo existente na lista.
    3. Na página Tipo de integração de contrato, clique no link Armazenamento externo.
    4. No formulário, preencha os campos.
      Tabela 1. Formulário Armazenamento externo
      Campo Descrição
      Nome Nome da configuração do app externo.
      Descrição Descrição da configuração do app externo.
      Ativo Opção para marcar a configuração de armazenamento externo como ativa.
      Tabela Tabela na qual as informações dos contratos assinados são armazenadas.
      Por exemplo, selecione a tabela Solicitação de contrato [sn_cm_core_contract_request]. Da mesma forma, selecione a tabela [ast_contract] para o repositório de contratos.
      Nota:
      Se você selecionar uma tabela diferente, deverá associar um fluxo correspondente.
      Condição Filtrar condições para determinar qual app de integração usar.

      Por exemplo, digamos que você já configurou a integração de armazenamento externo Google Drive e deseja armazenar somente contratos de NDA. Você pode definir a condição da seguinte forma:

      [Categoria] [é] [NDA] e selecione Google Drive.

      Da mesma forma, você pode definir condições com base na região, por exemplo, [Location] [is] [United State] e, em seguida, selecionar Google Drive ou [Location] [is] [Índia] e selecionar Microsoft OneDrive para uma melhor descoberta.
      Ordem de execução Ordem na qual um sistema de armazenamento externo é usado para armazenar documentos do contrato. O sistema com o valor de ordem inferior é escolhido primeiro.
      App Sistema de armazenamento externo, como Google Drive ou Microsoft OneDrive.
      Estrutura de pastas Caminho de arquivo para armazenar os documentos do contrato assinados no sistema de armazenamento externo.
      Defina uma estrutura de pastas usando uma combinação de texto estático e texto gerado dinamicamente a partir dos campos selecionados. Por exemplo, a estrutura de pastas Legal/${company}/Contracts/${number}, em que,
      • Jurídico e Contratos são os textos estáticos
      • ${company} e ${number} são os campos escolhidos na lista Selecionar variáveis.

        Essas variáveis de campo são substituídas dinamicamente pelos valores em cada campo ao salvar um documento.
    5. Salve a configuração do app externo.
      • Salve uma nova configuração de app externa clicando em Enviar.
      • Salve as mudanças em uma configuração de app externa existente clicando em Atualizar.

    Resultado

    A configuração do sistema de armazenamento externo está pronta para ser usada para armazenar documentos do contrato.
    Nota:
    (Opcional) Você pode exibir, editar e excluir o registro.