Administration des balises

  • Rversion finale: Xanadu
  • Mis à jour 1 août 2024
  • 3 minutes de lecture

    • Si vous disposez d’un rôle d’administrateur, vous pouvez configurer et gérer toutes les balises, y compris les balises créées par d’autres utilisateurs. Vous pouvez également configurer les notifications, l’affectation automatique et l’indexation Zing pour les balises.

    Vous devez avoir le rôle tags_admin pour ces tâches administratives.

    Créer une balise à partir de la liste Balises

    Vous pouvez créer une balise directement à partir de la liste Balises.

    Avant de commencer

    Rôle requis : tags_admin

    Procédure

    1. Accédez à la Tout > Définition du système > Balises ou Libre-service > Mes mots clés.
    2. Cliquez sur Nouveau.
    3. Donnez un nom à la balise dans le champ Nom .
    4. Facultatif : Modifiez les paramètres des balises.
      Champ Description
      Propriétaire Spécifie le propriétaire de la balise. Les utilisateurs sont autorisés à changer la propriété de la balise pour quelqu’un d’autre.
      Type Spécifie le type de balise.
      • Standard : est contrôlé par les utilisateurs qui ont accès à la balise. Ces utilisateurs peuvent ajouter ou supprimer des enregistrements de la balise.
      • Plus actif : affiche les modules les plus fréquemment consultés et est automatiquement maintenu par le système. Il n’existe pas de durée maximale pendant laquelle un module peut rester le plus actif.
      • Plus récent : affiche les modules les plus récemment consultés et est automatiquement maintenu par le système.
      • Enregistrement le plus actif : affiche les enregistrements les plus fréquemment consultés et est automatiquement géré par le système. Il n’existe pas de durée maximale pendant laquelle un enregistrement peut rester le plus actif.
      • Enregistrement le plus récent : affiche les enregistrements les plus récemment consultés et est automatiquement géré par le système.

      Seules les balises de type Enregistrement standard ou Plus récent apparaissent sur la page Documents balisés.
      Visible par Spécifie le niveau de partage. Par défaut, les balises ne sont visibles que par l’utilisateur (Me), mais vous pouvez partager les balises avec des groupes et des utilisateurs. Les utilisateurs disposant du rôle tags_admin sont les seuls utilisateurs qui peuvent créer des balises globales partagées avec tout le monde.
      Actif Spécifie si la balise est activée ou désactivée.

    Modifier les balises à partir du module Balises

    Dans le module Balises, vous pouvez modifier toutes les balises.

    Avant de commencer

    Rôle requis : tags_admin

    Pourquoi et quand exécuter cette tâche

    Remarque :
    Les noms de balises ne sont pas sensibles à la casse et ne doivent pas inclure de ponctuation.

    Procédure

    1. Accédez à la Tout > Définition du système > Balises.
    2. Ouvrez une balise.
    3. Apportez les modifications nécessaires.
    4. Cliquez sur Mettre à jour.

    Configurer les balises à affecter automatiquement

    Configurez le système pour affecter automatiquement une balise aux enregistrements qui correspondent aux conditions définies dans l’enregistrement de balise.

    Avant de commencer

    Rôle requis : tags_admin, cependant, pour que les utilisateurs ayant le rôle tags_admin puissent créer des conditions pour les étiquettes, vous devez créer les ACL suivantes. La création d’ACL nécessite un rôle élevé security_admin. Incluez tags_admin en tant que rôle obligatoire pour chaque ACL. Pour plus d’informations sur la création d’une ACL, consultez Créer une règle ACL.
    Tableau 1. ACL requises pour le rôle tags_admin
    Nom Opération
    label_table lu
    label_table write
    label_table créer
    label_auto lu
    label_auto write
    label_auto créer
    (Facultatif) label_table supprimer
    (Facultatif) label_auto supprimer

    Pourquoi et quand exécuter cette tâche

    Utilisez des balises affectées automatiquement pour regrouper les incidents d’urgence élevée, les incidents en retard, les changements annulés ou tout autre ensemble d’enregistrements. Le système affecte automatiquement la balise aux enregistrements qui correspondent aux critères et supprime la balise des enregistrements qui ne correspondent plus aux critères.
    Remarque :
    Les balises ne peuvent pas être affectées automatiquement à un enregistrement lorsque sa condition inclut un champ de type « remontée pas à pas ».

    Procédure

    1. Accédez à la Tout > Définition du système > Balises.
    2. Ouvrez la balise que vous souhaitez affecter automatiquement.
    3. Configurez le formulaire pour ajouter la liste incorporée Conditions pour les étiquettes .
    4. Créez une ligne dans la liste Conditions pour les étiquettes .
    5. Cliquez sur l’icône de référence dans la colonne Table .
      La liste Table d’étiquettes s’ouvre dans une fenêtre contextuelle.
    6. Cliquez sur Nouveau.
    7. Entrez un nom, sélectionnez une table et ajoutez des conditions pour l’affectation automatique de la balise.
    8. Cliquez sur Envoyer.
    9. Cliquez sur l’icône en forme de coche pour enregistrer la nouvelle ligne.
    10. Cliquez sur Mettre à jour.

    Configurer les notifications pour les enregistrements balisés

    Vous pouvez activer le système pour envoyer une notification lorsqu’un enregistrement avec une certaine balise est mis à jour.

    Avant de commencer

    Rôle requis : tags_admin

    Procédure

    1. Accédez à la Tout > Définition du système > Balises.
    2. Ouvrez une balise.
    3. Dans la liste connexe Entrées d’étiquettes , ouvrez l’enregistrement pour lequel vous souhaitez recevoir des notifications.
    4. Cochez la case Notifier en cas de changement pour être averti chaque fois que l’enregistrement est modifié.
    5. Utilisez le créateur de conditions Notification quand pour spécifier les conditions qui doivent être vraies pour déclencher la notification.
    6. Sélectionnez une règle métier dans le champ du script Notify .
    7. Enregistrez l'enregistrement.