Perfis de RH dentro da organização no RH legado

  • Versão de lançamento: Washingtondc
  • Atualizado 1 de fev. de 2024
  • 9 min. de leitura

    • Os registros de perfil de RH armazenam dados confidenciais do funcionário, como nome, informações de contato pessoal, endereços de e-mail, histórico de emprego e contatos, na versão sem escopo do RH.

    Os registros de perfil de RH permitem que a organização acesse e rastreie as informações do funcionário durante todo o período de emprego e além. Os registros de perfil de RH estão associados aos registros de usuário, mas, ao contrário dos registros de usuário, os registros de perfil de RH são armazenados confidencialmente e não podem ser exibidos publicamente.

    Os registros de perfil de RH são criados como parte de um processo de RH, como o processo de integração. O processo de integração padrão cria um registro de perfil de RH para o novo funcionário e associa automaticamente o registro de perfil ao registro de usuário do funcionário quando o caso de integração é aprovado.

    As organizações podem usar um método de integração para preencher registros de perfil de RH do banco de dados de funcionários. Além disso, um perfil de RH é criado automaticamente para casos de gestão de dados de funcionários.
    Nota:
    Os perfis de RH são criados ou modificados automaticamente quando a categoria de caso de RH é Integração de recém-contratados, Mudança de informações do funcionário, Desligamento de funcionárioou Carta de verificação de emprego.

    Além das informações básicas do usuário que também estão no registro do usuário, o perfil de RH inclui as seguintes seções e listas relacionadas.

    Tabela 1. Seções de perfil de RH e listas relacionadas
    Seção ou lista relacionada Descrição
    Anotações Comentários e anotações de trabalho.
    Informações de Emprego Informações como status empregatício e tipo de emprego, número do funcionário e datas de início e término.
    Informações de Contato Informações como endereço, número de telefone, endereço de e-mail pessoal. Alguns valores de campo são copiados do formulário de integração.
    Contatos de emergência Uma lista dos contatos de emergência do funcionário. Um contato na lista é designado como primário e outros podem ser inseridos como alternativos.
    Histórico de Emprego Lista de empregadores anteriores e datas de trabalho.
    As listas relacionadas a seguir são preenchidas automaticamente. Você pode exibir registros na lista, mas não pode inserir novos registros da lista relacionada.
    Relatórios Diretos Lista dos funcionários que se reportam diretamente ao usuário.
    Colegas Lista de outros funcionários que têm o mesmo gerente que o usuário.
    Casos Abrir casos de RH para o usuário.

    Perfil de RH e segurança de caso de RH no RH legado

    Como as informações de perfil de RH são confidenciais, elas não podem ser exibidas pelo administrador do sistema. O mesmo é verdadeiro para algumas das informações em casos de RH e tarefas de RH.

    No sistema, os administradores do sistema com a função de administrador podem executar todas as tarefas e exibir todos os dados. No entanto, as informações de perfil de RH são confidenciais e devem ser exibidas somente pela equipe de RH autorizada que recebeu uma função que inclui hr_profile_reader ou hr_profile_writer, como hr_basic.

    Da mesma forma, para casos de RH e tarefas de RH, somente o pessoal de RH autorizado deve ter permissão para exibir anexos, anotações de trabalho e comentários, descrição, calendário e carga (se sua empresa configurou o formulário para mostrar o campo Carga ). O pessoal de RH autorizado inclui aqueles que foram atribuídos a uma função com hr_case_reader e hr_task_reader, como hr_basic.

    Portanto, o acesso a dados específicos de perfil de RH, caso e tarefa é restrito e não pode ser exibido por usuários com a função de administrador.

    Informações de perfil de RH que os administradores do sistema podem acessar

    Os administradores do sistema não podem criar um novo perfil de RH. Eles podem ver a lista de perfis de RH e abrir registros de perfil de RH, mas têm acesso somente às informações a seguir.
    • O número do perfil de RH e o prefixo do funcionário.
    • Informações de emprego que são sincronizadas com o registro do usuário [sys_user]. Isso inclui nome, número do funcionário, departamento, gerente e local.
    • Informações de contato comercial, como endereço de e-mail comercial e número de telefone comercial. As informações pessoais estão ocultas.
    • Comentários. As anotações de trabalho estão ocultas.
    • Informações que aparecem nas listas relacionadas a seguir.
      • Contatos de emergência
      • Histórico de Emprego
      • Relatórios Diretos
      • Colegas
      • Casos

    Informações de casos e tarefas de RH que os administradores do sistema podem acessar

    Os administradores do sistema podem exibir as informações do usuário do funcionário, como local e departamento, e a descrição resumida. Atividades, como mudanças de estado, são exibidas no fluxo de atividades, mas os comentários e anotações de trabalho ficam ocultos.

    Quando o administrador do sistema abre um caso de RH ou uma tarefa de RH, uma mensagem descreve as informações que não são exibidas.

    Representando um usuário

    Se o administrador do sistema representar um usuário, mesmo que o usuário representado tenha uma função de RH que permita acesso ao perfil de RH, o administrador do sistema terá restrição para exibir as informações do perfil de RH. As restrições a seguir são aplicadas quando um usuário é representado.
    • Se o usuário representado tiver acesso ao perfil de RH, a lista de perfis de RH exibirá uma mensagem informando que os registros foram removidos com base em restrições de segurança. Nenhum registro de perfil de RH está listado.
    • Para qualquer usuário representado, o link Meu perfil do Portal de serviços de RH não exibe informações de perfil. Exibe somente as informações das listas relacionadas descritas acima.

    Informações de perfil personalizadas no RH legado

    Como parte do design dos processos de RH, você pode personalizar a maneira como as informações de perfil de RH são processadas. Lembre-se de que alguns dos campos exibidos são referenciados na tabela Usuário [sys_user].

    Se você tiver a função hr_admin, poderá personalizar as informações de perfil de RH.

    Estender informações de perfil

    Você pode coletar informações de perfil adicionais em uma tabela separada. Por exemplo, você pode criar uma tabela Dependentes que estende a tabela Perfil de RH [hr_profile].

    Como as informações de perfil são confidenciais, o administrador do sistema não pode exibi-las. Para obter mais informações, consulte Perfil de RH e segurança de caso de RH no RH legado.

    Associar perfis a registros de usuário

    Um registro de perfil de RH deve ser associado ao registro do funcionário na tabela Usuário [sys_user] para garantir que ambos os registros do funcionário possam ser acessados convenientemente. Durante a criação de um registro de perfil de RH, você pode selecionar o registro do usuário para associar ao perfil.

    Com o processo de integração de funcionário padrão, essa associação ocorre automaticamente quando um registro de integração é criado e aprovado. Como prática geral, mantenha a associação automática para os processos de integração que você projetar.

    Certos campos são exibidos nos registros de usuário e de perfil de RH, mas eles estão em apenas uma das tabelas, Usuário [sys_user] ou Perfil de RH [hr_profile]. Os campos a seguir estão na tabela Usuário [sys_user].

    • Prefixo [introdução]
    • Nome [first_name]
    • Nome do meio [middle_name]
    • Sobrenome [last_name]
    • Gerente [manager]
    • Departamento [department]
    • Localização [location]
    Nota:
    A sincronização do número de telefone do bot não é compatível.

    A tabela a seguir descreve os outros campos que são sincronizados pela regra de negócios Synchronize fields to hr_profile.

    Tabela 2. Campos sincronizados usando a regra de negócios
    Campo Perfil de RH [hr_profile] Campo Usuário [sys_user] Anotações
    Posição [posição] Título [title] A posição no perfil de RH é um campo referenciado. A mensagem Não foi possível atualizar o perfil de RH é exibida:
    • Quando o título é atualizado no formulário do usuário
    • Não existe um registro de posição com o mesmo valor
    Endereço residencial [endereço] Rua [street]
    País [country] Código do país [country] Embora os nomes de campo sejam os mesmos, esses campos são de tipos diferentes. No perfil de RH, [country] é um campo de referência. No registro do usuário, [country] é uma lista de seleção. O código do país aparece no formulário Usuário em vez do nome do país quando o país selecionado no perfil de RH não está na lista de seleção.
    E-mail comercial [work_email] E-mail [e-mail] O perfil de RH contém campos de e-mail pessoal e comercial, enquanto o registro do usuário contém apenas o e-mail comercial.
    Nota:
    O formulário do usuário deve ser configurado para mostrar os campos de endereço, país e e-mail.

    Criar ou modificar um perfil de RH no RH legado

    Os funcionários podem editar diretamente algumas informações no perfil de RH, como informações de contato de emergência, mas estão impedidos de editar determinados campos. Se os funcionários quiserem mudar as informações que eles estão impedidos de editar, eles deverão enviar solicitações ao RH para as mudanças.

    Antes de Iniciar

    Função necessária: hr_profile_writer, hr_basic ou hr_manager

    Por Que e Quando Desempenhar Esta Tarefa

    O administrador de RH [hr_admin] pode configurar quais campos de perfil de RH um funcionário pode atualizar. O funcionário envia uma solicitação de mudança de informações do funcionário de RH para informações que não podem ser atualizadas. Para atualizar o perfil de RH quando uma solicitação de mudança de informações do funcionário for atribuída a você, conclua as etapas a seguir.

    Procedimento

    1. Navegar até Todos > RH • Administração > Organização > Perfis de RH.
      A lista Perfis de RH é aberta.
    2. Encontre o Perfil de RH existente a ser atualizado selecionando Usuário no menu de pesquisa suspenso da lista de Perfis de RH.
      Você pode digitar o nome de usuário e pressionar Enter. Além disso, você pode clicar em um número de perfil para abrir um perfil de usuário. Para criar um perfil de RH, clique em Novo em Perfis de RH. Digite o nome de usuário no campo Usuário no formulário de registro Novo perfil de RH para criar o perfil. Você não pode mudar o nome de usuário depois que um perfil de RH é salvo.
    3. Clique no número do perfil para abrir o perfil do usuário.
      O perfil é aberto exibindo os campos preenchidos de nome, gerente, departamento, local e contato do registro do usuário.
    4. Preencha ou atualize o formulário com o máximo de informações adicionais que você tiver.
      Tabela 3. Seções de perfil de RH e listas relacionadas
      Seção ou lista relacionada Descrição
      Anotações Comentários e anotações de trabalho.
      Informações de Emprego Informações como status empregatício e tipo de emprego, número do funcionário e datas de início e término.
      Informações de Contato Informações como endereço, número de telefone, endereço de e-mail pessoal. Alguns valores de campo são copiados do formulário de integração.
      Contatos de emergência Uma lista dos contatos de emergência do funcionário. Um contato na lista é designado como primário e outros podem ser inseridos como alternativos.
      Histórico de Emprego Lista de empregadores anteriores e datas de trabalho.
      As listas relacionadas a seguir são preenchidas automaticamente. Você pode exibir registros na lista, mas não pode inserir novos registros da lista relacionada.
      Relatórios Diretos Lista dos funcionários que se reportam diretamente ao usuário.
      Colegas Lista de outros funcionários que têm o mesmo gerente que o usuário.
      Casos Abrir casos de RH para o usuário.
    5. Clique em Enviar ou Atualizar.
      Nota:
      Algumas informações de perfil de RH, como departamento, são sincronizadas entre os registros de Usuário [sys_user] e de Perfil de RH [hr_profile]. Atualizar as informações em um registro aplica automaticamente as atualizações no outro registro.

    Exibir o diretório de usuários no RH legado

    O diretório de usuários de RH é uma exibição do diretório de usuários corporativos com informações de caso de RH em uma lista relacionada.

    Antes de Iniciar

    Função necessária: admin, hr_admin, hr_basic ou hr_manager

    Por Que e Quando Desempenhar Esta Tarefa

    O diretório de usuários corporativos se refere aos registros na tabela Usuário [sys_user].

    Procedimento

    1. Navegar até Todos > RH • Administração > Organização > Diretório do usuário.
    2. Clique em um registro de usuário para exibir ou editar a exibição de Recursos Humanos de um registro de usuário.
      Esta exibição é um subconjunto das informações do usuário, incluindo informações de trabalho e detalhes de contato. Além disso, há duas listas relacionadas:
      • Casos de RH: lista todos os casos de RH de um usuário.
      • Usuários: lista os usuários gerenciados por esse usuário.