Como explorar a delegação granular

  • Versão de lançamento: Washingtondc
  • Atualizado 1 de fev. de 2024
  • 3 min. de leitura

    • Use a delegação granular para permitir que seus funcionários deleguem suas tarefas a outros funcionários.

    O sistema básico fornece aos funcionários a capacidade de delegar tarefas a outros funcionários. Este recurso oferece flexibilidade aos seus funcionários quando:
    • Fora do escritório
    • As tarefas atribuídas são para o funcionário incorreto
    • Tarefas atribuídas exigem escalação

    Tabelas

    A delegação granular apresenta duas novas tabelas:
    Delegação granular [sys_granular_delegate]
    Esta tabela especifica:
    • Quem é o delegado de serviço
    • Quando ocorre a delegação de serviço
    • Quais notificações enviar ao delegado
    Regra de delegação [sys_delegation_rule]
    Esta tabela especifica a condição para a qual os registros de tarefa são delegados se a regra for usada em uma delegação.

    Menu de aplicação

    Os usuários podem acessar as tabelas de delegação granular no menu do aplicativo de delegação granular.

    Regras de delegação
    Link para a tabela Regra de delegação [sys_delegation_rule].
    Tabelas de regras de delegação
    Link para a tabela de regras de delegação [sys_delegation_rule_table].
    Meus delegados
    Link para a tabela Delegar [sys_granular_delegate] mostrando registros em que o usuário atual delegou tarefas a outro usuário.
    Delegado a mim
    Link para a tabela Delegado [sys_granular_delegate] mostrando registros em que o usuário atual é o delegado.

    Aprovações e atribuições

    A delegação granular permite delegar aprovações e atribuições separadamente. Os registros de tarefa incluem extensões da tabela de tarefas, como registros de Mudança, Incidente e Problema. Use uma regra de delegação para conceder uma aprovação de delegado ou autoridade de atribuição.

    Nota:
    Fluxos e fluxos de trabalho ignoram as regras de delegação. Se você usar fluxos ou fluxos de trabalho para gerenciar aprovações de tarefas ou atribuições, deverá usar os recursos de delegação de serviço existentes.
    Aprovações
    A autoridade de aprovação permite que um delegado aprove ou rejeite solicitações de aprovação. Adicione condições de regra de delegação para especificar quais registros seu delegado pode aprovar. Somente registros correspondentes à condição aparecem na lista de aprovações do delegado.
    Atribuições
    A autoridade de atribuição concede a um delegado acesso aos registros de tarefa atribuídos por delegação. Adicione condições de regra de delegação para especificar em quais registros seu delegado tem acesso para trabalhar. Somente registros correspondentes à condição aparecem na lista de atribuições de tarefa do delegado.

    A delegação granular não altera o acesso de um delegado aos registros. Para acessar registros, um delegado já deve ter as funções necessárias. Por exemplo, para delegar registros de tarefa, um delegado deve ter uma função como itil para acessar a tabela de tarefas e suas extensões.

    Alguns registros de RH concedem explicitamente acesso a delegados.

    Notificações

    Cada vez que você autoriza um delegado, o delegado recebe essas notificações.

    Início da delegação
    O delegado recebe uma notificação no início do período de delegação.
    Atribuição por delegação
    O delegado recebe uma notificação sempre que uma aprovação ou tarefa é atribuída.
    Você também pode especificar opções de notificações adicionais.
    Todas as notificações
    Opção para enviar ao delegado uma cópia de todas as notificações recebidas durante o período de delegação. Selecione esta opção quando quiser que o delegado receba a notificação de delegação. Por exemplo, você deseja que o delegado receba notificações sobre o fluxo de atividades ou atualizações de registro. Ele é definido como Falso por padrão para evitar preocupações com o recebimento de notificações que têm dados críticos e confidenciais.
    Todas as colunas estão contidas na tabela Delegado granular [sys_granular-delegate].
    Nota:
    Notificações com a opção Excluir delegados habilitada substituem a configuração Verdadeiro desta opção. Use a opção Excluir delegados para impedir que os delegados vejam informações confidenciais ou protegidas.
    Convites para reuniões
    Opção para encaminhar delegados a convites de reunião. Selecione esta opção para encaminhar ao delegado todos os convites de reunião que a instância gerar ou receber para você. Ele é definido como Falso por padrão.

    Propriedade do sistema

    Os administradores podem especificar para quais versões de delegação de serviço desejam oferecer suporte na propriedade do sistema glide.approval.delegation.version.

    A propriedade do sistema glide.approval.delegation.version especifica os recursos de delegação de serviço compatíveis. As opções incluem v1, v2e v3.

    Insira v1 para oferecer suporte somente aos recursos de delegação de serviço anteriores. Este valor desabilita o suporte para recursos de delegação granular.

    Insira v2 para oferecer suporte somente ao recurso de delegação granular. Este valor desabilita o suporte para os recursos de delegação de serviço existentes.

    Insira v3 para oferecer suporte a recursos de delegação de serviço granulares e existentes.
    • Tipo: cadeia de caracteres
    • Valor padrão: v3
    • Opções: v1, v2, v3
    • Local: Propriedades do sistema

    Trabalhos programados

    Os seguintes trabalhos programados são fornecidos:
    • Notificar novos delegados
    • Limpar registros de delegação granular

    Suporte para assinatura eletrônica

    A delegação granular oferece suporte a aprovações com assinatura eletrônica (com.glide.e_signature_approvals). Quando habilitado, o sistema requer que os delegados insiram suas credenciais para realizar uma aprovação.